构建科技期刊稿件电子数据库的方法与全出版流程利用.pdfVIP

第四部分 编辑学与编辑工程 181 构建科技期刊稿件电子数据库的方法与 全出版流程利用 马永祥 邝文国 汪恒英 （《江苏农业科学》杂志社 南京 210014 ） 期刊在出版流程中采用电子稿发排，对降低排版差错率、缩短出版周期和提高编 辑出版工作效率起到了良好的促进作用。但从科技期刊出版的全流程来看，这还是浅 层次的利用。经过近年的摸索，我们在科技期刊稿件电子数据库的建立与全出版流程 利用方面积累了一些实践经验，现做详细介绍。 1 稿件电子数据库的构建 1.1 建库目的与功能定位 科技期刊论文电子数据库，主要是指将期刊论文电子版（一般指 Word 文挡）按 论文来稿时间（或论文题目、第一作者姓名）和按一定规则用电脑集中存储的文件夹。 这既是期刊稿件库的电子版库，也是随着电脑办公普及后用电脑管理稿件的一种流行 方式。而期刊电子数据库的构建目的与功能定位则以此为基本出发点，并根据建库的 数据项和软件使用情况，尽量发挥其在整个期刊出版流程中的作用，以提高期刊管理 水平和工作效率。 1.2 数据库的支撑软件 数据库的支撑软件有许多种，根据实践体会，选用 Excel 作为建库软件为宜。其 原因主要是以下几个方面：①Excel 是 Windows 的自带软件，启用方便；②Excel 操作 方便，易学易用；③Excel 的配套功能满足建库功能要求。 1.3 数据库的构建方法与步骤 在 Excel 下建立文件夹，可命名为“期刊论文电子数据库 Excel 工作表”后，打开 Excel 工作表，建立电子表格（见表 1）。 电子表格可模拟期刊稿件登记簿的版式设定，其内容包括稿件编号、论文题目、 来稿时间、第一作者姓名、审稿情况、发表时间、论文基金（分为国家级、部省级和 市级三类）、审稿费、发表费等项目。具体建库步骤如下：先将各篇稿件电子版（由作 者提供或从电子信箱中转存，以 Word 文档格式存盘，文件后缀为.doc）统一拷贝进入 182 科技期刊发展与导向 表1 科技期刊稿件电子数据库Excel 工作表 审 稿 稿 论 来 作 作 作 论 论 作 发 送 返 审 发 件 文 稿 者 者 者 文 文 者 表 审 回 稿 表 编 题 时 姓 单 邮 基 稿 简 时 时 时 费 费 号 目 间 名 位 编 金 费 介 间 间 间 2008 xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx 2009 xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx 2010 xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx 2011 xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx xx