文件和记录管理程序.docVIP

修订记录 页次 版号 修订内容 修订者 批准 修订日期 责任部门 制定 审核 批准 生效日期 文控中心 王娟 2011-6-1 注:如无受控文件之盖印,为非受控文件,只有受控文件才会被自动更新. 1.0目的： 为使质量与环境管理体系文件和记录有效管理，避免逾期失效的文件误用,保证使用的是最新文件。 2.0范围： 本公司内所有质量与环境管理体系文件和记录管理。 3.0职责： 3.1文控中心负责公司所有质量与环境管理体系文件与相关记录的编号、发放、与回收及归档管理工作。 3.2各部门负责本部门在用质量与环境体系文件和记录的管理。 4.0术语和定义： 4.1受控文件：为防止误用旧文件而以版次予以追踪修订的所有质量与环境体系文件(含相关法律法规及相关方的特定要求等外来文件)。 4.2第一级文件：质量与环境手册--简明公司质量与环境系统如何满足ISO9001:2008与ISO14001:2004标准及相关方的要求。 4.3第二级文件：程序文件--质量与环境管理体系的管理、规划管理、动作执行等各项质量与环境管理体系所含的管理程序。 4.4第三级文件：作业指导书--质量与环境管理规定、质量与环境作业标准、监测标准等。 4.5第四级文件：质量与环境记录—监测表、纠正表、测试报告表所有与质量与环境管理体系有关的记录等格式。 5.0 程序 5.1 一般要求: 5.1.1 正式发行的质量与环境体系文件必须有制定、审核、批准，并按规定要求排版打印。 5.1.2 质量与环境体系文件的发放必须办理签收手续。 5.1.3页次格式：页次/总页次 5.1.4版次格式：版本号 在一个版本内只能修订一次，每次修订文件必须更改当页面文件版本，如一份文件其它页没有修改，则不需更改版本。最新版为01,第一次修改为02（如此类推） 5.1.5文件一般包含:文件编号、文件名称、版本、制定部门、制定日期、修订日期； 5.2文件编号 5.2.1文件类型： 一级文件——MM(管理手册) 二级文件——MP管理程序 三级文件——WI作业指导书 四级文件——FM记录/表格 5.2.2一级文件编号： MM －□□□ (Management manual) 手册序号 文件级别 5.2.3二级文件编号 MP－□□□ (Management procedure) 程序文件序号（001-999） 文件级别 5.2.4三级文件编号：WI－□□－□□ (Work instruction) 作业指导书序号（001-999） 部门代号（见下表） 文件级别 5.2.5四级文件编号：FM－□□-□□□－□□ (Form) 版次（新版01，增版02，如此类推） 流水号（001-999） 部门代号（见下表） 文件级别 部门 代号 部门 代号 部门 代号 总经理 GM PMC PC 品质部 QC 管理者代表 MR 采购 PH 工程部 EN 行政部 HR 仓库 MC 财务部 FN 销售部 MK 制造部 PD 其它 OT 5.2.6外来文件编号：DO－□□□－□□ (Document of outside) 版次（新版01，增版02，如此类推） 流水号（001-999） 文件级别 5.2.7 MSDS 编号：MSDS－□□□ (Material safe data list) 序号（001-999） 文件级别 5.2.8 其它资料编号：名称－时间－□□□ 流水号（001-999） 年月日（如：2008年3月28日，编号为：080328） 文件名称简写 5.2.9 法律法规编号：一般以其书号为准,如没有书号的以其颁布生效的日期为准，并参考5.2.8进行编号 5.3文件的制定、批准、发放与回收 5.3.1文件的制定与批准 文件类型 制定 审核 批准 一级文件 ISO专员 管理者代表 总经理 二级文件 三级文件 部门主管 部门负责人 管理者代表 四级文件 制定部门 ISO专员 部门主管或经理 5.3.1.1文件的编制要参考5.1-5.2，且有依据，体现实用、规范、正确、有效性。首次发行的文件，要填好《文件发放与回收记录》，以确定文件发放的部门及数量,并制定《文件总览表》。 5.3.1.2审批： 按文件的制定与批准表中的规定，一、二级文件由管理者代表审核，总经理批准，三级文件由质量与环境管理代表批