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借阅档案超期不还解决方案 　　摘 要：针对档案超期借阅问题，分析其产生的原因，提出设置合理的借阅期限、确定档案催还模式、完善档案提供利用服务、建立超期档案回收机制、做好配套基础工作等解决方案，以期最大限度地减少企业档案超期利用现象的发生。强调根据档案用户的知识结构、行为方式和心理倾向等提供人性化利用服务，实现档案部门和档案用户的和谐双赢。 　　关键词：逾期借阅档案；档案借阅；档案催还；档案用户 　　Abstract：The paper analyzes the causes of overdue-borrowing archives， and proposes to some solutions that set up reasonable time limit of borrowing， determine the model of recalling archives， improve the service of accessing to archives， establish the mechanism of recalling overdue archives and do supporting groundwork well. This paper lays emphasis on that we should provide humanized service in accordance with the knowledge， manner and psychology of archive users to achieve double wins. 　　Keywords：Overdue-borrowing archives；Access to archives；Archives recall；Archive users 　　不管是在学术界还是在实际工作中，我们一贯强调加强档案利用，扩大档案利用，档案利用为纲，等等。企业一般用利用率考察档案工作情况，档案利用本身往往被当作追求目标，利用率越高，档案工作的价值才得以实现。一味追求利用工作量，以至于利用的后续工作被忽略了。在利用工作开展过程中，笔者发现档案超期不还现象很多，这不仅影响了他人的借阅，降低了档案的利用率，也影响了档案部门整体服务形象。只有认真分析借阅超期的原因并采取相应措施，才能减少超期现象的发生，实现档案部门和档案用户的和谐双赢。 　　1 档案超期不还原因分析 　　通过调查，笔者发现造成借阅超期主要有以下原因，也反映出档案部门的一些问题。 　　①借阅制度不健全，没有制定违约和赔偿处理办法，超期不归还没有惩罚措施，有些档案用户就会长期占有所借的档案，想还就还，不想还就不还，造成档案归还率低。 　　②工作重点大部分放在提高利用率、档案信息化等方面，很少顾及档案用户的违规行为，没有严格执行催还，致使档案超期不还现象屡屡发生。 　　③催还方式单一，催还力度不够，负责提供利用的档案人员工作主动性不高。催还采用的是温馨提示的方法，档案用户再次借阅时档案人员提醒其归还超期档案，责任心不强的档案人员根本不进行催还。 　　④未开通网上续借服务，没有根据用户行为习惯提供服务，档案用户无法对未使用完毕已到期的档案方便快捷地进行续借。档案用户对网络具有很强的依赖性，倾向于网络化操作，不愿意到档案部门办理续借。 　　⑤档案工作的辅助地位和服务性质，致使档案部门没有话语权。业务部门认为档案部门应该服从其工作需要。 　　2 解决档案超期问题方案研究 　　2.1 设置合理的借阅期限。借阅期限过短，档案用户未使用完毕，只好逾期使用；借阅期限过长，档案用户容易将久置不用的档案忘诸脑后，同时也增加了档案遗失的风险。合理的借阅期限，既能满足档案用户的需求，又可缩短档案在档案用户手中的滞留时间，加快循环周期，降低拒借率。 　　设置借阅期限，必须兼顾科学性、合理性和灵活性，在调查、统计和分析的基础上，根据档案利用周期重新确定借阅期限和续借次数，有些档案利用者很少，可以适当放宽借阅期限。如正常借期为60天，续借次数限制为3次，超出3次，档案用户可以提出申请，由部门负责人、档案部门负责人签字同意继续续借。 　　2.2 确定档案催还模式。档案催还是一个向档案用户发送信息的过程，而且是一个长期连续的过程。如何将不断产生的、大量的催还信息准确、可靠地发送给档案用户，是催还工作能否成功的关键。目前的催还方式主要有以下几种： 　　2.2.1 电子邮件催还。电子邮件是当今Internet上应用最广泛的信息服务之一，具有传递速度快、使用方便、费用低廉、不限地点等特点，利用电子邮件发送催还信息是一种方便、经济、快捷的方式，但其可靠性会因为个别档案用户不能及时注意到邮件而达不到催还效果