档案实体分类实施细则(试行).docVIP

无锡工艺职业技术学院 锡工院办发［2006］06号 ★ 档案实体分类实施细则（试行） 一、编制说明 (一)编制目的 为使学院档案工作适应学院日益发展的需要，实现学院档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，加强学院档案和档案工作的科学管理，促进档案整体化业务建设，充分发挥学院档案的作用，更好地为学院各项工作服务，根据国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》，结合我院具体情况，编制本分类实施细则。 （二）档案目的划分与标识 1、一级类目的划分与标识 一级类目是学院档案实体分类的最高层位，根据学院档案产生的领域范畴，结合档案的内容性质，确定为十二个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下： DQ党群：主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。 XZ行政：主要包括行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等部门除外）工作中形成的文件材料。 JX教学：主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。 KC科产：主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料以及产品（工艺品）生产、科技开发管理及活动过程中形成的文件材料； JJ基本建设：主要包括基建管理和项建设中形成的文件材料； SB仪器设备：主要包括仪器设备工作管理和仪器设备的申请购置、安装调试、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料； CB出版：主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料； WS外事：主要包括外事工作管理和外事活动中形成的文件材料； CK财会：主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。 SX声像：主要包括反映学院各项活动和历史发展的具有保存价值的各种专门载体档案及其相配套的文字资料。 RW人物： 附：SW实物：主要包括与学院工作和发展有密切联系的各种具有纪念意义和保存价值的实体物。 2.二级类目的设置和标识 二级类目是对一级类目的细粉。其细分的标准是档案形成的规律和特点，结合档案记录和反映的内容的性质，进行设置。 二级类目的标识，要采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次类推为12、13、14……99，但是10、20、、、等带“0”的数字不用。 3.三级类目扩展和标识 在二级类目的基础上，由学院根据需要和可能自行决定扩展三级类目，其标识方法与二级类目相同（目前，我院尚不需要扩展三级类目，但随着文件材料的增加和复杂化，三级类目的扩展也很必要）。 (三)档号的编制 1、档号：是存取档案的代号，也是排架的依据，必须反映学院档案的分类体系和物理位置。 2、档号编制原则：必须符合唯一性、合理性、稳定性要求，不得重号。 3、档号结构、模式和标识： ⑴档号包括年度号、分类号、案卷号三部分：a、年度号由四位阿拉伯数字组成；b、分类号是档号主体，一般由一、二级类目号组成；c案卷号是最下位顺序编码，可不限级数。 ⑵档号的模式为：年度号+分类号+案卷号 ⑶档号的标识采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。用连接符“—”连接。如：2004年内容为学籍管理的第11号卷的档案可标识为：2004—JX14—11。 (四)档案的实体排架 1、将永久、长期卷排在前面，短期卷排在后面。 2、同一年度的按类目排列，先按一级类目，后按二级类目。 3、排架顺序不得影响案卷之间的有机历史联系。 二、档案实体分类方案表 DQ党群 11党务综合 ⑴上级机关针对我院或需要贯彻执行的党建工作方面的材料； ⑵党代会会议记录，党委工作条例制度等； ⑶分党委、总支、直属支部综合材料入此。 12纪检 13组织 14宣传教育 15统战（民主党派材料入此） 16工会（妇女工作材料入此） 17团委（学生社团材料入此） XZ行政 11综合（教职工代表大会和院系等单位综合材料入此） 12人事（师资培养材料入此） 13监察审计 14保卫 15总务 16档案、图书 17后勤管理 JX教学 11综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此） 12学科与实验室建设（专业设置材料入此） 13招生就业 14学籍管理（学生奖惩材料入此） 15课堂教学与教学实践 16教材（征定） 17毕业生工作材料（信息反馈） KC科产 11综合（科产经费管理、学术活动材料入此） 12科研项目 13工艺品 14其他产品 JJ基本建设 11综合 12工程项目准备文件 13施工文件 14竣工文件图纸 15验收文件 SB仪器设备 11综合 12按仪器设备项目 CB出版 11综合 12学报 13刊物 14书稿 15音像（也可作为特殊载体档案归入声像类） WS外事 11综合 12出国（境）（各种审批材料入此） 13来校（外国留学生工作、招聘外教等材料入此） 14国际合作与会议 CK财会 11综合 12会计报表 13会计帐簿 14会计凭证 15工资清册 SB声像 11综合（材料介绍与配套资料） 12照片 13录音