Office 2003基础教程与实验指导第11章.pptVIP

* 第11章 Outlook 2003高级应用 Outlook 2003是Office 2003的组件之一。它为用户提供了一个统一的界面，用于管理电子邮件、日历、联系人和工作组的信息。Outlook 2003增加了“缓存Exchange模式”、邮件自动分组、处理垃圾邮件和全新的阅读视图等，从而为用户的信息组织和管理，提高了效率。 下面我们就来介绍一下Outlook 2003应用方法。 * 本章学习要点： Outlook 2003概述 电子邮件操作 组织电子邮件 管理联系人 使用日历 便签 使用新闻组 使用日记 * 11.1 Outlook 2003概述 Outlook 2003 是一个桌面信息管理系统，利用它可以管理邮件、联系人、任务和约会，也可以跟踪活动、打开和查看文档以及共享信息等功能，让用户在工作或者生活中变得井然有序。并且Outlook 2003的操作比较简单，他与Word、PowerPoint等组件操作非常相似。 * 11.1.3 应用视图方式 在前面我们已经学习的Word、Excel或者PowerPoint组件中，都包括了或多或少的视图类型，而在Outlook组件中也不例外。例如，在Outlook 2003包含了“表格视图类型”、“时间线视图类型”、“天∕周∕月视图类型”、“卡片视图类型”及“图标视图类型”，5种基本的视图类型。 1．查看各视图排列方式 2．创建视图方式 3．视图类型 11.2 电子邮件操作 用户可以借助电子邮件管理日常工作。例如，每天要处理的商业信息、文档和电子邮件的数量过大时，可以通过管理和组织电子邮件来区分所有这些信息的轻重缓急。下面我们就来介绍一下发送电子邮件、接收电子邮件以及阅读和回复电子邮件的方法。 * 11.2.2 阅读和回复电子邮件 大多数情况下，发送的邮件只需用户单击工具栏上的【发送】按钮，将自动发送出去，而接收则是在几个可能的时间进行，包括启动Outlook时、按自动时间间隔以及手动【发送/接收】请求。 1．接收邮件 2．邮件接收提示 3．保存附件 4．回复与转发邮件 * 11.3 组织电子邮件 在日常工作中，常常会收到许多各种各样的邮件，并且会随着邮件收发次数的增多，对邮件的查询工作带来更大的困难。为了解决这个问题，用户可以将有用的邮件分类，将无用的邮件处理掉，从而保证工作顺序进行。例如，对于邮件可以分为已收到邮件、未收到邮件、已发送邮件及未发送邮件进行组织与管理。 * 11.4 管理联系人 用户使用过在Internet中的邮箱时，会发现在每一个邮箱都包含有“地址簿”类似的功能。“地址簿”是帮助用户来记录一些朋友或者亲人的E-mail地址信息。而在Outlook 2003中也有一个“联系人”对象，可以像“地址簿”一样来记录客户的信息，可以输入联系人的姓名、单位、电话、头像等内容，还可以进行直接给联系人发送电子邮件、导入客户的电子名片等操作，方便了日常工作。 * 11.5 使用日历 在生活中，现在“日历”指记有年﹑月﹑日﹑星期﹑节气﹑纪念日等的本子﹐一年一本﹐每日一页﹐逐日揭去。而过去，“日历”是史官按日记载朝政事务的册子，是史官纂修国史的依据。 在Outlook中，用户可以通过日历来安排约会、会议和事件，还可以设定闲、忙、暂停或者外出等项目，主要启到日程的安排。 * 11.6 便笺 “便笺”是贴纸便笺的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。工作时可将“便笺”在屏幕上开着。使用“便笺”来存储以后可能需要的信息（比如要在其他项目或文档中再次使用的指导性内容或文字）时尤其方便。 * 11.7 使用新闻组 新闻组是一个基于网络的计算机组合，这些计算机被称为新闻服务器，不同的用户通过一些软件可以连接到新闻组服务器上，阅读其他人的消息并可以参与讨论。 使用新闻阅读程序可以访问不同类型的新闻组、下载和阅读新闻邮件以及张贴答复。新闻组是很有价值的信息源，可以在新闻组中找到同行的观点，并可从与您使用同样产品和技术的人员那里获得信息。几乎可以找到任何主题的新闻组，新闻组可以是Internet新闻组或企业内部新闻组。 Outlook不仅是一个功能强大的邮件客户端软件，还内置了一个非常不错的新闻组阅读工具，对于普通用户来说是访问新闻组的首选。 * 11.8 使用日记 下面我们分别通过自动记录日记和手动记录日记方式，来介绍一下在Outl