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理论探讨 关于人事档案社会化和信息化管理的研究与思考 张 华 中国贸促会白山支会 吉林 白山 134300 【摘 要】本文就当前档案电子信息化的现状,发展的趋势及信息电子的益处进行阐述,对当今社会主义市场经济条件下人事档案管理如何建立一种社会化、开放式 的管理模式及这种模式的含义、特点和意义进行了探讨。 【关键词】档案 电子信息化 人事档案 管理 一、人事档案的社会化、开放式管理 种方向和发展趋势 。今后我国政府机构改革的幅度和力度将进一步 随着市场 经济的建立和发展,必须探索和研究社会主义市场经济 加大, 机构庞杂臃肿, 人浮于事的现状将得到整治, 精简机构, 合署办 条件下人事档案社会化丌放式管理的新模式。下面主 要谈谈这种模 公、联合办 学的大口径管理方式将被采用,每个小单位自行管理人事 式的含义和 特点。 档案的模式将被取代。同时,政治体制改革的深化,会使政府对人事档 （一 ）含义 案逐渐淡化,人才将成为一种没有任何政府色彩的产业,人事档案社会 l、人事档案米源的 广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机 化开放式管理模式, 可能成为一种通用的管理模式。 构、管理对象和服务对象的社会性, 决定了人事档案来源的广泛性和 内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中,人事档案的收集、处 二、档案电子信息化管理是社会进步、科技发展 理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使,该机构人事档案来源 的必然 单一,仅取限于本机构人员, 内容也较简单,而社会化的人事档案管理机 （一 ）某些档案信息电子化的现状有待改善 构,其来源要广泛得多,可以来自该社区范围内各类人员,又由于每类人 l、档案软件没有信息管理功能,缺乏通用性。档案部门使用的计 员身份不同, 集中起来显得人员复杂, 其档案内容也非常丰富多样。 算机型号不一,规格各异、各自开发的软件不能互用,并且 没有一个 2、利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人 既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统, 由 才, 无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才、选 于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息 拔合格或优秀人才,还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕 编辑成果, 这制约了档案信息电子化的进程。 业生就业,都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用用途的多 2、在我国至今还没有建市立一个达到数据交换的机读目录档案 样性, 导致对人事档案内容、载体、传递方 式等方面需求的多样性: 系统。档案信息系统平 ¨网络建设形成并行其是,层次不一,规范性、 也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狄窄范围,不仅组 开发性 、服务性、 共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。 织上需要, 而且许多个人也需要,那些与个人生活和切 身利益密切相 3、标准化、规范化工作有待提高。档案信息管理电子化的前提 关的人事档案,经常会被组织和个人查阅利用,但它们的要求不完全一 是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,档案业务基础差,案 样, 呈现出多种多样的需求。 卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性 3 、人事档案管理方式和服务方式的开放性 。市场经济的建立, 差;档案白动化工 作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系 减弱了人事档案政治化 、神秘化的程度,与此同时,信息技术和因特网 统,无法全血实施、推广 统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。 的飞述发展, 改变了人事档案管理和服务方式。可以采用现代化管理 4、档案信息管理人员的素质有待提高。管理人员要有较高的知 手段与方式管理人事档案,还可以将不属于个人隐私内容的人事