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对电子文件与电子档案在行政管理工作中运用的思考 摘 要：随着科技的进步，电子计算机和信息网络技术已经进入人们工作、生活的各个领域。电子文件广泛走入人们的行政管理日常工作之中，已逐步被普及和确认并被广泛应用，电子文件作为一种新的信息集合体已经进入档案管理的范围。本文通过对电子文件的认识及电子文件自身具备的特点出发阐述了电子文件的发展趋势及电子文件在档案管理方面出现的问题，以我国对此问题的主要研究为基础，并以国外解决此问题的一些方法为参考，分析和介绍解决电子文件和电子档案管理在行政管理工作中存在问题的一些对策，并针对其在行政管理工作中存在的问题提出了应对的管理措施 关键词：行政管理 电子文件 电子档案 管理 随着科技的进步，计算机技术、网络技术的发展，电子计算机和信息网络技术已经进入人们工作、生活的各个领域。电子文件做为计算机技术与办公自动化技术及结合与发展体也走入我们行政管理日常工作之中，已成为人们完成各种行政管理工作的重要工具，逐步被普及和确认并被广泛应用。今天，人们坐在舒适的办公室里，利用计算机键盘、鼠标、网络，将行政管理决策、指令、行动方案、合同等电子文件发出（或接收），即可履行职责、完成业务活动。现代信息技术完全彻底地改变文件写作、传输、接收、存储、搜索、获取、拷贝、加工、控制等各项工作，使我们传统的工作方式等诸多方面产生了革命性的变革。然而电子文件的管理并不是一项简单的工作，在人类发展的历史长河中，从最初的“结绳记事”到电子文件出现前的各类型载体档案，没有什么像电子文件能给行政工作中的档案管理带来深刻的震撼与变革。电子文件归档后即形成电子档案，作为一种新的信息集合体已经进入档案管理的范围。电子档案管理是一项极其复杂的技术工程，从这个意义上说，也可把电子档案管理称为“电子档案技术工程”。经过几年的探索，目前各国档案界对电子文件有了初步统一的认识，并对电子文件管理有了一定的实践经验，在信息化飞速发展的今天，档案已不再局限于传统意义上的纸质档案，电子档案”档案数字化”档案信息网络化延伸了传统档案的内涵! 人们在行政管理日常工作中对电子文件和电子档案的管理问题越来越关注，电子文件归档工作的推行大大方便了文书档案的利用，提高了档案管理工作的现代化水平，同时也引出诸多值得思考的问题。 一 电子文件的定义及特点 电子文件的定义 电子文件是人们为了某一目的，在计算机上，用一定的格式和处理方式生成的信息的组合，使人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等。电子文件的某些特性与纸质文件存在着很大的区别。要利用和管理好电子文件，就必须了解其特性及特点。 电子文件的特点 1．应用发展的阶段性。 办公自动化的应用是不断发展变化的过程。设备的规模不断扩大，例如一些单位的计算机网络，就是分别由几前的十几台终端的小局域网，发展到现在的数百台终端的大型网络，甚至连接成国际网，处理的业务也由点发展到面，几乎覆盖了办公业务的全部流程。在不同的应用发展阶段，电子文件的作用也不同，它们分别是草稿性电子文件（计算机只起打字机作用）、辅助性电子文件（纸质文件为主，电子文件为辅），正式电子文件（电子文件为主，纸质文件为辅），无纸电子文件（使用中完全取消纸质形式的电子文件）。 2．设备依赖性。 离开了计算机及相应的软件，电子文件就无法生成、传递、识别，决定其设备依赖性的因素有：数字编码因素、硬件因素、软件因素、设备更新因素、加密因素等。仅设备更新因素，就会给电子文件的长久保管带来很大困难。一般的计算机几年后就可能被更新，而一些耐久性的光盘等电子文件载体也许可以保存几十年甚至100年。若干年后很可能出现虽然有保存完好的光盘，但是已找不到读取设备了。 3．电子文件信息与载体的相分离性。 电子文件可以在不同的计算机之间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难象纸质文件那样确定哪个是“原件”。这个性质直接影响到如何才能保证电子文件的真实性、可靠性和完整性。 4．电子文件的易更改性。 电子文件在其生成、运转、归档过程中文件内容极易被修改，并且修改更改能做到不留任何痕迹，所以为保证其安全及原始性，需要解决很多的技术难题。电子文件的多媒体集成性，文字、图形、声音、影像等多种媒体信息均可以单独或相互搭配构成电子文件的内容，使得其组成和结构要比纸质文件复杂得多，甚至会造成同一份电子文件的信息存在不同的载体上，给保管带来很多问题。 5．电子文件非实体归档的可能性。 不论电子文件实际存在什么位置，都可以做到在不改变其物理存储位置的情况下进行逻辑归档。也就是说，人们认为是“集中”归档保存的电子文件，实际上可能分布在计算机网络