CAD电子文件光盘存储归档与档案管理要求.docVIP

CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求1．总??则????1.1?CAD电子文件的收集、积累、整理和归档，由CAD技术总负责人负责，文件形成单位、业务管理部门和档案管理部门在其领导下，都应指定专人管理。????1.2?根据维护档案安全、完整、便于利用的原则，电子档案由档案部门归口管理。????1.3?为保证电子文件归档、检测、电子档案的安全保管和利用，在档案部门应建立“CAD电子文件盘存储、归档与档案管理系统”。????l.4?CAD电子文件的归档应包括为生成CAD电子文件而开发的软件产品和软件说明，以保证电子档案的完整性。????1.5?对电子文件的形成、积累、整理、归档应实施全过程管理，以保证电子档案质量。????1.6?电子档案应与相应的纸质档案在产品技术状态(含更改后的状态)、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。??????????2．CAD电子文件的收集积累????2.1?收集范围。在科研、设计、生产、试验和业务管理活动中采用CAD技术形成的电子文件及其支持软件，应及时按归档范围收集积累，范围及类型如下：????2.1.1?图象文件：由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件；????2.1.2?图形文件：由CAD系统生成的二维、三维图形文件；????2.1.3?数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件。????2.1.4?文本文件：一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表和软件说明等。????2.1.5?计算机程序(命令文件)：计算机使用的或在某一软件平台上自行开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序。????2.1.6?配套纸质文件：包括软件开发任务书、需求分析说明、系统分析报告、鉴定证书或验收说明、软件测试报告、软件修改记录、软件说明以及签署、更改等纸质文件。????2.2?收集积累要求????2.2.1?电子文件应由文件形成单位负责收集积累，从申请立项开始，并指定专人负责。档案部门负责监督和指导。????2.2.2?收集积累自行设计的软件，应包括软件产品和软件说明；通用软件应有软、硬件平台说明。????2.2.3?电子文件在收集积累过程中，要及时登记。对于需要多年才能完成的项目，要分段积累、归档。????2.2.4?电子文件的更改单应收集积累、登记，并应在检索系统中体现出更改情况。????2.2.5?积累过程中电子文件的更改，由设计者实施，更改后的电子文件必须与当时的产品状态一致。????2.2.6?积累过程中，应采取备分制，防止出现差错。????2.2.7?在积累过程中，电子文件可存储在磁盘上，其积累、整理方法见3.1。2.2.8?积累多年才能归档的软盘，应一年拷贝一次，磁带应一年倒带一次。????3．CAD电子文件的整理、鉴定与归档????3.1?整理方法????3.1.1?归档的电子文件由形成部门负责整理、编辑，并按要求写入光盘，档案部门予以协助、指导。????3.1.2?产品研制或工程设计过程形成的电子文件应以产品型号、研究课题或建设项目为单元按电子文件类别分别保管。????3.1.2.1?图形、图象类文件按产品隶属或分类编号顺序排列，由几个产品组成的复杂产品，按总体、分系统、单机排列；建设项目按设计、施工、结构、维护管理等顺序排列。????3.1.2.2?数据文件按计算、试验、设计等属类进行整理。同一属类文件按自然形成规律排列。????3.1.2.3?文本文件按文件及表格文件、软件说明等属类进行整理。3.1.2.4?计算机程序按形成时间顺序排列。????3.1.2.5?归档的电子文件应使用不可擦除型光盘。????3.1.3?存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。????3.1.3.1?编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档案类目号、项目代号、电子文件类别代码、光盘序号组成。????a.档案类目号按档案分类执行，根据需要可用到二级类目号。????b.项目代号指产品代号、课题代号以及建设项目代号等。各类代号由标准或业务主管部门给定。????c.电子文件类别代码用字母表示。其中：????G—图形文件?I—图象文件?D—数据文件?T—文本文件?P—计算机程序?如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别部分别填写上。????d.光盘序号是光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。????3.1.3.2?套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示。A表示封存保管；B表示查阅利用。????3.1.3.3?名称：归档项目名称。????3.1.3.4?密级：盘内存储的电子文件的最高密级。??