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数据库编程基础 主编:李京文 中国铁道出版社 第7章 报表 报表是Access中用于输出数据的对象。为了使得数据库中的数据能够得以永久的保存，常常需要将数据库中的某些数据以纸质文档保存起来。报表就是设计和输出数据的最好的工具。本章将介绍如何利用向导和报表设计器来创建各种类型的报表，以及对报表的界面的美化、对报表数据的排序分组等知识。 7．1 引例 利用Access的报表对象，可以将数据库中需要打印输出的数据按照需求以各种形式来设计和编排，最后打印成外观优美的报表来保存数据。 图7-1是对学生选课及成绩的分析报表。报表中按学号进行归类，并且汇总了每个学生的选修课程数、总分和平均分。 图7-2是利用学生在校信息所做的标签式的报表。报表中信息显示为每页两列，每条记录以标签样式来展现。 7．2 报表的基本概念 报表是Access数据库的对象之一，用于将数据打印输出。报表被查看时默认以打印预览的格式来显示数据。报表的数据可以来源于表或查询。 在Access中，可以使用向导来创建报表，也可以使用报表设计器来创建报表。报表中不仅可以显示各种原始数据，还可以对数据进行归类、统计。报表中的数据可以按照用户需求设置为任意效果的布局，许多在窗体中设计布局的方法，在报表中可以同样使用。 7．2．1报表的类型 按照数据在报表中的编排格式，可以将报表分为：纵栏式、表格式、图表式、标签式、主子式等。下面将介绍常见的几种类型。 1．纵栏式报表 纵栏式报表一般将字段垂直显示于页面上，每个字段的字段标签和字段值在同一行。在一个页面中，根据记录的字段数量，可以在页面中显示一条或多条记录。图7-3即为纵栏式报表。 2．表格式报表 表格式报表将字段水平排列。一般将字段标签置于报表的页面页眉中显示，而字段值置于报表主体中显示，整体效果就像表格一样，一条记录显示为一行，在一页中可以显示多条记录。图7-4即为表格式报表。 3．图表报表 图表报表是以图表的形式来直观的显示和打印数据。 4．标签式报表 标签式报表可以将每条记录以邮件标签的形式来展现，主要用于打印名片、标签、信封等。 5．带有子报表的报表 若在一个报表中，还包含了另一个报表，则被包含的报表称为子报表；包含子报表的报表称为主报表。 7．2．2报表设计器的组成 在Access中，创建报表可以使用向导，也可以使用报表设计器。但是若要对报表进行修改则必须使用报表设计器。通过报表设计器可以直接编排、设置报表中的各部分内容。报表设计器和窗体设计器很相似，主要由五个节组成，分别是报表页眉节、页面页眉节、主体节、页面页脚节、报表页脚节 1．报表页眉与页脚节 报表的页眉与页脚可以通过“视图”菜单的“报表页眉/页脚”命令来添加和删除。 报表的页眉一般用于显示报表的标题，打印时只在第一页显示；报表的页脚一般用于添加一些说明信息或汇总信息等，打印时只在最后一页的最后一个主体节之后显示。 2．页面页眉与页脚节 页面的页眉与页脚可以通过“视图”菜单的“页面页眉/页脚”命令来添加和删除。 页面页眉一般用于放置每一页顶端都需要的信息，如设计表格式报表时，将字段标签放置于页面页眉中，在每一页的页面顶端都显示同样的信息。打印时，页面页眉在每一页的顶端显示，首页中页面页眉在报表页眉之下显示。 页面页脚一般用于放置页码页数、日期、说明等信息，打印时，在每一页的底部显示。 3．主体节 主体节是每一个报表都必须包含的节，用于放置报表的数据信息。可以通过拖拽字段或者添加控件的方法来设置信息，还可以将信息按类别进行归类；此外节中还可以放置一些美化界面的控件，如线条、矩形框等。在报表设计器中设计报表和使用窗体设计器设计窗体相似。 7.3 自动创建报表 在Access中，就像创建窗体一样，也可以通过自动创建报表命令或报表向导来快速创建报表。 2．使用报表窗口的“自动创建报表-纵栏式” 使用“自动创建报表：纵栏式”命令可以直接对数据库中的表或查询自动创建纵栏式报表。 例7.2 利用“自动创建报表：纵栏式”命令，以学生档案表为数据源创建一个报表。 分析：本例是使用自动创建报表的向导来创建报表。 3．使用报表窗口的“自动创建报表-表格式” 使用“自动创建报表：表格式”命令可以直接对数据库中的表或查询自动创建表格式报表。创建方法同创建纵栏式报表一致。本处不再赘述。 7．3．2用报表向导 1．使用“报表向导”命令创建报表 使用“报表向导”命令可以从一个或多个数据源中选取若干字段来创建报表，数据源可以是表或查询。 例7.3 利用“报表向导”命令按钮、以学生档案表和学生在校基本表中部分字段来创建图7-11所示效果的报表。 分析：本例是报表向导的用法介绍。本例所需字段共五个。从图7-11中可见，报表中的数据经过了归类，首先是按系别归类，其次是按班级归类，