呼和浩特地区2006—2010年碘缺乏病监测结果评析.pdfVIP

2014年 第 2月 第 2期 一 浅谈实行无纸化办公后的文件归档 魏丽艳 杨丽然 (聊城市人民医院办公室；聊城市妇幼保健院门诊办 山东 聊城 252000) 【关键词】 无纸化办公；文件归档 【中图分类号】R72 【文献标识码】B 【文章编号12095—6851(2014)2—0509—01 立卷归档是公文处理过程的最后一个环节，长期以来 ，由于各单位处 大量的人力物力。第三种意见主张以电子文件归档，纸质文件为铺，也就 理的都是纸质文件，所以对纸质文件的归档已经有了一套严格而规范的 是说确需归纸质文件的才归纸质文件，笔者 比较认同这种意见，其理 由 方式方法，如填写宗卷号、编写文件页码 、编写文件归档 目录等等。可如 如下： 今随着科技的发展，信息技术在办公领域的广泛应用 ，整个公文处理工作 首先，由于接受的电子文件，处理的是电子文件，领导签批的也是电 发生了质的改变。电子文档是指在数字设备及环境中生成 ，以电子信息 子文件 ，所 以归档的自然而然地也是 电子文件 ，如果在这种情况下再归纸 的形式存储于电脑、磁盘 、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可 质文件，很显然既不现实也无意义，因为即使你还原的所谓纸质文件也是 以在通信网络上传递的文件。这种电子文档具有存储量大、占用空间小 复制品，所以说毫无必要。其次，从技术上讲，由于前期处理的电子文件 以及简单的环保等特点。从而一举替代了传统的纸质文件。其次是这种 是通过某种软件的功能实现的，所以在这种基础上，在增加一种功能就完 电子文档不通过邮局邮寄而是通过专用网络进行传输，这种传输方式更 全可以实现一键归档，即省时间有省力，而且不需要额外增加任何的人工 加省时便捷，尤其是在信息化高度发展的今天，更易为人们所接受。再次 成本和办公成本。最后，从档案的目的性讲，归档的目的主要就是利用， 是这些电子文件通过一种软件可以实行 网上签批，这种签批方式模拟传 那么怎么高效快捷的利用呢?过去人工查找一份文件需要花费很 长的时 统的纸质文件的签批方式，与纸质文件的签批效果一样。以上这些都证 间，如今通过计算机的快速查索，只需几秒钟的时问就能找出所需的文 明了实行无纸化办公已经是完全可行的。那么在这种情况下，我们的文 件 ，再者 ，电子文件 占用的空间极小，这对于节约档案空间有着积极的 件如果归档呢?对这个问题 ，目前有许多同仁进行积极探索。归纳起来 ， 意义。 大致有这么三种意见。第一种意见主张还是归档纸质文件，电子文件由 当然，实行电子文件归档也要注意一下几个问题。 于借助技术容易被复制模仿 ，缺乏唯一性，因此不能作为原始资料归档而 一 是凡涉密文件坚决不能上网，也就是说现阶段 由于带密级的文件 只能作为一种辅助手段，这种观点有一定道理 ，但感觉越来越不适应科技 还是纸质的文件，所以这类的文件仍按传统方式归档，绝不能图省事电子 的发展，而且效率低，人工成本高，也不符合现代办公的趋势。第二种意 化，以免发生泄密事件 ，这就是上面所说的以纸质文件归档为辅的内容。 见主张实行双轨制归档，也就是说纸质文件和电子文件一起归档，既利用 二是关于存储电子文件的介质，一定要做好相关备份，避免由于介质 传统的纸质文件不可比拟的优势又利用电子文件的快捷复制的特点 ，二 损坏造成数据丢失，产生无法挽回的损失，同