秘书文档管理（总主编史玉峤姚怀山）（主编贺军陈祖芬） 第九章.pptVIP

尚辅网 尚辅网 尚辅网 一、文档一体化的理论基础 文档一体化管理 文件来源原则 　　文件生命周期理论 前端控制思想 （一） （二） （三） 尚辅网 二、文档一体化管理的优势 文档一体化管理 （一） （二） （三） 　　文档一体化是提高单位信息化水平的重要举措 　　文档一体化是提高文档管理水平的重要举措 　　文档一体化可以规范工作流程，提高工作效率 尚辅网 三、文档管理系统的设计与应用 文档一体化管理 （一）文档管理系统的设计原则与方法 尚辅网 三、文档管理系统的设计与应用 文档一体化管理 　　通常情况下，文档管理系统的模块有：收文管理、制文和发文管理、归档管理、档案管理、系统维护与管理等五个模块，如图9-3所示。 （二）文档管理系统的结构与功能 尚辅网 一、云计算的概念和分类 云计算在电子文档管理中的应用 （一）云计算的概念 　　云计算是一种全新的计算模式和网络应用服务，是将大量用网络连接的计算资源统一管理和调度，构成一个计算资源池向用户按需服务。 尚辅网 一、云计算的概念和分类 云计算在电子文档管理中的应用 （二）云计算的分类 尚辅网 二、云计算在电子文档管理中应用的优势 云计算在电子文档管理中的应用 （四）灵活性的服务定制 （一）低成本投入 （三）高度虚拟化 （二）超强的存储资源分配能力 尚辅网 二、云计算在电子文档管理领域的应用前景 云计算在电子文档管理中的应用 尚辅网 * ISBN 978-7-5611-8132-4 总主编 史玉峤 姚怀山 主　编 贺　军 陈祖芬 副主编 谭毓德 普通高等教育秘书学系列规划教材 ISBN 978-7-5611-8132-4 本章结束 谢谢~~ 尚辅网 尚辅网 文档管理电子化概述 　1.文档管理电子化的含义；文档管理电子化的主要功能；文档管理电子化的作用；电子文件的负面效应。 　2.电子文件的基本特征和类型；电子文件的管理原则；电子文件的形成与登记；电子文件的收集；电子文件的鉴定；电子文件的处置；电子文件的整理与归档；电子文件的保管；电子文件的利用。 　3.纸质档案电子化的含义及作用；纸质档案电子化实现的步骤和方法。 　4.文档一体化管理的理论依据和优势；文档管理系统的设计原则与方法；文档管理系统的结构与功能；文档管理系统应用示例。 　5.云计算技术概述；云计算技术在电子文档管理中的运用。 尚辅网 文档管理电子化概述 电子文件的管理 纸质档案电子化 文档一体化管理 目录 CONTENTS 第一节 第二节 第三节 第四节 云计算在电子文档管理中的应用 第五节 文档管理电子化概述 尚辅网 文档管理电子化概述 一、 文档管理电子化的含义 　　文档管理电子化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，从而形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。文档管理电子化是档案信息化建设的重要内容。 尚辅网 文档管理电子化概述 二、文档管理电子化的功能和作用 （一）文档管理电子化的功能 　　文档管理电子化是档案信息化建设的重要内容。 　　文档管理电子化能有效地保护档案原件。 　　文档管理电子化能改善档案的利用方式。 　　文档管理电子化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。 尚辅网 文档管理电子化概述 二、文档管理电子化的功能和作用 （二）文档管理电子化的作用 4.促进档案价值实现 1.提高工作效率 3.保护档案实体安全 2.降低管理成本 尚辅网 文档管理电子化概述 三、电子文件的负面效应 （一） （二） （三） 　原始性认定困难 　证据性保障的困难 　信息容易失真 （四） （五） 　结构和形式虚拟与内容反映的困难 　难以体现其形成过程 尚辅网 文档管理电子化概述 四、电子文档保存方式的变迁 尚辅网 一、电子文件管理概述 电子文件的管理 （一）电子文件的概念及基本特征 　　电子文件是指在数字设备及环境中形成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 尚辅网 一、电子文件管理概述 　第一，从形式上讲，只要是以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并可通过网络传输的各种形式的文件，都叫电子文件，包括文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件和多媒体文件。 　第二，从性质上讲，电子文件是文件的一种类型，应该具有文件的各种属性，同样具有规范体式，需要经过一定的制作和审批程序，同样具有法定的权威和现实执行效用。 　第三，从逻辑上说，电子文件是“数字信息”和“文件”两个概念的交集，它具备电子文件所固有的易检索、易删除、易修改、易复制、易传输等方面