秘书礼仪 教学课件 作者 姜倩 第六章 秘书会议礼仪.pptVIP

第六章 秘书的会议礼仪 【案例引导】 某分公司要举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会的部分董事，并邀请当地政府要员和同行业知名人士出席。由于出席的重要人物多，领导决定用U字形的桌子来布置会议桌。分公司领导坐在位于长U字横头处的下首，其他参加会议者坐在U字的两侧。在会议的当天开会时，贵宾们都进入了会场，按安排好的座签找了自己的座位就座。当会议正式开始时，坐在横头桌子上的分公司领导宣布会议开始，这时发现会议气氛有些不对劲，有贵宾相互低语后借口有事站起来要走，分公司的领导人不知道发生什么事或出了什么差错，非常尴尬。 想一想 1．你知道贵宾为什么要离开会场吗？ 2．请指出案例的失礼之处。 第一节 一般会议的礼仪 一、会前的筹备礼仪 二、会议中的礼仪 三、会议结束后的礼仪性工作 一、会前的筹备礼仪 1．确定会议主题 2．确定会议时间 3．确定邀请对象 4．确定会议场所 5．布置会场 6．通知与会者 布置会场应考虑的因素 会标 会徽 标语 旗帜 会议其他用品 花卉 灯光 座位 主席台布置 二、会议中的礼仪 1．会议主持人的礼仪 2．会议发言人的礼仪 3．会议参加者的礼仪 4．会议座位的安排礼仪 1．会议主持人的礼仪 主持人一般由具有一定职位的人来担任， 主持会议期间，应遵循以下的礼仪规范。 （1）主持人应衣着整洁、大方庄重、精神饱满、口齿清楚、思维敏捷； （2）主持人应步伐稳键地走上主席台。如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直，若单手持稿，应右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂；若双手持稿时，应与胸齐高。如果坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸，两手轻按于桌沿。 2．会议发言人的礼仪 正式发言者： 衣着整齐； 走上主席台应自然、刚劲有力； 发言时应口齿清晰、讲究逻辑、简明扼要； 如果是书面发言，要时常抬头扫视一下会场，不能低头读稿，旁若无人； 发言完毕，应对听众的倾听表示谢意。 2．会议发言人的礼仪 自由发言者 发言应讲究顺序和秩序，不能争抢发言； 发言应简短，观点应明确； 与他人有分歧时，应以理服人，态度平和； 听从主持人的指挥，不能只顾自己。 3．会议参加者的礼仪 会议参加者应衣着整洁，仪表大方；准时入场，按序落座；认真听讲，不做小动作；发言人发言结束时，应鼓掌致意；中途退场应轻手轻脚。 4．会议座位的安排礼仪 按规模，会议可划分为大型会议和小型会议，其座次排列遵循下面一些规则。 (1）大型会议座次安排。 ①发言席的位置，发言席的位置一般设于主席台的右前方。 ②主席台的位次排列原则： 中央高于两侧； 前排高于后排； 右侧高于左侧（政务会议则为左侧高于右侧）； 主持人之位，可在前排正中，也可居于前排最右侧。 大型会议座次安排 ③群众席的位次排列。具体方式主要有两种，一种是自由式，即与会者自行择座，不作统一排。另一种是按与会单位名称的汉字笔画的顺序或汉语拼音字母的顺序排位，两种方法既可单用也可交叉使用。 主席台的位次排列原则 4．会议座位的安排礼仪 （2）小型会议位次排列：小型会议位次排列有两种主要方式。一是以桌子为准，一般情况以距门较远的会议桌的一端为主席之位，其他与会者的位次，则应自右而左依次排列。二是自由择座，一般不设会议桌与固定座位，与会者自由择座。 不同桌形的座次安排礼仪 三、会议结束后的礼仪性工作 在会议完毕后，主要包括： 形成会谈文字记录或阶段性质决议，并有专人负责相关事物的跟进； 赠送纪念品； 组织参观活动； 合影留念。 第二节 专题会议的礼仪 一、茶话会的礼仪 二、电视、电话会的礼仪 三、展览会的礼仪 四、新闻发布会的礼仪 五、赞助会的礼仪 一、茶话会的礼仪 茶话会是以联络新老朋友、结交新朋友为目的，用茶点待客，具有对外联络和进行招待性质的社交性聚会。 一、茶话会的礼仪 1．明确主题 通常情况下，茶话会的主题可划分为三类，一是以联谊为主题、二是以娱乐为主题、三是以专题为主题 。 2．确定来宾 通常，茶话会邀请的来宾主要有本单位代表、本单位顾问、合作伙伴、社会贤达、各方面人士等五大类。 一、茶话会的礼仪 3．选择时间 （1）茶话会举行的时机。通常，适宜举办茶话会的时机有：辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等。 （2）茶话会举行的具体时间。根据国际惯例，举行茶话会的最为合适的时间是16：00左右，其次是上午10：00左右。 （3）茶话会进行的时间。通常情况下，一次成功的茶话会，往往持续时间控制在两个小时之内。 一、茶话会