办公室工作流程手册41796.docVIP

河南恒杰置业有限公司 办 公 室 工作流程 河南恒杰置业有限公司 办 公 室 办 公 室 工 作 流 程 手 册 (附工作流程图) 办公室行政管理的主要工作内容：执行办公用品及日常用品的采购、发放管理；执行档案的归档管理；执行各种费用的控制交纳；执行公司对外关系建立维护；执行突发事件处理；执行秘书事务管理；执行后勤管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。 具体工作流程 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理 每周一办公室要根据其他部门的物品申请单及库存情况，并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好物品购置单经公司领导审批后，及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当保证质优价廉。要作好物品出入库登记，每月盘存，确保帐物相符。 二、执行各部门基础设备、设施维修管理 办公室负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认。 所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。 三、执行文件档案的归档管理 根据不同种类档案的特点，做好编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序，并整理立卷归档。 各部门往来的文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。 四、文件资料收发、借阅管理 各类文件资料收发、借阅均需在登记薄上作好详细登记、记录（借阅并有公司领导签字方可借阅），及时将各类信息（通知、文件）进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门； 五、执行各种费用的支付、控制 按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如：电话费、水电费等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。 六、执行对外关系建立维护 建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，办公室门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系，既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况，建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象，要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整。 七、执行处理突发事件 公司各种突发事件出现后，办公室在收到信息的同时，要根据事件影响的大小，迅速向领导汇报，并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时，应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。 八、后勤服务保障 办公室要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪，保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。 安全工作是企业的一项重要工作，办公室是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录。要落实安全责任制，签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。 九、日常事务处理 办公室的工作杂而乱，涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理。总体来讲，办公室属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。。 十、执行上级交办事务 优先完成领导交办各类事务，规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成，最终将完成结果向领导汇报。 部门申请 公司领导审批 物品购置单 查看库存 检查验收 出入登记 月末盘存 帐物相符 物品采购 维修申请 记录备案 安排维修 维修结束 检查验收 文件、资料收集 分类整理编号 归 档 存 放 使用.传阅控制 文件资料的收发 登 记 上传下达 准确记录 借阅往来 统计各项所要交纳费用 申请审批资金 部门主管审批 领导审批签字 支付各项费用 归类登记管理 关系建立 沟通协调 经常维护 情况汇报 合理调整 档案 减少不利影响 处理结果汇报 突发事件出现 妥善解决处理 及时汇报领导 主要情况收集 拟定制度 加强检查 收集建议 提高质量 员工满意 反馈 安抚员工 熟悉安全制度 提高防范意识 规划教育培训 明确安全目标 组织实施检查 确保整体安全 当日计划工作 临时事务处理 择其轻重处理 注重时效结果 保证正常工作