标准书号36 37 308 03794 第三章 秘书的工作环境.ppt

秘书理论与实务教程 作者：王毓玳 第三章 秘书的工作环境 【学习目的】 通过本章学习，了解影响秘书工作的环境的种类，它们是如何影响秘书工作的效率的，以及如何适应与改善这些环境。 第一节 秘书工作的宏观环境 一、秘书工作环境的涵义和特点 环境是指对工作绩效起着潜在影响的外部力量。秘书工作环境是指直接或间接影响秘书工作效率的各种潜在外部力量的总和。 特点： 1.复杂和多样性 2. 差异性 3. 变异性 二、秘书工作的宏观环境 1. 政治法律环境与秘书工作 2. 经济环境与秘书工作 3. 科技环境与秘书工作 4. 文化环境与秘书工作 第二节 秘书工作的中观环境 一、企业 二、企业的组织结构 三、公司各部门的职能 第二节 秘书工作的微观环境 一、办公室环境的种类及对秘书工作效率的影响 第一，办公室的空间环境； 第二，办公室的视觉环境； 第三，办公室的听觉环境; 第四，办公室的空气环境; 第五，办公室的健康与安全环境。 影响方面： 1. 作业方面 2. 生理方面 3. 心理方面 二、办公室环境的管理原则 1. 方便 2. 舒适整洁 3. 和谐统一 4. 安全 三、办公室的空间设计 1. 各职能部门的场地设计 2. 工作中心的设计 3. 开放式办公场地的布局 4. 办公房间的空间设计 四、办公室的视觉环境管理 1. 覆盖物 2. 照明 五、办公室的听觉环境管理 1. 消除噪音的来源 2. 用吸音的材料以减少噪音的影响 3. 适量音乐的播放 六、办公室的空气环境管理 1. 温度 2. 湿度 3. 空气流通 4. 空气的净化 七、办公室的保健与安全环境管理 保健： 1. 定期健康检查 2. 灌输卫生知识 3. 采取疾病预防 4. 保持环境整洁 5. 推行健身运动 6. 举办康乐活动 安全的环境管理： 1.防盗 2. 防火 3. 防止意外伤亡 第四节 阅读资料 一、组织结构图 二、商业文件简介 1. 请购单 2. 询价函件 3. 报价单 4. 订单 5. 发货单 6. 收货票据 7. 发票 三、文章摘录 秘书的前程规划 —— (摘自石咏琦《谈天才秘书》， 北岳文艺出版社2003年1月版) 四、秘书工作微观环境有关资料 第五节 技能训练 1. 请为你熟悉的某公司设计一个详细的组织结构图。 2. 现有一家电脑公司， 请将下列职位归入组织结构图中合适的位置。 总经理助理行政办公室总经理销售部 董事会计划财务部推销员车间 生产部市场部会计出纳 3. 模拟训练 秘书决定为自己的办公室购买一台新的计算机，经过有关领导的同意，他看了一位操作员的演示以后，选好了满意的机型号，开始订购。 演员: 买方:公司秘书公司的采购员公司的财务部职 员公司的仓库保管员 卖方:电脑公司的销售部门职员 以上演员都在模拟办公室里，各就各位，每人办公桌上放置一台电脑和打印机。请演示从发出订购单开始公司与电脑公司之间形成的商业文件流的程序。 * * * * 责任编辑：葛娟 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-061 课件章数：12 第一节 秘书工作的宏观环境 第二节 秘书工作的中观环境 第二节 秘书工作的微观环境 第四节 阅读资料 第五节 技能训练 * *