采购部采购管理规定(补充).docVIP

采购部采购管理规定 根据公司相关规定，结合采购部实际情况特制定本制度： 一、招投标采购： 1、流程：接到采购计划→价格在三万元以上的→选定供应商→报领导审批核定供应商→发标→开标→谈价→定价→报领导批示→确定采购。 2、整机设备招标发标书时一定要注明，在报整机价格的的同时也必须报组件和备品配件价格；所有阀门、工具和备品配件等在招标时必须报使用期限和保证函。 3、竞价额度：开标后竞价时只留最低价两家，由最低价供应商先报价，按价值在3万－5万的每次竞价额度为1000元；5万－10万的为3000元；10万－20万的为5000元；20万－50万的为1万元；50万－100万的为3万元；100万－200万的为5万元；200万－300万的为10万元；300万－500万的为20万元；500万以上的为30万元；凡竞价时达不到以上额度的视为放弃，竞价时由原额度降到新额度时，按新竞价额度标准执行。 二、急购件必需有主管领导和物流部签字，够招标条件的如不招标必须有副总经理及总助以上领导的签字。 三、凡指定厂家采购的必须有主管副总经理及总助以上领导签字。 四、小批量零材、备品配件月计划采购，一季度招标一次；低值易耗品经领导同意，可以一年招标一次，但必须交质量保证金10万元，中标单位必须满足我公司生产需求，不能因供应商原因影响到生产，出现一次罚款1万元，确定价格，每季度末（25日前）报下一季度采购价格，否则不予验收。凡隔月发票不再验收。 五、凡有红字的要有书面材料写明情况，报领导审批后再验收，凡因个人主观因素处理不了的，财务账面连续三个月挂红帐的，直接转入个人帐，同时停发个人绩效工资，直到账面不红为止，不再补发。 六、出现进货质量问题要及时处理，一个月内处理完毕，超过一个月不处理的直接转入个人帐。因特殊原因处理不了的要及时向领导汇报并以书面材料形式说明原因。 七、采购过程中，为更快捷的采购，简化程序，业务员比价后，可以先采购同时比价汇总表交审计科，审核完毕后各自取走，随发票交审计科，合格盖“已核”章，不合格报部长审批； 八、为使采购价格更透明，充分体现公开、公平、公正的原则，凡注明一次性报价的，必须密封报价，由招标小组参加方可拆封，汇总后原件交审计科审核。凡已招标或比价完成，必须告知所有参标或比价单位中标价格和最低价格，发现一次内部通报，罚款50元，进入年底末位淘汰评比考核。 九、建立完善供应商档案。 1、所有合格供应商必须建立单独档案，档案内容包括：合格供应商评价表、供应商年度复核情况表、供货合同、不良业绩登记表、营业执照、税务登记证副本、公司简历，生产许可证，已通过质量认证的需质量认证证书，危化品必须有安全生产许可证或危化品经营许可证、易制毒证。 2、供应商不良业绩登记表内容包括：供货质量，售后服务、到货时间、合同执行情况等，审计科将不按时抽检填写情况，发现有不按时认真填写等行为，一次罚款50元扣5分，将进入个人绩效考核和末尾淘汰评比。 3、在建立供应商档案时必须明确每一家供应商进货类别（如：黑色、有色、油脂、劳保、电器、土建等类别），在招标或比价过程中，如发现有陪标现象，发现一次罚款50元，同时取消供应商资格。 4、为加强供应商管理，尽可能的避免一家多户；原则上不允许供应商随意更新使用新单位名称，如确需要，每更换一次需交纳罚款1万元，否则不允许随意更换或取消其供应商资格。 十、主材每次进货必须签订采购合同，任何原辅材料没有合同不准采购，合同内容必须包括：供货质量标准、到货时间，价格、数量等。合同执行完毕归入供应商档案。 十一、付款内控程序： 为了加强对物资采购与付款环节的内部控制，堵塞采购漏洞，减少采购风险，提升我公司信誉度，结合本公司的实际情况，制定本制度。 1、凡属长期供应商应全部纳入坐底金付款范围，特殊情况需预付的每半年应由各科室报出预付款供应商清单，部长审批后执行，凡不在坐底金范围又无预付款审批的单位不再付款。 2、每月初（10号左右）支付货款时凡有坐底金的供应商，计划审计科根据财务应付账款情况，按照采购部规定的供应商坐底金基数和比例支付，不包括预付款。 3、凡需要支付预付款的，统一由业务员在每月5日、20日、28日前填报在共享G盘支款计划表中，由计划审计科统一报领导审批后支付，凡有坐底金的供应商，所有货款支付时决不允许低于采购部制定的付款底线金额。 4、设备付款按合同签订金额、时间，按比例支付。 各科室应认真执行有关规定，内部审计人员在监督检查过程中发现有不按规定付款的，发现一次将内部通报，罚款100元，进入年底末位淘汰考核。 本制度从2012年4月5日起在不断完善中，所定出的制度必须严格执行，特殊情况可以报领导批示后执行。 采购部 2012年4月5日