接待工作案例.docVIP

接待工作案例 ——以Cacon大逢车进校园为例 前期联系 1.专人负责联系，和相关单位（上级：如宣传部；下级：承办学院）接头； 注意事项： 明确活动负责人，保存好活动双方联系人电话； 确定活动级别，通报相关单位负责人； 确定来人姓名、职务、人数、车辆、活动日程、所需器材设备； 确定活动规模，事先联系场地、观众组织、水电、开关门。 迎接 专人负责，确定迎接位置（校内、外，重大活动安排接站） 注意事项： 确定迎接人数； 确定是否安排迎接车辆； 提前和对方负责人联系，明确迎接时间、地点； 确定是否安排礼仪； 安排摄影、宣传报道。 三．参观校园 专人负责，重点：陪同讲解人员安排。 注意事项： 确定参观路线、所用时间； 提前安排引导车、讲解员； 重大活动，提前向沿途单位打招呼，保证学生秩序和卫生安全； 确定重点场所停车时间； 确定停车位置； 安排摄影、宣传报道。 四．座谈会 专人联系，布置会场，确定议程，准备材料，安排饮水、礼仪。 注意事项： 提前确定会场，联系开关门，接通水电、空调、话筒、多媒体调试； 布置主席台，包括桌布、鲜花、饮水、议程指南、背景喷绘； 打扫会场卫生； 安排礼仪引导； 安排摄影、宣传报道。 五．接待 专人联系，提前安排坐席、坐次，明确房间。 注意事项： 安排引导，最短时间内进入各自房间； 提前安排好用餐标准，尽快上菜上饭； 安排好用酒； 调度好车辆，及司机的就餐； 安排好服务人员，负责接拿衣物、倒茶、倒酒，就餐期间服务。 六．活动现场准备 专人负责，提前准备好场地、器材、活动氛围营造、组织观众入场、秩序维持。 注意事项： 专人负责邀请领导，送《邀请函》，安排领导坐席，准备饮水； 提前清理会场，或和承办单位对接，做好会场准备，包括灯光、音响、场地卫生； 安排好座次表，专人负责引导就座； 提前调试器材设备，确保正常运转； 准备备用设备，以防万一； 布置会场，安排好背景、横幅、标语、鲜花、会议议程； 做好安全预防，提前掌握钥匙、逃生门； 准备好洗手间，并做好引导提示； 提前准备观众入场，确保秩序； 安排好摄影，宣传报道。 七．活动过程 专人负责，各司其职。 1.专人负责节目的衔接，提前彩排，确保活动平稳有序，不卡壳； 2.专人负责灯光音响，确保效果； 3.专人负责领导席服务，确保茶水、节目单、引导； 4.专人负责秩序，确保秩序井然，禁止出现起哄、喧哗、喝倒彩； 5.专人负责安全，进退场秩序井然，逃生门有专人负责； 6.专人负责宣传报道，摄影、摄像、写稿； 7.专人负责观众互动，适时与主持（讲）人形成良好互动； 8.专人负责颁奖程序，事先彩排，确保颁奖环节平稳流畅； 八．活动收束 专人负责，交接明白。 1.专人负责场地清理，包括垃圾清理、饮水用品、鲜花、桌布、会议材料、横幅、背景喷绘清理等； 2.专人负责设备器材收交、归还； 3.专人负责断电、锁门； 4.专人负责退场； 5.专人负责供稿、照片、视频后期处理； 6.专人负责调度车辆，欢送离开。 活动前，召开专门会议，明确分工，各司其职； 活动后，召开总结会议，总结工作，明确优点，提出不足，注意加以改进。 1