标准书号36 37 308 03794 第四章秘书的口常事务工作.pptVIP

秘书理论与实务教程 作者：王毓玳 第四章 秘书的日常事务工作(一) 【学习目的】 理解办公室日常事务的各项内容主要构件及操作要求，能够按要求进行各项事务的操作。 第一节 接听与拨打电话 一、接听与拨打电话的原则与基本要求 1. 表达规范、正确 2. 礼貌热情，语气清晰和婉 3. 简洁 4. 保密 5. 注意时间 二、过滤电话的注意事项和基本要求 1. 接听重要电话 2. 接听纠缠电话 3. 过滤恐吓电话 4. 过滤唠叨电话 5. 过滤代接电话 三、接听与拨打电话的程序 1. 接听电话的程序 2. 拨打电话的程序 第二节 时间安排与计划 一、日程安排的内容 (1) 各种接待、约会。 （2) 商务旅行活动。 (3) 参加各类会议。 (4) 到车间进行实地检查或指导。 (5) 组织的各类重大活动的安排。 (6) 领导私人活动的安排。 二、日程安排的基本要求 1. 统筹兼顾 2. 安排规范 3. 效率原则 4. 突出重点 5. 留有余地 6. 适当保密 7. 事先同意 三、日程安排的形式 1. 年计划表 2. 月计划表 3. 周计划表 4. 日程表 四、日志系统 第二节 阅读资料 第四节 技能训练 1.秘书小李一次给客户打电话，铃声响了五声之后还没有人接，她就挂了电话。她做得对吗? 2. 秘书小孙一次因工作被领导批评了，心情恨不好，恰好电话响了，铃声响了两声以后，她拿起话筒说: “喂，你找谁？”当得知对方打错电话时，她恨不耐烦地说了声“您打错了”，就将电话给挂了。她的做法对吗? 3. 秘书小欧一次8点钟就给新疆的一位老板打电话， “喂， 是张总吗? ”“你是谁?”“我是杭州娃哈哈集团人力资源部的办公室秘书。”“对不起，我在吃早餐，等会儿打过来好吗?”“噢，好的。”如果你是秘书小欧，你该如何做? 4. 秘书小董接到了一个投诉电话， 对方态度还可以，她一边接电话，一边翻阅当天的文件。小董做得对吗? 5. 秘书小张一次接到了一个恐吓电话，对方态度恨恶劣，声称一定要让她的老总亲自接。小张说老板不在，让他过一会儿打过来，对方依然态度强硬，小张就把电话筒放在一边，去做别的事情。小张的做法对吗? * * * * 责任编辑：葛娟 出版日期：2009年9月 IDPN：308-2009-061 课件章数：12 第一节 接听与拨打电话 第二节 时间安排与计划 第二节 阅读资料 第四节 技能训练 * *