会议管理研究-dxc.doc

会议管理研究 目 录 一、综述 3 1．会议管理现状 3 2．研究思路 4 二、结论要点 6 1．技术类临时性会议多的现象是由于组织结构、流程、管理执行力、员工技能培养等深层次管理问题造成的 6 2．会议管理水平的提高需要对会前、会中、会后三阶段实行持续改进 6 三、结论分析 6 1．技术类临时性会议多的现象是由于组织结构、流程、管理执行力、员工技能培养等深层次管理问题造成的 6 1．1技术类临时性会议多的原因 6 1．1．1部门职能交叉、存在责权不清晰的现象，需要通过会议解决 6 1．1．2管理层级多增加了沟通协调难度，需要借助会议解决 7 1．1．3部分工作流程涉及到不同部门，加之流程体系的不规范，部门间工作需要通过会议进行大量沟通 8 1．1．4管理执行力弱、行动落实情况不理想，需要通过会议推动工作 9 1．1．5部门本位主义现象带来不必要的会议 10 1．1．6部分工作对岗位技能要求高，需要通过会议集思广益 10 1．1．7高级技术岗位作用没有充分发挥，行政管理岗位承担大量技术工作，疲于开会 10 1．1．8核安全要求高，责任重大，存在责任分担型会议 11 1．2技术类临时性会议多的初步改进建议 11 2．会议管理水平的提高需要对会前、会中、会后三阶段实行持续改进 12 2．1会前准备阶段存在的问题 12 2．2会中存在的问题 13 2．3会后存在的问题 14 2．3．1会后对会议效率的评估 14 2．3．2会后对行动落实情况的跟踪 14 2．4持续改进初步建议 16 会议管理案例研究 一、综述 1．会议管理现状 会议作为公司各层级沟通方式的重要组成部分，如何提高会议管理的效率和效果，日益成为公司日常管理中不可忽视的重要内容。 管理评估调查问卷中，可以看出会议时间占用正常工作时间比例高、并有部分会议为没必要参加的会议、相当数量的会议召开效率较低： 62%的部门经理助理及以上级别的被调查者和近20%的科处级被调查者每周参加会议时间占正常工作时间比例达到40%以上； 被调查者认为没有必要参加的会议占所有参加的会议比例平均约为22%； 被调查者中认为有必要参加的会议中，效率较低的会议平均约占25%。 2．研究思路 根据核电站运营特点，生产一线系统肩负着重大的安全生产责任，是核电站核心经营活动所在。故新华信项目组将生产一线系统会议管理情况作为重点评估对象。评估将根据新华信高效会议特征模型而展开。 新华信高效会议特征模型 生产一线系统会议可以分为以下九类。 生产一线系统会议分类 本次研究重点针对访谈中反映问题最多的技术类临时性会议召开频率，以及会前、会中、会后等会议召开过程进行分析，指出存在的问题及其原因，继而提出初步的改进建议。 二、结论要点 1．技术类临时性会议多的现象是由于组织结构、流程、管理执行力、员工技能培养等深层次管理问题造成的 2．会议管理水平的提高需要对会前、会中、会后三阶段实行持续改进 三、结论分析 1．技术类临时性会议多的现象是由于组织结构、流程、管理执行力、员工技能培养等深层次管理问题造成的 1．1技术类临时性会议多的原因 1．1．1部门职能交叉、存在责权不清晰的现象，需要通过会议解决 通过对部门职能设置的分析和评估，目前职能设置中存在交叉、空档、分割现象。 不合理的部门职能设置 并且，尽管有些部门的设置是不重叠的，但实际上职能仍然有重叠问题。因为： 虽然有了部门设置，但部门职责和岗位职责散落在不同程序中，缺少规范文件管理和约束，并且有些部门职责存在不明确的现象； 当一个部门人员技能达不到要求时，可能由其他部门代替，职能变得混淆重叠。 对于多个部门职能交叉重叠的工作，如果由其中一个部门做，就要把其他相关部门召集到会议上讨论。 1．1．2管理层级多增加了沟通协调难度，需要借助会议解决 四层级管理带来的沟通协调难度，使得各层级尤其是处级领导横向、纵向沟通协调工作量大，需要借助会议解决。并且，四层级管理还使得： 信息传递过程容易产生失真； 不利于高效决策体系的建立，决策速度受到决策人数和信息传递速度的限制，决策时间长，管理成本高； 容易形成责任推诿型的管理风格。 管理评估调查问卷中，41％的员工认为管理层级过多是公司组织结构中存在的主要问题。 1．1．3部分工作流程涉及到不同部门，加之流程体系的不规范，部门间工作需要通过会议进行大量沟通 各部门尤其生产一线系统之间工作的彼此依赖性非常高，对横向沟通的要求高，很多工作借助会议进行沟通。 部分工作流程涉及到多个部门，部门间沟通工作大量增加，例如：设备管理处作为连接生产部、维修部的桥梁，很多工作需要借助会议协