会议管理5.pptVIP

第九章 会议沟通 学习目标： 明确会议的定义与类型 了解组织会议的基本步骤 掌握有效会议的策略 一.会议的定义 会议是群体或组织中相互交流意见的一种形式，它是一种常见的群体活动。（P.173） 所谓会议，是人类社会中普遍存在的， 有两个人以上参与的，有组织有目的的一 种短时间聚集的集体活动形式。 二.会议类型与性质（P.174） 会议布置类型图（P.176） 会议布置类型图 会议布置类型图 三.会议的组织（P.175） 5W Why What Where When Who 1H How 三.会议的组织（P.175） （二）会议控制 宣布会议主题和目标； 提出项目，征求与会者意见； 控制讨论进程； 讨论结束后加以概括，以达成共识或作出决策； 确定下次会议议题和时间。 （三）会后工作 落实会议精神 监督和检查 影响会议成效的因素（P.181） 会议目的不明确 会议持续太久 简单问题复杂化 发言者过于健谈 有效的开会技巧（一） 会议开始技巧 准时开会 向每个人表示欢迎 制定或者重温会议的基本规则 有效的开会技巧（二） 会议进行技巧 有效的开会技巧（三） 会议结束技巧 （1）总结主要的决定和行动方案以及会议的其他主要结果。 （2）回顾会议的议程，表明已经完成的事项以及仍然有待完成的事项；说明下次会议的可能议程。 （3）给每一位与会者一点时间说最后一句话。 （4）就下次会议的日期、时间和地点问题达成一致意见。 （5）对会议进行评估，在一种积极的气氛中结束会议。你可以对每一位与会者的表现表示祝贺，表达你的赞赏，然后大声的说“谢谢各位”来结束会议。 与不同的与会者打交道 始终保持沉默的与会者 喋喋不休的与会者 专拍上司马屁的与会者 吹毛求疵的与会者 窃窃私语的与会者 脱离主题的与会者 * * 发表意见，发布消息，了解对意见的反馈，鼓励广泛的讨论和踊跃提问。 收集和交换意见会议Collecting and exchanging ideas 会议组织严密，只限特殊人员参与，每个会议参加者都必须为决策承担责任。 制定决策会议 Making decisions 充分发挥与会者的积极性和主动性，展开广泛的讨论，使问题能得以解决。 解决问题会议 Solving problems 单向的信息流向，不允许讨论，否则会影响信息的有效传递。 报告会议 Informing 用于解决争端或冲突，讨论是双向进行的，旨在达成双方的一致谅解。 谈判会议 Negotiating 性质 类型 （一）会前准备工作 向全体提出问题，然后指定一人回答。如：“这份财务报表存在三 个错误，谁来纠正一下？小王，你说说看。”这种提问方式可以让 被问及的对象有一定的准备时间。 定向型问题 向全体与会者提出一个问题，然后等待一个人回答。如：“这份财 务报表中有三个错误，谁能够纠正一下？”这是一种具有鼓励性而 没有压力的提问方式，因为你没有指定人回答，所以大家不会有压 力。 广播型问题 向全体与会者提出问题，然后每人轮流回答。例如：“让我们听每 个人的工作计划，小王，由你开始。” 环形问题 把别人向你提出的问题反问给所有与会者。例如，与会者：“我们 应该怎么做呢？”你可以说：“好吧，大家都来谈谈我们应该怎么 做。” 棱镜型问题 问题特点 问题类型