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试谈高速公路工程档案管理 229 试谈高速公路工程档案管理 欧喜文 (南京市公路建设处 南京210008) 摘要：工程档案文件资料编制工作是工程建设过程中的一项重要工作内容，做好档案文件编制工作应从工 程建设的前期、中期和后期连续进行控制。通过建立完整的档案管理制度和工作程序，不断地加强 检查和指导，就能保证档案资料收集整理与工程同步，确保交、竣工验收时就能提供一整套完整、真 实、规范的工程档案，实现档案创精品的目标。 关键词：工程档案管理 工程档案文件资料是高速公路工程质量和管理水平的真实反映，档案编制工作是工程建设过程中的一 项重要工作内容，同时公路工程竣工文件是基本建设的重要技术资料，是国家科技档案的重要组成部分。以 往部分高速公路工程项目完工时还存在档案工作不能同步完成，或者档案资料质量不符合验收规定要求等 情况，从而影响到正常工程交竣工验收工作。如何确保在工程完工时能按时提供出一套符合要求的档案资 料，笔者从几条高速公路档案管理工作中得出几点体会：就是在工程实施各阶段根据工程特点和档案工作要 求，采用同步管理措施，且过程中加强检查和落实，各项档案工作就能顺利完成。 首先在工程前期应制定出一套完整、系统的档案管理办法，确立档案工作目标，重点做好以下几点： (1)开工初期即建立网络。项目工程档案主管部门应对档案编制工作紧抓不放，规定各新进场单位必须 建立档案工作责任人网络，由项目经理(监理组长)或技术负责人挂帅，配置专(兼)职档案编制人员，档案编 制人员要由熟悉工程的技术人员担任。还要建立健全各项规章制度，对专(兼)职档案工作人员进行固定，不 经项目工程档案主管部门批准，不准调离工地和变换工作，保障档案工作的连续性。要通过多种途径，向参 建单位强调档案编制和工程实体建设相辅相成、互为支撑的意义，向有关人员不断灌输“规范、全面、真实、原 貌”等规范要求，要求每一位档案编制人员严肃认真地对待档案工作，树立创“精品档案”的目标。 (2)配齐现代化办公设备，确保“纸质档案”和“电子档案”编制质量。项目工程档案主管部门应督促各参 建单位必须配备齐全各种现代化办公设备，为更加快速、科学、规范地编制各类工程档案提供物质保障，努力 把档案编制工作提升到一个新的水平。硬件设备主要有：专门的档案室、档案柜、电子档案编制设备和用具 等。这样纸质档案和电子档案的编制工作才能得到充分保障，保证了档案编制进度和质量基本符合规范、 标准。 (3)工程开工前项目工程档案主管部门应会同技术部门根据工程特点和相关规范标准要求建立一套标 准的工程项目文件样本及表格样式，在以后的项目施工过程中各相关单位形成的各类文件资料必须以规定 的格式完成，这样保证了档案文件基础材料的统一性和完整性。 (4)开工前就必须明确各参建单位负责档案文件收集及组卷范围，这样在平时各单位就能根据要求进行 文件材料的收集和整理，如业主要有计划地收集各类工程管理文件和各类图纸等，监理要收集各类监理管理 文件和日常抽检资料等，承包人要收集各类施工自检资料和相关音像照片等，文件组卷范围不宜过大，笔者 认为目前省内工程档案文件收集范围过广，耗费时间整理的大量文件后续使用价值并不大，档案主管部门应 对文件收集范围仔细研究，合理确定收集范围。由于档案工作强调文件的原始性，以往工程结束时往往找不 到原始文件，主要是原始文件不在档案组卷部门而是在别的部门手中，这样给组卷单位造成了一定的困难。 项目工程档案主管部门要提前制定完整的文件资料工作流程，规定发文单位原始文件最终流向为该文件的 档案组卷部门，如某高速公路项目规定承包人上报的“财务支付月报”一式五份(一份正本，四份副本)，上级 230 中国公路学会2007年学术论文集(上)南京市高速公路建设论文集 各单位审批完成后应留下副本，正本应返还到监理单位(财务支付月报规定由监理单位组卷)，这样有效避免 了文件材料不齐全或不符合要求情况的发生。 其次在施工过程中加强检查和指导： (1)项目工程档案主管部门应根据档案编制工作的进展情况，结合工程实际，把档案管理的有关规定和 工程的特点紧密联系，采用主管部门定期检查，配合上级档案部门不定期抽检，责成各参建单位不定期自检， 通过定期检查