2012培训：跨部门沟通.ppt

背景介绍： 近期，公司开展了管理革新，目的是精简和减少投资，增加部门自身的收入能力，因此，对支持系统的部门进行了重组。 以前，所有支持部门获得公司统一划拨的预算；现在，他们必须自己努力，从公司内、外部客户那里，争取服务收入。 为了争取内、外部业务，部门间的竞争日益白热化。有时很难完整、准确地了解其他部门的工作计划和项目情况。 技术部的经理手下有7名主管、40名员工，他们都受过良好的培训，热爱技术方面的工作。然而，其中一些主管似乎缺乏关键的管理技能，部门士气低落。依目前的情况来看，该部门人员过剩。 背景介绍： 技术部正在做一些项目，这些项目将带给生产部真正的经济效益，在市场上也很有前景。这些项目的优势只需要少量的资本投入就可以实现营运成本的大幅下降。然而，在目前的经济环境下，生产部门的经理们在没有仔细评估项目之前，再少的资金投入也不会被批准。 生产部原来一直是技术部的最大客户，自从可以选择服务对象后，他们也可以从外部招标了，目前，在设计新工艺和使用新设备上，生产部和设计部的合作明显比以前少了。 不能盈利的部门必须改变结构和管理模式以改善财务压力，如此激进的政策导致很多不确定性，不安全感在公司内蔓延。 作为部门领导，你们将利用下个月的部门经理例会，说说淤积在心中许久的话，为部门获得一定地位。 * 组织的“冰山原理”形象地描述了各职能部门的划分——正式组织、公司制度、计划策略的制定等——如同冰山一角，是显性的；而公司里还存在许多非正式组织，如打球、健身、购物、聚会等小团体，由此而存在的信息交流是十分复杂的，是隐性的，还有员工士气、满意度等，都在“海平面”以下。 各部门的秘书等职员往往是公司里最为活跃的非正式组织的关键节点，他们是内部沟通的网络中心。 * 组织中沟通的三种形式： 纵向沟通。即上下级之间的沟通，实现对工作过程的控制。 水平沟通。即团队中相互协作的部门或者成员间的沟通。促进合作双方和谐融洽的人际关系。 对外沟通。一是客户，二是地方政府、媒体。客户是企业的衣食父母，客户关系是市场营销中最基础的链条，而建立良好的客户关系也离不开有效的沟通。 * 内容表达要具体、实际、清楚 积极倾听，鼓励对方充分表达意见 有情绪的时候，探讨它，给予情绪缓解以必要的时间 如果有错或不小心伤害对方，须坦诚道歉 多了解其他部门的业务运作情况 多学习其他部门的业务知识 凡事应站在整体利益的立场考虑问题 对本部门要求严一些 对其他部门要求松一些 从自己做起，从现在做起 * .. * * * * * 穿梭外交； * * 如今，当我们时不时地需要解决各种冲突，比如：日程安排，资源分配、任务角色等等。我们必须权衡自己与他人的需求，并最终使得各方面都达成一致。 * 1、两个人互相推 2、1个人使劲推，另外一个人突然放开手。 3、1个人使劲推，另外一个人放开手之前说明一下“我要放手了”，然后再放手。 4、1个人推，1个人不用力后退 5、1个人推的人，另外一个人稍微用点力，然后退。 * * * * 岗位轮换的重要性： --有利于解决跨部门沟通问题 --让员工更有活力、更有创造性 --企业的运转更加规范顺畅 --恩格斯的“理想”——一个人一生可从事多种工作 * 成功地主持会议 1）会议开始前分发所有相关资料。 2）如果会议旨在制定决策，应确保决策得以制定。 3）如果你担任主持人，不应操纵会议来谋取私利。 4）恰当地运用幽默有助于双方达成一致意见。 5）一定要遵守议事日程上规定的时限 * 跨部门沟通的一个重要原则就是永远不要嫌麻烦。不要以为开完会、发个文件、写个报告就没事了，事后应该随时保持联系，主动了解其它部门的工作进度，掌握最新的情况。不要被动等对方告诉你问题发生了，而是要主动而持续地沟通，预防问题的发生。 　　很多人常常抱怨：“事情怎么会这样，为什么不早说?”很多人都有过这样的经验，对方事前都没有主动联系，任由问题扩大，等到无法解决了，才紧急跑来求救。这样导致的气愤也是情有可原，但是如果别人不告诉你，为何你不主动去问对方? 　　不过，除了要跟进其它部门的执行之外，还需关照自己的部门状况。首先要确保与属下之间的信息是完全流通的。要避免这样的事情发生，如有时部门主管之间约定的事情，属下却完全不知情，还在为这事徒伤脑筋;有时则是属下之间彼此协调好的事情，却没有事先告知主管就去做了，主管事后知道却大感不妥，推翻之前的决定，一切又得重新来过。其次，要跟进属下在与其它部门沟通时是否遇到了某些困难，你可以主动询问员工，是否需要你出面联系，以便尽早发现问题、尽早解决问题。 * 正向的影响力将帮助你： 得到我们想要的结果 说了，对方仍然喜欢你 你们的关系不断升温 什么是正向影响力的表达？ 推PUSH 拉PULL 说服 PERSUADING ? 提议