TS16949迎审技巧.ppt

ISO/TS16949:2009迎审技巧 一、?必须的知识 1、最高管理层a、 公司体系是怎么建立起来的？是什么情况？目前体系运行能力怎样？效果如何？b、? 经过讨论和批准的管理方针（苛刻的要求有过程的记录）c、? 制定并了解部门职责、能力要求？自身的职责、责任权限如何接口？d、 整个产品的形成过程、质量、销售状况？ 2、管理者代表 a、??熟悉公司建立的管理体系情况尤其是文件化体系的构成b、 其他相关的文件，产品实现过程中需要履行的文件。图标、标示、主管部门提出的文件；c、 掌握内审的情况、管理评审的情况（目的、范围、依据、结论及纠正措施等）d、?相当熟悉公司管理方针，目标及各部门职责。e、 熟悉产品运行情况，关键、特殊、产品安全等 3、各部门领导 a、 充分理解管理方针、管理目标；b、? 熟悉文件（手册、程序文件、与本部门有关的作业指导书等）本部门的管理职责及相关的体系文件；c、? 与相关部门的工作接口；d、 要明确对下属的工作要求；e、? 本部门的工作情况。 4、对文件管理人员 a 、要熟悉自己的管理文件的范围；b、文件管理的程序；? 掌握文件的修改情况；? 熟悉文件的归档工作；? 随时可以出示审核所需的文件 5、其他岗位 a、 本岗位的工作职责b、? 与本工作相关的依据的文件c、? 作好工作中所必须的工作记录d、 了解与本人工作有关的接口（工作搭接）e、? 要熟悉本组织的体系文件及相关的文件；f、 要了解公司的组织机构、管理者代表；g、 实施体系的目的和基本知识。 二、审核前的准备： 1、安排好老师的食宿及接送工作； 2、准备会议室用于审核时作为审核场所； 3、准备一些茶水、水果放于会议室（如有吸烟需要的要准备）； 4、各部门负责人必须知道自己部门的职责，自己岗位的职责，熟悉本部门程序，对便应对审核员的提问； 5、准备安排两个陪审员，主要配合老师的一切审核过程和行动；负责审核期间审核组之间的沟通，与各部门之间的联络。 二、审核前的准备 6、迎审文档准备整齐，同类的资料装订于一起。资料要整理在一起，分类放置。电子版文件和记录，应尽可能放在同一个目录中，以便及时展示给审核员。例如：计量器具明细—检定与校验计划--检验报告—委外检定部门证书—自检标准等资料放置于一个文件夹；设计输出对照于设计输入的资料放置在一起；与顾客、供应商往来的重要E-mail可打印出来作为重要的证据。 7、现场整洁、秩序、标识清晰；绩效、质量方针展示在明显处，有较好的感官效果（审核员会在参观现场的时候凭经验来评定风险）。 8、人员的准备，熟悉过程的人员负责回答审核员问题，并且有辅助人员作以补充； 三、?审核中的方法和技巧 总要求：正确的理解自己在审核中所扮演的角色????????? 正确的对待审核中开出的不合格、不要不怕不合格，尽可能的减少不合格、纠正不合格提问：------认真听、听懂、清楚审核人员的目的再回答。查问：抽查文件资料 ☆回答问题的原则 1、依据文件的规定2、 依据实际3、围绕主题?? “言多必失，言多必败”4、 语言简明5、 不要认为审核员不懂，乱讲一气 6、不卑不亢，善于表现。不要紧张，也不能若无其事?(不够严肃)。  ☆回答问题的技巧 1、只说自己的事情，不要推卸责任2、只说该说的事情3、用证据来说明问题4、多解释不争论5、有误解时将解释权让给更加明白的人 ☆回答问题的禁区： 1、不能说别人的事情；本部门的问题不要推向外部门，单个部门的问题不要变成多个部门的问题。2、推卸责任;不要把责任推给别人或别的部门，这样会无形之中提供给审核员进一步审核本公司的素材。 3、谋求帮助4、对审核员不礼貌 ☆产生争执如何处理 1、依据证据耐性解释，据理力争2、由权威人士解释3、忍让不让矛盾激化 ☆出现不合格： 1、确实存在问题，勇于承认，化大问题为小问题。 2、力争在审核组出场前纠正2、力争在审核组撤离前得到确认3、举一反三的改 ☆注意事项： 1、做到有问必答?(能够讲多少就讲多少)，不要轻意回答?不知道//没有//好象没有做之类的话。当被查问到一些资料，如果没有的话，不要马上说没有，应说，我先去找找再拿给您，麻烦您稍等！ 2、寻找资料一般在5-10分钟之间，不能太久，找不到再和审核员沟通，现情况口述于审核员； 3、不要让审核现场冷场，不要太过紧张，保持放松的心态，可以和审核员相互交流，不一定是工作上的；常有转移审核员注意力的例子。 ☆注意事项： 4、遇见老师要打招呼，态度热情，积极主动。 5、尊重审核员，平等对话