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办公文书管理制度 第1章 总则 第1条 目的 为确保公司文书事务能够正常进行，提高公文处理的效率和公文的质量，特制定本制度。 第2条 管理原则 准确、快速。 第3条 适用范围 本制度适用于对公司内部所有公文文书的管理。 第2章 文书的种类 第4条 文书的范围 本公司文书包含公司业务工作中的往来公文、报告、会议决议、规定、合同书、专利许可证书、电报、各种账簿和图标参考书等一切业务用书与公文。 第5条 文书保密等级划分 1．绝密，指极为重要且不得向无关人员透露内容的文书。 2．秘密，指次重要且不能向无关人员透露内容的文书。 3．机密，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。 4．普通，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要资料，则另当别论。 第3章 文书制作规范 第6条 文书的制作要领 1．文书内容必须简明扼要，一事一议，语言、措辞力求准确规范。 2．起草文书的理由包括起因以及中间交涉过程，必要时另附相关材料与文件。 3．必须明确起草文书人的责任，并正确署名。 4．修改请示提案文书时，修改者必须认真审阅文书原件，修改后必须署名。 第7条 文书的起草必须征得主管同意，并在主管做出明确决定后进行。重要文件还应经过公证，并在正式文书形成前，附上有价值的证明文件。 第8条 文书的署名 1．公司内文书，如果是一般往来文书，只需主管署名；如果是单纯的上报文书或者不涉及各部门且内容不重要的文书，只需部门署名；如果是重要文书，按责任范围由总裁、副总裁、常务董事署名，或者署有关部门的主管姓名和职务。 2．对外文书，如合同书、责任状、政府许可申请书、回执和公告等重要文书，一律署总裁职务与姓名。如果是总裁委托事项可由指定责任者署名。除上述规定以外的文书，也可署分公司或分支机构主管的职务与姓名。 第9条 文书的盖章 1．在文书正本上必须加盖文书署名者的印章，副本可以加盖署名者或所在部门印章。 2．如果文书署名者不在，可加盖代理者印章，并加盖具体执行者印章，但在文书存档前必须加盖署名者印章。 3．以部门或公司名义起草的文书，须在旁边加盖有关责任者的印章。 第4章 文书的收发 第10条 文书主管部门负责接收文书，并按下列要点处置。 1．如果一般文书，予以启封，分送各部门。 2．将私人信件直接送交收信人。 3．分送各部门的文书若有差错，必须立即追回。 第11条 各部门的邮寄文书，必须于发送前在“发信登记本”与“邮资明细账”上登记。 第12条 需要邮寄或专人递交的文书，必须写清发送或接受单位、地址、收件人姓名等内容，必要时还需交文秘室回复或回执。如是公司内部文书，原则上不需封缄。 第5章 文书的处理 第13条 普通文书处理 1．部门经理以上级别的主管人员，负责对文书进行审批、答复、批办以及做出其他必要的处理，或者指定下属对文书进行具体处理。 2．处理中如遇重大问题或异常现象，需及时向上级汇报，并按领导指示办理。 第14条 机密文书处理 1．机密文书原则上由责任人或当事人自行处理。 2．亲启文书原则上由信封上所指明的人开启，其他人不得擅自开启。如果主管领导在职务上有权替代指明者，可不受本条规定约束。 第15条 与多个部门有关的文书，在处理意见上如存在分歧，则由文书的主管部门出面协商；如果协商无法达成一致，则应请示上级领导，由上级领导裁决。 第6章 文书的整理与保存 第16条 文书的整理与保存 1．全部完结的文书，应在结办后三日内，交行政主管归存，按“完整、有序”的原则对文件进行整理、检查，按类别、年代立卷，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在“文书保存簿”上做好登记，归档保存。 2．个人不得保存公司文书，凡参加会议带回的文件，应及时交行政部登记保管，离职员工应将文件和记录本清理移交。 3．分公司或分支机构的文书分为两类：一类是特别重要的文书，由主管保存；另一类是一般的文书，由各部门保管。 第17条 文书的保存年限 1．永久保存的文书包括：章程、股东大会及董事会议事记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；股权关系文书、重要的诉讼关系文书；重要的政府许可证件；有关公司历史的文书；决算书和其他重要的文书。 2．保存10年的文书包括：请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴的有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表以及永久保存以外的重要文书。 3．保存5年的文书，指不需要保存10年的次重要文书。 4．保存一年的文书，指无关紧要或临时性的文书。如果是调查报告则由所在部门主管确定保存年限。 第18条 注意事项 1．对于重要的机密文件，一律存放在保险柜或带锁的文件柜中。 2．对于保存期满及没必要继续保存的文书，经主管决定，写清销毁的理由和日期之后，予以销毁。一律以焚烧的方式