秘书文档管理（总主编史玉峤姚怀山）（主编贺军陈祖芬） 第二章.pptVIP

尚辅网 尚辅网 尚辅网 三 、收文办理 公文办理 　登记的作用 　　（1）便于管理和保护文件。 　　（2）便于查找和检索文件。 　　（3）便于统计和催办工作。 　　（4）便于核对与交接文件。 登记的范围 登记范围可根据本机关(单位)收文的数量、文件的性质和本机关（单位）的实际工作需要来确定。　 尚辅网 三 、收文办理 公文办理 登记的形式 （1）簿册式登记 （2）活页式登记 （3）电子式登记 登记的方法 　　（1）大流水编号登记法 　　（2）小流水编号登记法 　　（3）口取纸分类登记法 登记的注意事项 一是要全。 二是要准。 三是要细。 尚辅网 三 、收文办理 公文办理 1.初审的作用 　　提高办文、办事效率。 2.初审的内容 　　（1）是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。 　　（2）对上级机关、平级或不相隶属机关的来文的初审，主要检查来文内容是否属于本机关职权范围内应办理的公文。 （三）初审 　　初审是指对收到的来文进行初次审核的行为过程。 尚辅网 公文办理 三 、收文办理 （四）承办 　　承办，是指机关(单位)有关部门或工作人员，对文件所针对的事务和问题进行具体的处理和办理的行为过程。 尚辅网 公文办理 （1）拟办的作用。 　　一是提高办文时效。二是起参谋与助手作用。三是有利于提高办文质量。 （2）拟办的范围。 　　①上级机关(单位)主送本机关(单位)并需贯彻落实的文书； 　　②下级机关(单位)或直属部门主送本机关(单位)并需要回复的请示性或批转性文书； 　　③平级和不相隶属机关(单位)主送本机关(单位)并需回复的函件等。 （3）拟办意见。 　　一是简明扼要。二是周到全面。三是填写规范。 三 、收文办理 1．拟办 尚辅网 公文办理 （1）批办的作用。 　　第一，批办使收文办理进入实质性和实施性阶段，是决定收文承办责任、原则、方法的关键。第二，有利于加强收文办理工作的管理。三是有利于向承办者及时交代意图和要求。 （2）批办的注意事项。 　　一是不得越权批办公文。二是严格控制批办范围，不经批办同样能得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见的公文，均不再批办，由有关部门直接处理。三是批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致，切实可行。四是采取有效措施监督批办意见的执行结果。五是批办过程中，如发现公文所涉及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办。 三 、收文办理 2．批办 尚辅网 公文办理 三 、收文办理 3.承办的任务 （4）整理各种文字材料。 （1）落实文件精神。 （3）转发或批转文件。 （2）起草回复文件。 尚辅网 公文办理 三 、收文办理 4.承办的原则 　　深入实际，加强调查研究。 统筹规划、妥善安排。 　　文件承办实行岗位责任制。 （１） （２） （３） 尚辅网 公文办理 　（1）查阅相关资料，熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公，熟悉有关业务，不能全凭记忆办事。复文需经管理者审核。 　（2）严格执行批示意见。 　（3）加强协商，努力协调各方面关系。 　（4）执行行文制度。 　（5）注重对承办结果的检查与监督。 　（6）阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。 　（7）批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理; 三 、收文办理 5.承办注意事项 尚辅网 公文办理 　　传阅，是根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示的行为过程。 1.传阅的方式 　　传阅文书的方式很多，为了加快传阅速度，提高传阅效率，文秘人员可根据本机关(单位)情况，针对文书的内容和性质，采用适宜的方法组织阅文。 2.传阅的要求 　　（1）履行传阅手续。 　　（2）传阅时注意以下事项:一是严格传阅范围。二是严禁文件横传。三是调控文件运行。四是传阅文件退回后，文秘人员要认真清理检查，检查有无漏传应阅人，有无批办意见，有无短缺文件，有无阅文过长，内容过时。 三 、收文办理 （五）传阅 尚辅网 公文办理 三 、收文办理 （六）催办 　　催办，是指文书管理部门或文秘人员根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查行为过程。 尚辅网 公文办理 三 、收文办理 1.催办的作用 　　加快文件运转和处理速度。 防止文件积压和延误。 　　提高办文质量和效率。 （１） （２） （３） 尚辅网 公文办理 三 、收文办理 　第一，明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）； 　第二，将有效进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据； 　第三，定期或随时向承办部门或人员催询、