秘书文档管理（总主编史玉峤姚怀山）（主编贺军陈祖芬） 第四章.pptVIP

尚辅网 尚辅网 * ISBN 978-7-5611-8132-4 总主编 史玉峤 姚怀山 主　编 贺　军 陈祖芬 副主编 谭毓德 普通高等教育秘书学系列规划教材 ISBN 978-7-5611-8132-4 本章结束 谢谢~~ 尚辅网 尚辅网 档案的收集与整理 　1.档案室收集工作的内容；档案馆收集工作的内容；档案馆对现行单位档案的接收；档案收集工作的意义。 　2.档案整理的概念和范围；全宗理论及应用；立档单位的构成条件；案卷的排列及案卷目录的编制。 尚辅网 档案的收集 档案的整理 目录 CONTENTS 第一节 第二节 档案的收集与整理 尚辅网 档案的收集 一、档案收集的含义 　　档案收集，就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度与专门征集的办法，把分散在各机关、单位或个人手中的档案和散失在国内外的档案，分别集中到单位档案室和各级各类档案馆。 尚辅网 档案的收集 二、档案收集工作的内容 （一）档案室的收集工作 1.单位内归档文件的接收 　　（1）组织制定并贯彻落实单位归档制度。 　　（2）对文件整理归档的监督和指导。 　　（3）全面检查归档案卷的质量。 尚辅网 二、档案收集工作的内容 2.对少数零散文件的收集 　　档案部门应当会同文书部门或业务部门，建立岗位责任制，把职责落实到人，明确各自收集的重点，结合单位工作中各项检查、人员调动、机构调整等临时性、突发性活动，随时将散存的文件收集齐全。 档案的收集 尚辅网 档案的收集 二、档案收集工作的内容 （二）档案馆的收集工作 　对现行单位具有长远保存价值档案的接收。 　对撤销单位、团体的档案的接收。 　各种历史档案的接收与征集。 　社会散存档案的接收和征集。 　档案馆之间的档案交接与交换。 尚辅网 一、档案整理的概念和范围 档案的整理 概念： 　　档案整理工作是档案部门对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。 尚辅网 一、档案整理的概念和范围 档案的整理 范围： 　　系统排列和编目 局部调整 全过程整理 尚辅网 二、全宗 档案的整理 　　全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。全宗，最先是法国作为档案馆内档案分类的原则和方法而应用的。其具体含义如下: （一）全宗含义及类型 1.全宗的含义 （１） （２） （３） 　　全宗是一个有机整体。 　　全宗是在一定历史活动中形成的。 　　全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。 尚辅网 二、全宗 档案的整理 　我国档案全宗的类型，主要包括以下几种: 2.全宗的类型 （１） （２） 　　按形成全宗单位和全宗内容的性质，分为组织全宗和人物全宗。 　　按全宗的范围和构成分为独立全宗、联合全宗、全宗汇集和档案汇集。后三种是全宗的补充形式。 尚辅网 二、全宗 档案的整理 １．这种方法符合档案的形成规律和特点。 ２．全宗是组成国家全部档案的基本单位。 ３．区分全宗是档案整理工作的第一步。 ４．全宗为档案提供利用，奠定了科学基础。 ５．全宗是对档案进行科学管理必须遵循的重要原则。 （二）为什么要按全宗整理档案 尚辅网 二、全宗 档案的整理 （三）立档单位及其构成条件 第 一 第 二 第 三 　　可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文。 　　设有会计单位或经济核算单位，自己可以编制预算或财务计划。 　　设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 尚辅网 二、全宗 档案的整理 １．政权的变化和立档单位的划分 　　各党派、人民团体、宗教团体的全宗，只要其主旨和组织成分的基本构成没有发生根本性的变化，它们的档案，无论在何时何地形成，应构成一个全宗;地方割据政权的更替也不影响全宗的划分。 ２．生产关系的改变和全宗的划分 　　企事业单位，在各个时期形成的档案是不可分割的整体，应该构成一个全宗，从而能较完整地体现此单位的变化发展，也更有利于查考利用。 ３．基本职能方面考虑 　　在立档单位的政治性质无根本变化的情况下，主要分析它的基本职能是否有根本变化。 ４．组织全宗划分 　　根据立档单位的构成条件和划分全宗的基本条件，对在全国档案馆中占较大比重的省、地（市）县级机关的档案，其全宗一般做如下划分: 　（1）省级机关 　（2）地、市、县机关 （四）立档单位的变化和全宗划分 尚辅网 二、全宗 档案的整理 （五）人物全宗 　人物全宗是社会知名人士（如社会活动家、科学家、作家、艺术家、教育家等）在其一生活动中形成的档案整体。有的国家也称为个人全宗，内分人物全宗、家庭全宗和家族全宗。人物全宗的档案是国家档案全宗的组成部分之一，由各级各类档案馆根据不同层次和不同特点收集保存。但人物全宗的收集关系到个人全宗与组织全宗的关系问题，因为许多个人档案都是在公务活动中形成的。