博士研究生参加国际会议回国报销注意事项.docVIP

博士研究生参加国际会议回国报销注意事项 一、报销时间 获得国际学术交流基金资助的学生须在会议结束后30个工作日内到研究生院报到，审核报销材料，逾期视为放弃资助。 如遇假期或其它特殊原因不能按期报销，研究生院可根据实际情况适当延长报销期限。 二、报销内容 研究生院资助国际路费及注册费，并设最高限额，未超限额者实报实销，超过限额者，按最高限额执行，超额部分由导师资助或学生自行承担。 欧美地区（包括澳洲）最高限额：10000元人民币； 亚洲地区最高限额：5000元人民币。 三、报销所需材料 1．《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》 学生出国前，需按照国际合作处《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》的基本要求，登录出国（境）管理系统，按《填表说明》在线填写《 哈尔滨工业大学教师（研究生/本科生）公派出国（境）申请表 》，并按相关规定办理《哈尔滨工业大学办理出国境手续说明》。具体可咨询： 国际合作处外事服务中心 王若茜 （亚洲、美国） 关星月 （其他国家及地区） （1）《哈尔滨工业大学学生出国境手续办理流程》： /sShort6.asp （2）国际合作处出国（境）管理系统： /network/default.asp （3）《使用说明》： /network/help/network_help.htm 2．护照首页复印件1份 3．签证页复印件1份 4．正式邀请信或参会通知复印件1份 5．出境当天中国银行外汇牌价网页打印1份 6．国内路段火车票或机票（如果导师同意从其经费卡中报销此费用，则需提供）、国际机票或行程单、登机牌。 注意：财务处规定，从2015年1月开始，报销机票必须提供登机牌。请各位同学出行过程中妥善保管登机牌，以避免回校无法办理报销手续。 7．若为行程单，且相关费用是由储蓄卡或信用卡支付的，须提供银行流水单/对账单原件或复印件1份。 8．注册费相关票据 票据中需包含“Invoice”或“Receipt”字样。 9．若注册费是用信用卡支付的，须提供银行对账单原件或复印件1份。 10．其它（如果导师同意从其经费卡中报销此类费用，则需提供）：如签证费票据、保险费票据、机场路段车费票据、住宿费票据等。其中，若住宿费是用信用卡支付的，则需提供银行对账单原件或复印件1份。 请按以上顺序粘贴相关票据。 四、对票据粘贴单的要求 1．学生自行承担超额部分费用： （1）将相关票据按顺序粘贴在“报销票据粘贴单”背面； （2）学生在“经办人”处签字； （3）“报销票据粘贴单”不填写报销内容及金额，由研究生院统一填写； （4）“报销票据粘贴单”下载地址： /files/ztd.xls 2．导师报销超额部分费用，但不发放出差补助： （1）将相关票据按顺序粘贴在“报销票据粘贴单”背面； （2）导师在“项目负责人”处签字，学生在“经办人”处签字； （3）“报销票据粘贴单”不填写报销内容及金额，由研究生院统一填写； （4）“报销票据粘贴单”下载地址： /files/ztd.xls 3．导师报销超额部分费用，且同意发放出差补助： （1）将相关票据按顺序粘贴在“报销票据粘贴单”背面，“报销票据粘贴单” 不需填写报销内容及金额，不需签字； （2）填写“差旅费报销单”中的相关信息，用外币支付的费用不需折算成人民币，直接填写实际金额及货币单位即可； （3）导师在“项目负责人”处签字，学生在“经办人”处签字； （4）“报销票据粘贴单”下载地址： /files/ztd.xls （5）“差旅费报销单”下载地址： /files/cailvfei.doc