秘书学概论》（ 第二版） 第五章.pptVIP

尚辅网 尚辅网 * * * * * * * * * * 尚辅网 大连理工大学出版社 尚辅网 项目一 认知秘书工作的方法 项目二 认知秘书工作的艺术 尚辅网 阅读材料 秘书小李应该怎么办 （详见教材第页） 尚辅网 通过本项目的学习，你应该： ◇正确认知秘书工作方法的含义 ◇正确认知秘书的一般工作方法 ◇正确认知秘书的特殊工作方法 尚辅网 一、秘书的一般工作方法 1．调查的方法 （1）个别访谈法。即调查人围绕调查课题向调查对象或知情者通过个别交谈、分别访谈的形式了解和核实实情的一种调查方法。 （2）开会调查法。即把若干人召集到一起，就所调查的问题进行座谈，从而了解有关情况的方法。 （3）直接调查法。即调查者深入事件现场进行有目的、有计划的周密细致的考察，以获得对调查对象的直观具体印象的方法。 （4）间接调查法。即根据调查的目的、任务和要求，把有关的调查项目设计成一份调查表，发放给被调查者填写，然后集中统计、分析，以获得所需要的数据和情况的方法。 （5）统计调查法。即按照一定的目的和要求收集统计数据，然后通过对统计数据的分析研究来取得对事物情况的认识的方法。 （6）普遍调查法。通常称为“普查”、“全面调查”，即对有关范围内的全部调查对象逐一进行调查的方法，多用于需要进行全面了解、对全局有重大影响而其他调查方法不能解决的事项。 尚辅网 2．研究的方法 （1）分类剖析法。也叫比较法，即通过比较事物的异同，按一定标准将相同者归于同一类中。 （2）层层剥笋法。又称纵深法，即逐层向深处推进的方法，有如剥竹笋一样，一片一片、一层一层地，最后将核心部分裸露出来。 （3）分析综合法。这是最常用的研究方法。分析是将调查得来的材料按一定的条件分解为各个部分、各个方面、各个环节、各个层次、各个因素进行研究的逻辑方法。 （4）归纳演绎法。归纳是综合若干具有内在联系的个别事实的共同点，得出一般结论的逻辑方法。 尚辅网 3．协调的方法 （1）文件式协调。在单位内部，常常通过拟定工作计划和活动部署、订立规章制度、集体审订文件等方式统一各方面认识，协调各部门行动；在领导之间，可以通过送阅会议决议和工作日志，借阅各自签批的文件和通报各自处理工作的情况进行协调。 （2）会议式协调。会议是协调的重要方式。办公部门可以通过工作会议将需要协调的事项、要求等提出方案提交会议审议，通过会议做出决定，从而协调各方面的工作。 （3）商榷式协调。协调者以平等的身份、商榷的态度，用探讨的口气发表自己的意见征询对方的看法，共同寻求解决问题的最佳方法，达到协调的目的。 （4）沟通式协调。在管理过程中出现矛盾或失调，多数是因为信息沟通不畅或受阻产生的。秘书可以通过及时有效地传递真实全面的信息，促进彼此间了解，从而消除隔阂或误会，使矛盾得到解决，恢复协调状态。 （5）程序式协调。对于一些反复出现的问题，通常是在问题刚出现时，认真研究并按照政策拿出正确的处理意见，同时制定出标准的处理程序。以后再出现类似的问题时，就按既定的程序进行协调。 （6）相机式协调。在实际工作中，大量的情况和问题是属于新出现的、具有不确定性和突发性，并没有一种一成不变的模式和协调解决的办法。解决这类问题只能根据不同的实际情况，采取不同的方法，赶赴现场见机行事，临场处理。 尚辅网 二、秘书的特殊工作方法 1．请示和汇报的方法 秘书在工作中遇到疑难问题或无处权置时，需要向领导请示，请求领导批准或授权。而汇报则是秘书向领导反映情况或告知重要信息，不需要领导批准和指示。秘书请示和汇报工作，要注意对口，即向分管某项工作的直接领导请示和汇报，涉及多方面的综合性事项则向主要领导请示和汇报，不要多头请示、交叉请示，否则有可能引起多头指示，若领导人意见不一，还会使问题复杂化。 2．受意和传达的方法 所谓受意，即正确接受和领会领导意图。传达则是指秘书将领导者的指示或意见转告给有关人员。秘书在接受领导指示的时候，要集中注意力，准确判断领导的用意且务必做好记录，若有不明确的地方，可在领导说完后当面询问。 秘书在传达领导意见时，不可夹进自己自作聪明的理解和随意的发挥，应尽力做到准确无误。转达领导重要指示时，可要求对方作书面记录，并在转达完毕后要求对方复述，避免误解走样。 尚辅网 3．建言和进谏的方法 建言指向领导提出建设性意见，进谏则是指向领导提出劝阻性意见。 秘书向领导建言时，要注意态度诚恳谦虚，如能恰当地引用历史或现实生活中相似的例子则更能说明问题。秘书在向领导进谏时则要注意选择恰当的时机并注意语言的技巧。 4．引见和挡驾的方法 引见，就是引导访者和领导相见。秘书引导来访者见领导时，应走在客人的右前侧，上下楼梯时都应回头招呼客人。到领导办公室时，秘书应敲门通报，然后侧身示意客人进入。挡驾是指由秘书出面阻挡或谢绝领导不必