电子信息网络环境下档案信息资源的开发利用.pdfVIP

电子信息网络环境下 档案信息资源的开发利用 张建军杨兰芳任怡文 一、信息网络环境的产生和发展 从90年代开始，多媒体技术飞速发展，电子计算机大量涌人家庭，国际互联网络的形成与发展。使我 们面临着新的电子信息网络环境。因特网已从最先为美国政府拥有的、为冷战服务而发展起来的小计算机 网络，迅速发展成为一个世界性的、用户最多、影响最大的信息资源网络互联系统。据网上统计资料表明， 1979年底，全球共有186个国家和地区联八因特网，网上有1600万台主机，4000至7000万用户。它联接 着全球700多个大型图书馆，400个学术文献库，100万个包括文字、图形、图像、声音、视频等多种媒体的 庞大信息源。到1999年2月，全球因特网用户巳达1．13亿人，拥有5600万台计算机。在国际互联网的形 成和迅速发展的环境下，我国信息高速公路也以惊人的速度发展起来。1996年我国各家报刊最乐观的估 计，上因特网的计算机还不足30万台，1999年已超过100万台。1994年以来，国家投资数十亿元。重点建 设开通了“金桥”、“中国科技”、“中国教育科研”和“中国公用计算机”四大互联网络，并先后实现了国际联 网和国内互联。特别是1995年开通的“中国教育科研网”已成为国内最富影响的综合性计算机网络。它包 括全国网络中心、地区网点和高智能人才结集的所在高校校园网，已覆盖西北、西南、华中、华南、华东和京 津等八大地区。到1997年，已有70多个城市270多个单位接入。中国科技网实现了百所联网。中国公用 计算机互联网已覆盖了全国所有省、市、自治区。中国金桥信息网已在24个省市建立了70多个站点。1999 年是“政府上网年”，到目前为止，60％以上的部委和省级政府上网。我国档案部门也不甘落后，纷纷上网。 目前，已有北京、上海、新疆，天津、海南、四川、河北等20多个档案机构开通了国内档案网站网址。 以上这些信息告诉我们：我国不同的机关、团体、企业事业单位的信息管理都在广泛地应用计算机技 术和网络技术，国内信息网络环境业已形成。在此环境下，以往以手工为主的档案机构，必须应用电子信息 技术实现信息化。传统档案机构正受到电子信息技术和网络技术的猛烈冲击。对这种新的电子信息网络 环境，档案部门必须研究电子信息网络环境下档案信息资源的开发利用问题，搭上信息社会化的列车，为 社会提供更快捷、更有效的档案信息服务。 二、电子信息网络环境对档案工作的影响 (一)对档案馆(室)藏结构的影响 迄今为止，档案馆(室)传统的馆(室)藏是以纸张为载体的档案，随着电子计算机技术和缩微复制技术 为代表的信息技术的产生发展，传统纸质档案一统天下的旧格局已被打破，缩微、声像、软盘、光盘等档案 文献补充到馆(室)藏中来，馆(室)藏档案信息资源结构发生了很大变化。同纸质档案一样，缩微、声像，软 盘、光盘等档案也是实体档案。电子信息网络的产生和发展，网络上已经存在大量档案信息。作为信息服 务机构的档案馆(室)，不仅应当向用户提供馆(室)藏档案信息，还应当开发网上档案信息资源。这就要求 档案馆(室)根据特定的目标，对网上已经存在的档案信息资源进行搜索和收集，加以核实，并将核实后的 有关网站网页进行合理的组织，使之成为能够提供给用户检索、浏览和链接的网上档案信息集合。就是说． 档案馆(室)在保存实体馆(室)藏之外，叉增加了虚拟馆藏，馆(室)藏结构发生了根本性的变化，档案馆 一100一 (室)也因此成为既有围墙，又不完全受围墙限制的档案信息机构，用户则可以从档案馆(室)获得两类档案 信息——从馆(室)实体档案中获得的档案信息和来自网络上存在的档案信息。对于利用者来说，无论是从 档案馆(室)收藏的还是从网络上获得的档案信息，只要是自己所需要的即可。 、 在电子信息网络环境下，按地域、单位组织馆(室)藏的格局将发生根本性变革。档案馆(室)除继续按 国家法规规定的范围．接收保管范围的档案，拥有可以为利用者服务的实体馆(室)藏外，还可以拥有虚拟 (室)藏档案信息。前者仍然是本馆(室)保管范围内的多种档案信息资源(如纸质档案、电子档案等)的总 称，后者则是超越法规规定保管范围的其他单位、其他地区、全国甚至全球的档案信息资源。在电子信息网 络环境下，只有网上数字化的档案信息资源可以被共享，而一旦馆(室)藏实体档案信息资源在网上为利用 者服务，这些档案信息资源就可能成为其他档案馆(室)的虚拟馆(室)藏。