16882719.秘书时间管理.pptVIP

秘書時間管理 roger’s 時間管理方法論 願此時間管理可以有效提昇學員的工作效能並且增加各位可用的時間. 多出來的時間請留給關心您的人及您所關心的人. 您的時間資源在那裡, 您的成就就在那裡. 時間管理 大綱 一.什麼是時間管理 (30 min) 二.如何提高工作效率 (30 min) 三.備忘錄實作 (40 min) 四.執行能力的強化 (20 min) 在開始之前 請閉目一分鐘思考這個問題 你的快樂是… 你的成功是… 關心你的人及你所關心的人是… 找出你心的中優先順序 當你知道你只剩下三天的時間, 第一個浮現在你腦海的人是誰? 他是你最關心的人. 第一件浮現你腦海的事情是什麼? 那是你認為最重要的事情 可是平時當你掉到忙碌的陷阱時做的事情有多少是跟這些人或事情相關的? 你知道你可以活久嗎? 30年? 3 年? 還是 3天? 好吧, 就把今天當作是你的最後1天吧! 人, 為何安於現狀? 為何你我都不滿意現狀, 但是卻安於現狀 1.無奈 2.因為現狀是你我最熟悉的 3.或者是不確定改變之後會更好 我們明明時間管理不好, 卻不想要去改善它. 因為忙得沒有時間做時間管理嗎? 因為更忙, 所以才更要花時間做時間管理. 時間管理從那裡開始 時間管理不是因為學習時間管理才會時間管理, 而是從你不滿足於現狀, 或者是想要有更好的時間管理開始 沒有人可教你時間管理, 除了你自己覺得需要的時候 再來是你需要一個新的思考方式. 什麼是新的思考方式呢? 請架設一座橋,使A至B距離最短, 但是橋不可斜著搭 有三片木條, 如何將它們圍成封閉三角形 你可知道為何會想不出來? 因為你跳不出原來的思維習慣 但是假設你畫了出來. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一個舊有的問題 而 roger 的時間管理方法論就是一個新的思考方法, 你只要了解 , 接受, 執行, 持續的做就會得到一個良好的時間管理習慣 你的時間管理目標設定 幫自己設定個目標吧 比如說: 三個月之後自己做完原有的事情後, 時間還可多出 30% 你的期望: 不把工作帶回家; 假日不用趕到公司; 一天花幾個小時陪陪家人或者是你最關心的人; 一個禮拜花些時間到外面走走… 時間管理是什麼? 先瞭解時間管理不是什麼? 時間本身不是問題. 因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多 所以時間管理的問題本身不在於時間多少, 而是在於 自己如何善用及分配你自己的時間…關注 如何有效率的把事情做出來…效率 如何做最好的時間規劃…計劃 如何說到做到…執行力 持續時間管理的做法…習慣養成 時間管理是什麼? 時間管理是讓自己更有績效, 更富效能 效率是你能夠善用資源或者熟能生巧地把事情做完 效能是很聰明地把事情做好. 多聽聽專家的意見, 找到最佳方法, 事先有計劃地做事情 時間管理從良好的計劃開始, 良好的計劃又從行動開始. 有計劃沒行動, 達成率為零. 有行動沒計劃容易浪費時間在修正錯誤上, 所以兩者應該並重 讓我們先來討論… 準備: A4白紙, 一般書寫筆(紅,黑,藍筆) 請分組每組5-6人 請寫出每天妳花在工作最多的時間是什麼? 請寫出每件工作平均花掉多少你多少時間? 每件事情請判斷它是急或不急, 重要或不重要 請按照所花時間最多排序下來 每組只要報告10個 每一組指派一位代表報告 時間管理架構 請排出正確的行事優先順序 正確的行事優先順序 陷阱一:時間的配置不對 Reaction消極回應 v.s. Proaction 積極掌握 積極掌握就是擬定計劃, 做好事情事先的準備, 不要等事情發生了再來補救. 譬如說客戶的要求事先未澄清, 做出好幾千個產品後再來修補, 要花多少時間呢? 而客戶會如何想呢 最好的控制是預防 不合理的時間配置 明智的時間配置 如何克服忙與盲的窠臼 第一件事情是把這些迫在眉睫的事情很快地把它解決. 第二件事情是再多花一點時間, 去想想以後要怎麼做才能不用處理這些事情, 或者不用這麼緊張地處理這件事情. 一天的時間要花大部份時間在思考事情要怎樣做是最節省時間最不花力氣的. 而不是很快的把已經發生的事情處理完畢 陷阱二: 拖延 除了第四項以外, 其它的做起來都不太愉快 不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情 克服1.成本/效益分析法 成本 ... ... ... ... ... ... 好處 ... ... ... ... ... ... 克服2.思維習慣的改變 這件事令人感到為難, 但是它非做不可, 因此我立即將它做完, 以便儘早忘掉它. 養成速戰速決的習慣 將事情切成好幾塊小塊任務, 快速地完成每一塊的任務 先完成容易的部份, 讓事情有進度, 再完成最關鍵的20%, 讓事情看起來像做完 80% 一般. (大塊時間法則) 陷阱三: 事必躬親 諸葛亮凡事必躬親,