第十章：文档管理.docVIP

第十章：文档管理 一、教学目标 1、学习和掌握文书处理程序及各环节的要求，能够运用所学的文书处理知识完成日常工作。 2、了解档案的收集、整理、归纳及分类等工作。 二、教学重点、难点 收文与发文的处理程序。 三、教学设想 1、课时安排：2课时 2、教学方法：讲授法、案例教学法、讨论法 四、教学过程： 文档管理包含两大块的内容，一是文书处理，二是档案管理。这两大块都是秘书工作三大内容之一“办文”的重要内容。办文包括秘书起草撰制文书、收发、传递和处理文书以及针对文书内容办理各种事务工作。我们上节课讲的就是文书的起草，这次课我们主要讲文书的处理以及文书的归档工作。总而言之，“办文”工作是围绕“文”而展开的一切工作。 一、文书的处理 文书的处理主要指公文的办理，是在拟制或收文的基础上以传递及内容处理为主的过程。公文的办理主要由机关职能部门负责，通常由秘书部门负责。文书处理的内容包括： 1、发文，包括文书起草、修改、审核、签发、印制、发出等环节。 2、收文，包括签收、登记、分办、传阅、拟办、批办、承办、催办、答复等环节。 3、管理，平时管理、发挥公文的效用，公文保密等。 4、立卷归档。 根据文书处理的内容与要求，文书处理必须坚持及时、准确、安全、保密的原则。及时，现代社会是一个高科技迅猛发展的社会、社会生活瞬息万变，针对社会生活、解决实际问题的文书客观上要求高效、快速完成其办理程序。才能发挥起作用。准确，信息社会要求决策者必须获得准确的信息。安全、保密，现代公文的办理以安全、保密为前提。安全是保证国家机密，民族利益及部门、行业工作步骤协调、统一、经济利益共同发展的前提。 除此之外，应该还有统一规范的原则，文书的统一规范主要指公文应在全国范围内实行统一的名称、格式、行文规则、处理办法等。 二、公文的行文规则 （一）行文关系 主要有三种：上行文、下行文、平行文。 1、上行文，指下级机关或单位向直接上级机关或单位的行文。上行文可分两种情况，一是逐级上行文，用以向直接上级行文；另一种是越级行文，越级行文一般指上级机关单位交办并指定越级上报的事项、或一些特殊情况必须越级上报。 2、下行文，指上级机关或部门向下级部门或机关行文，主要有三种情况。逐级下行文是按隶属关系上一级机关或单位给下级机关、单位的行文。如：批复（“批复”只对“请示”的下级）、意见等。多级下行文是对一些广泛知行的事项的行文，可用于不同层次的下级机关。如：通知、决定等。 直接下达至社会各界的行文，如“公告”、“通知”。 3、平行文，指同一隶书关系内各平行机关、单位或同层次不同隶属关系机关、单位 之间的公文往来。如：函、通知等。 （二）行文规则 调查发现，不论是党政机关还是企事业单位，在行文的过程中普遍存在着以下几个方面的问题： 1、越级行文。一般情况下，下级机关不得越级请示和汇报，也不得越级抄送文件，但因特殊情况必须越级行文时应抄送被越过的上级机关。特殊情况包括：上上一级机关要求直接报告时，当下级机关发生一些重大事件、突发性事件需要直接上报上上一级机关或者需要对某些重要问题请示时。一些属于日常性和业务性的具体工作，越级上报不但会影响上上一级机关在宏观层面上的决策工作，而且会使被越过的直接上级机关对其职权范围内能够解决的问题一无所知，使其工作陷入被动，影响了问题的解决。另外，越级上报还有一个不容忽视的问题，即将文件直接报送给上上级部门的领导个人，致使其文书处理部门不知领导批转的文件批到了何处，影响了对领导批示件的督查落实；还有一些单位同时将文件报送几位领导，如果每一位领导都对同一问题做出批示，就会造成政出多门的情况，让职能部门无法执行和办理，影响到问题的的解决。 2、多头行文。原则上，当上级机关明确要求多头上报时才能多头上报。如省委、省政府两家都要求上报时，才可同时上报两家。但一般情况下，下级部门需要上级机关办理一些事项时，只能上报一家，对其它需知晓的上级机关可采用抄送的形式，若同时上报就容易出现相互依赖和推诿扯皮的现象。另外，多头上报中还存在着直接向几位上级领导同时上报的情况。原则上除领导个人有要求外，文件只报组织不报个人，因报送给领导个人极易出现不同领导对同一问题提出不同甚至完全相反的处理意见的情况，这不利于问题的解决。 3、请示和报告不分。文书处理法规要求，凡上报上级机关的文件，请示和报告一定要分开，报告中不得夹带请示事项。但是在实际工作中，请示和报告不分、请示中出现报告、报告中掺杂请示的情况屡见不鲜。请示的最大特点是请求性，是指本单位、本部门计划办理而无权决定，或无力去做、或不知如何去做的事项。因此，在撰写请示时，要写明请示办什么事、为什么要办、打算如何去办、有什么困难和问题需要上级解决、有什么事项需要上级批准等，写得清清楚楚，请