如何进行采购备货.ppt

北京诚明联创管理咨询有限公司 教辅图书如何合理备货 教辅图书供应链表现形式 库存存在有主要原因 减少供货与渠道需求之间冲突； 预期库存，减少缺货可能性； 出于稳定经营的目的。 教辅业库存的缺点 库存是掩盖所有问题的“万恶之源”…… 库存图表（一） 库存掩盖所有问题 库存图表（二） 降低库存暴露问题 教辅业库存的缺点 库存不是资产而是负债！ 一个需思考的问题？ 教辅分销管理中的库存问题、采销平衡问题…… 怎样管制?…… 谁来做?…… 第一部分 教辅备货组织 库存控制在书业中的关系 书业库存控制流程原则 备货定量原则。确保采购员依据相同的方法作出相同的决定。 简单技术原则。确保日常备货操作可以简单有效的运作。 定量决策原则。依据定的判断规则，可以实现库存管理的有效性。 异常情况报告原则。利用库存异常情况报表，可以尽早发现并控制异常情况． 适当信息深度原则。采购依据来源于物流与销售的营销信息。 一、教辅采购组织职能 调查、分析和评估省内图书市场以确定客户需求和采购时机。 收集、整理、分析各地区新教材的使用情况和教育考试变化情况。 分析、评估、选择、淘汰、确定出版商和收集供应商的出版发行信息。 制订并有效管理采购计划。 改进采购工作流程和标准。通过少的流通环节，减少库存时间，以达到图书周转的目标。 管理和培训采购人员，以确定产品符合客户需求。 分析、掌握出版社的销售目标、销售政策、期望及要求，协商洽谈签订年度供货合同，并督促履行合同。 填报供应商订单，进行业务跟踪及处理来货差错和损耗。 监督落实分书计划。 收集、汇总、汇报图书的销售及库存动态，及时调整库存结构。 制定并实施进、调和退货计划，及处理出版社的调货、退货、接待事宜。 及时处理图书日常添、订业务。 协助财务对账和清理账务。 定期向出版社填报库存，并据此拟订并执行图书采购付款计划。 二、采购组织的作用与架构 1、5R原则： Right supplier ? 从合格的 出版商 处 Right time ? 在需求的 时间 內 Right price ? 以合理的 折扣 Right quantity ? 取得正确 数量 Right quality ? 符合 品质 要求的图书与服务 二、采购组织的作用与架构 三、采购主管的工作职责 库存控制〔30％〕：全面掌握与系统分析渠道销售系统内“进销存”数据，实时把握市场化图书产品销售趋势，各环节的图书存货以及出版商生产进度；及时调整公司图书库存，降低图书滞库率。 图书采购资源配置（30％）：制定公司年、季、月度采购、销售衔接计划，根据销售月度滚动销售计划，制定月度要货计划；并根据市场需求趋势与实际销售状态，修正计划或调度图书资源，及时响应市场变化；减免供货上“多与不足”现象。 分析采购偏差〔10％）：对各渠道销售计划进行审定，监督执行，分析与研究出现偏差的原因，调整采、销期量标准；提供渠道销售折扣政策的建议方案。 核查库存（10％）：对物流配送进行动态跟踪监控，旺季每天查对库存一次，淡季二天查对库存一次，并及时与客服专员、销售外勤调研分析下线代理商库存动态，便于调剂市场库存。 出版商对接（10％）：每月按时提报公司库存，核对出版商采购应付款动态，并针对出版商授信政策提报应付到货采购款，维护公司与出版商客情关系。 出版资源整合（10％）：随时收集市场教辅图书信息，并对供应商进行评估，提供优化公司产品结构建议。参加出版业春、秋两季图书订货会。 四、采购业务员工作职责 执行公司教辅图书采购计划。 负责建立所管理的图书供应商档案并有效管理。 负责图书采购协调与沟通。 负责图书供应信息、资料和内部采购信息收集、整理、分析和传递。 收集、汇总图书销售及库存动态，及时调整库存结构。 处理图书残次品及积压图书调、退货。 及时处理图书日常添、订书业务。 与物流部、财务部核对当月图书采购与退货。 定期向出版商填报库存，收集销售信息、市场信息、库存信息并据此拟订并执行教辅图书采购付款计划。 产品采购信息的录入，并按程序提报。 定期向采购经理提报图书采购报告。 不定期协调助财务部、物流部进行库存盘点； 五、采购组织管理模式 第二部分 教辅备货原则 一、教辅图书库存控制的关键问题 何时必须补货　 ——订购点的问题 必须补充多少货　 ——订购量的问题 应维持多少货　 ——存量基准的问题 一、教辅图书库存控制的关键问题 1、教辅订购点的问题 所谓订购点，是指当存量降至某一数量 时，应即刻请购补充的时点或界限。一旦订购点抓得过早，则将使库存积压。倘若订购点抓得太晚，则将造成缺货，甚而流失客户、影响信誉。因而订