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全球化背景下的档案管理* 迈克尔·库克 郝建苹／译 [摘要] 本文评论了全球化对档案管理和文件管理的影响，从主要目标和 任务、档案管理和文件管理的界面、鉴定、保管、利用管理和用户服务、知识管理这些 主要专业职能依次展开。最后得出结论：全球化对档案管理的影响跟对其他专业领 域的影响一样，它有一些弊端，但也有有利的一面，它提供了对一些长期存在的问题 的解决方案，并使更多的人了解这个专业，这尤其适用于城市建设领域。 [关键词] 全球化档案管理 文件管理 知识管理 “尽管人们经常在书刊上提到全球化，但却并不能确切的表达其含义。全球化并不仅仅 是技术整合和市场份额，同一技术和技能能使地方的文化和知识传统具有全球性意义。同 时，全球化也意味着非国家范围内的整个社会包容问题。”① 何谓全球化?全球化似乎意味着规模巨大，具有国际化的范围，使迄今受控的系统自 由化，采用企业化甚至商业化的方法，运用产品营销学，应用专业用语，还有可能(这可 能是我们最害怕的)将收人提交世界银行。这句话激起了人们强烈的反响：一些人赞成， 一些人反对，大多数人表示深切的怀疑。 如今我们生活的世界全球化特征已经非常明显。就像很多改革一样，全球化有利也有 弊。就整个经济领域而言，益处已经显而易见，但对很多人而言，全球化似乎让一些侥幸 的人(有的情况下，甚至是罪犯)富有起来，并且他们的富有是以牺牲那些贫穷的人为代 价的。然而就无形的东西而言，这会有所不同吗?全球化有其崇高的一面吗?也许就知识、 信息、数据来源、研究和教育而言，事情确实有所不同。我们档案工作者的资本是信息 (一种无形的东西)，总想克服物质载体的障碍，将自己的产品传播开来。但是这些障碍对 我们而言总是强有力的，因为利用者只能通过我们积极的劳动才能利用材料。现在出现了 电子渠道，我们可以规划将产品推广出去。我们期待虚拟档案馆服务的世界，如果能够成 功，那么我们实际上就开拓了全球化的一项受益。 虚拟档案馆 对档案工作发展而言，全球化的益处是什么?弊端是什么? 可能的弊端就是统一。档案源于其形成者的文化，并用其语言表达，因此，无论档案 工作者多么需要合作，每一档案服务的氛围和结构以及每一文件的内容却必定千差万别。 但是当我们进行电子政务和电子事务时，专业实践的类似，或许是立法及实施方面的类似， 必定增长。在访问我的中国和日本同行时，档案服务的这种性质——类似和差异——生动 的表现了出来。访问者一份文件也不能阅读，甚至连公众利用指南也看不懂，但却能感受 -X． 本论文受国家自然科学基金项目资助．项目代号 ①Peter Scott，‘H曲Wi∞’，G1．勘Edmation5．November2002．P．13． 3 到服务任务和程序中的差异和类似。① 至少我对多样性的消失感到非常遗憾。国家或语言传统的不同，反映了我们历史的不 同，就如同生命本身也是多样的，这种变异本身也是具有价值的，值得我们珍惜。在这种 情况下，在中国传统的档案管理的大背景下，考虑城市建设档案的特定应用，中国同行们 对差异进行研究并做出了特定贡献，这将受到欢迎和庆贺。。 有益的一面，我们热烈欢迎一些方面至少是企业化精神的出现，也建立了对产品传输 价值的欣赏。近十几年来，我们国家档案工作量大增，这在很大程度上归于：受到资助被 深切关注的项目能成功地将档案呈现给人们，即各种利用者。也许世界上的档案太多了， 我们不能将它们全都放入可用的系统，因为毕竟世界上大多数人的工作在使未分类的档案 资料增多②。因此有必要将其中一些任务立为特定项目，这样用户群就会关注以这种方式产 生的资源③。这尤其适用于城建档案。 我们也欢迎档案事业做大可能带来的利益。电子通信使我们的服务可能遍及世界各地， 档案服务也能成为一个规模庞大的企业。实际上档案服务的范围正在扩展，在许多国家， 档案服务已遍及教育和文化服务∞。 既然全球化影响我们工作的各个方面，下面我会论述那些我认为是主要的方面。 档案界的目标和任务 首先看一下我们的全面目标。在以往的培训中，英国档案工作者总是被告知：他们全 部的目标就是保管那些独一无二的材料⑤。后文我将会探讨保管问题。其实在保管中总有一