档案管理细则(参考).docVIP

江阴市第二人民医院档案管理实施细则 第一章 总则 第一条 为了加强对档案的管理，有效地保护和利用档案，充分发挥档案的效益，实行档案管理制度化、规范化，科学化，根据《中华人民共和国档案法》、《江苏省档案管理条例》、《无锡市档案管理条例》和国家有关档案工作的方针、政策，结合本单位的实际情况，特制订本细则。 第二条 本细则所指档案的范围，是指本单位在工作中形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式的历史记录。 第三条 单位建立综合档案室，集中统一管理文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、声像档案、实物档案和电子档案等各种门类和载体的档案。 第四条 档案工作是反映和衡量机关整体管理水平的一个重要标志。应纳入机关年度工作计划，纳入管理制度和有关科室和人员职责范围。 第二章 机构 职责 第五条 综合档案室隶属于办公室领导，设立专职档案员，并在各科室设立兼职档案员，协助专职档案员做好档案工作，业务上接受同级档案部门的指导。 第六条 综合档案室职责： 1、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策。 2、起草、制订本单位档案工作的规划、计划和制度。 3、协助、检查各职能科室文件材料的积累和归档工作，并对兼职档案人员进行业务指导和督促。 4、负责统一管理本单位的档案，并按照有关规定向档案馆及时移交档案。 5、编制必要的检索工具和参考资料，积极热情主动地开展利用工作。 6、积极采用现代化管理手段管理档案，提高档案管理水平。 7、负责监督、指导下属单位的档案工作。 第七条 分管领导职责： 1、把档案工作列入年度工作计划或目标管理中，做到制度健全，执行有效。 2、督促指导档案部门实施目标或计划，提高本单位的档案管理水平。 3、关心和协调档案管理工作，切实解决档案工作中的各种困难和问题。 4、关心和支持档案人员，有计划地安排业务培训，以提高业务管理水平，确保档案人员的工作待遇。 5、对在档案管理工作中做出贡献的人员，予以表扬和奖励。 第八条 专职档案员职责： 1、认真学习、宣传、执行《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策和本单位的档案管理制度。 2、努力学习档案业务知识，钻研业务，提高业务水平，对各部门文件材料的形成、积累、整理进行监督指导，并及时做好接收工作。 3、对接收的各种文件材料进行分类、整理、编目，编制必要的检索工具和实用的汇编资料，为档案信息的开发利用创造条件。 4、做好各类档案和档案工作情况统计工作。 5、认真做好查档接待工作，做到熟悉家底，了解需要，提供优质服务，并认真做好借阅和利用效果登记。 6、根据“八防”要求，搞好档案库房的管理工作。 7、严格遵守保密制度，不失密，不泄密。 8、积极采用现代化管理手段管理档案，提高单位档案管理水平。 第九条 兼职档案员职责： 1、认真学习、宣传、执行《档案法》和上级关于档案工作的方针、政策及本单位的档案管理制度。 2、积极参加档案网络活动，努力学习档案业务知识，不断提高自己的专业工作水平。 3、加强对本部门文件材料形成的指导工作，保证文件材料的载体、文件格式、 字迹材料等均符合要求。 4、认真做好本部门文件材料的形成、积累、收集、归档工作，保证文件材料的齐全、完整、准确、系统，并及时向档案室移交。 5、积极配合档案室做好本部门档案的分类、组卷工作，使本部门档案分类科学、组卷合理，便于保管和利用。 6、做好本部门利用档案情况的信息反馈工作。 第三章 档案管理制度 第十条 归档制度： 归档范围：凡是反映本机关工作活动，具有查考利用 价值的文件材料均属归档范围（详见各类档案归档范围和保管期限表）。 归档时间 1、文书档案应在第二年六月底前归档结束。 2、设备、基建、科研档案在设备、基建、科研项目验收结束后一个月内归档。 3、声像档案、实物档案随时归档。 4、会计档案在会计年度终了后，由本单位财务部门保管1—2年后向档案室移交。 5、电子档案归档时间（见电子文件归档和管理制度）。 三、归档要求 1、归档的文件材料要齐全、完整、准确地反映各项活动真实面貌和历史过程。 2、归档的文件材料必须字迹端正、线条清楚、图样清晰，签署完备。 3、本单位产生的文件材料归档时必须是原件，文件底稿必须用碳墨水或蓝黑墨水书写。 4、归档的文件材料应按照档案形成的特点和规律，加以系统整理。 5、各类文件材料归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。 6、电子文件归档时一式三套，一套封存保存、一套查阅使用，一套异地保存。 7、归档的材料必须编制移交目录，交接双方根据移交目录清点核对后签字。 第十一条 收发传阅制度 1、凡上级机关及有关部门、单位的来文及有关人员外出开会带回的文件一律交办公室文书登记、编号，然后交办公室主任批办，再按批办内容送分管领导批