三级文件--客诉管理文件.docVIP

版序 变更章节 变更事项 拟案单位 拟案人 修订日期 1 新增定 新增定 目的：规范客户投诉的处理流程，及时，高效的处理客户投诉。 范围：包括客户投诉的处理程序、客诉分类、部门职责、客户反映调查及处理、处理期限核决权限及处理逾期反应等项目。 相关资料：《客户相关过程控制程序》 定义：无。 作业程序与权责： 5.1 处理程序： 客户服务部为公司第一接诉责任部门，部门内所有员工均为第一处理责任人，其他部门人员均为第二责任人，在接到客诉时无论是第一责任人还是第二责任人都必须以良好的态度接待客户，第二责任人在接诉后必须马上将客诉转移至客户服务部进行接待处理，不可擅自接待处理，如因擅自处理导致不良结果根据情节予以处罚，第一责任人在接诉后分清客诉类型,根据不同类型将客诉转移至相关部门进行处理方案及处理，并全程跟踪处理进程和结果。客诉单一式两联，客服部一联跟进程反馈，一联流转各处理部门作处理作业用，如需同时作业的可复印分派至各处理部门。 5.2客户投诉的分类 5.2.1非质量异常客户投诉发生原因（指非产品本身的质量问题，如服务、运输、搬运等）。 5.2.2质量异常客户投诉发生原因 5.3部门职责： 5.3.1处理部门职责：分析发生原因及具体处理 5.3.2客服部门职责 5.3.2.1客户投诉立案的联系. 5.3.2.2客户投诉内容的审核、调查、提报 5.3.2.3处理方式的拟定及责任归属的判定 5.3.2.4综合处理客诉案件的调查、提报相关责任人员 5.3.2.5客户投诉改善案的提出、洽办、执行成果的督促及效果确认 5.3.2.6协助有关部门与客户接洽客户投诉的调查及妥善处理 5.3.2.7处理过程中客户投诉反映的意见提报有关部门追踪改善 5.3.2.8改善对策的检查、执行、督促 5.3.2.9详查客户投诉的订单合同编号及相关需要数据内容 5.3.2.10了解客户投诉的要求及投诉理由的确认 5.3.2.11协助客户解决疑难或提供必要的参考资料 5.3.2.12客户投诉案件的登记，处理时效管理及逾期反映 5.3.2.13迅速传达处理结果. 5.3.3 其他部门职责 5.3.3.1 根据《客诉单》所列内容，对本部门应负责处理事项作出解决方案（系统中对客服部呈报《客诉单》进行批注），和需要处理时间 5.3.3.2 得到总经理或产品经理批注批复意见后，根据意见进行具体问题的处理 5.3.3.3 根据需要安排人员配合客服部对客户进行上门处理 5.3.3.4出具相关处理报告及数据报表，上传系统日程（关联到客户） 5.4客户反映调查及处理 5.4.1客服部人员接到客户反映异常时，应即查明该异常（订单编号、批号、交运日期、不良情况）和客户要求，并即填具《客诉单》，附件关联到相关客户，同时抄送给相关部门及总经理。 5.4.2客户投诉案件若需会同处理者，客服人员在《客诉单》中确定处理时效，立即反映给相关处理部门，要求按照时效给出处理方案，如需上门处理的在处理部门处理结束返回《客诉单》的一个工作日内进行回访处理满意度。 5.4.3为及时了解客户反映异常内容及处理情况，由客服部处理后三个工作日内提出报告呈总经理批示（系统日程呈报）。 5.4.4改善方法需列入追踪（人为疏忽免列案追踪），并依客户投诉损失金额拟定责任部门损失金额，个人惩处种类呈主管总经理批示后，依奖惩罚扣标准办理。 5.4.5《客诉单》会决后的结论，若客户未能接受，客户服务部应再填一份新的《客诉单》呈报处理 5.4.6其他部门不得擅自对客户作任何处理的答复协议或承认。对《客诉单》的批示事项以书信或电话转答客户（不得将《客诉单》以任何形式送客户）