SOP-PA-01 供应链静态数据维护流程-0630.doc

供应链静态数据维护流程 流程更新记录 序号 更新日期 更新内容 更新原因 更新人 审批人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10  目的 确保对系统内物料及供应商信息操作的规范。 适用范围 此流程适用于研发物料、代购物料/测试线/设备的新增物料和供应商操作；包括了和新增系统信息相关的信息流、单据流。 流程责任人 采购经理、资源开发部经理负责本文件的有效性 相关文档 《K3系统新增变更信息申请单》 《项目物料清单》 Initial front/back end part list Supplier Components of a Project Selection Procedure 《物料报废申请单》 《集团PN管理规则》 Approved Supplier List 供应商评分卡  流程说明 编号 步骤说明 部门 人员 附件 控制活动 输入 输出 1. 物料信息的维护 新增物料信息 新增申请 申请人在系统中提出采购申请前，首先要确认该物料在系统公共资料中是否已建有物料信息，具体分为以下两种情况： a). 该需求物料在所在本部的K3系统里没有建，但已存在于其他本部的K3系统。申请人填写《K3系统新增变更信息申请单》，按照供应商提供的物料代码或按照《集团PN管理规则》要求，编写新增物料的代码，填写物料类别、物料名称和供应商，在备注中注明“xx本部信息已建”，递交采购部系统操作员直接进行录入（跳转步骤1.3）。 b). 该需求物料在各本部的系统里都没有建，申请人填写《K3系统新增变更信息申请单》后递交部门经理和资源开发部经理（Commodity Manage/CM）审批。 若新增的物料需向新供应商处采购，申请人同时需要申请在系统内填加供应商信息（转步骤2.1） 各部门 申请人 《集团PN管理规则》 《K3系统新增变更信息申请单》 审批新增物料 - 部门经理收到《K3系统新增变更信息申请单》后，审核申请新增的物料是否为申请人当前项目所需，有差异的，不予审批；审核无误的，在申请单上签字确认，递交CM审核； - CM根据新项目启动时确定的《项目物料清单》，对收到的《K3系统新增变更信息申请单》进行审批，检查新增物料是否存在于《项目物料清单》中，物料型号、生产商及代理商信息填写是否正确。 审批不同意的，将申请单返还申请人；审批通过的，CM将《K3系统新增变更信息申请单》传递至采购部系统操作员，进行系统录入。 资源开发部 CM 《K3系统新增变更信息申请单》、Initial frond end part list、Supplier Components of a Project Selection Procedure、《项目物料清单》 已审批《K3系统新增变更信息申请单》 审批 录入系统 采购部系统操作员对收到《K3系统新增变更信息申请单》进行检查，分以下两种情况进行： 申请单注明“xx本部信息已建”：在K3系统该本部帐套下的“系统设置-公共资料-物料”中查询，检查该物料信息是否建立，检查无误后，在拟增加物料的本部帐套中进行系统录入；检查发现该物料信息尚未在其他本部建立的，将申请单返还申请人，重新进行审批流程（转步骤1.2）； 物料信息未在其他本部建立：检查申请单的审批手续是否齐全，是否经过部门经理和CM审批，检查无误后，在拟增加物料的本部帐套中进行系统录入；检查发现审批手续欠缺的，将申请单返还申请人，重新进行审批流程（转步骤1.2）。 系统操作员在K3系统的“系统设置-公共资料-物料”中，点击“新增”，将物料代码、名称、规格型号填入表中，在“状态”菜单中选择“使用”，完成后点击“保存”。提请采购计划员审核系统录入，同时递交《K3系统新增变更信息申请单》。 采购部 系统操作员 经审批的《K3系统新增变更信息申请单》 物料信息的系统记录、经审批的《K3系统新增变更信息申请单》 检查 审核录入 采购部计划员根据《K3系统新增变更信息申请单》审核系统内的物料信息是否正确，物料代码是否存在不合规情况，对差异进行修改，审核无误后，在系统菜单上点击“审核”。 采购部 计划员 经审批的《K3系统新增变更信息申请单》 经审核的系统物料信息 审核 文件归档 采购部计划员负责将已审核的《K3系统新增变更信息申请单》连续编号并归档，以便用于日后检查。 采购部 计划员 经审批的《K3系统新增变更信息申请单》 经审批的《K3系统新增变更信息申请单》 定期审阅物料信息 关闭不使用物料 每年底，财务部对呆滞料和废弃料的出库进行账务处理后通知采