安徽警官职业学院基本建设类档案工作规范.docVIP

安徽警官职业学院基本建设类档案工作规范 为了提高我院基本建设类档案（以下简称基建档案）的质量和管理水平，充分发挥基建档案在学院建设中的作用，并为考核基建档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、国务院批准的《科学技术档案工作条例》，国家档案局、国家计委联合颁布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、原国家教委发布的《普通高等学院档案管理办法》等法律、法规、规章的规定，结合我院实际，制订本规范。 基建档案的收集和归档 (一)基建档案归档范围的原则 1 归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学院和社会当前与 长远具有参考价值和凭证作用。 2 归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。 3 归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系与实物完全一致并具有成套性。 (二)归档的主要内容和重点 1 归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工验收材料，基建预算、概算、决算、器材管理等方面。 2 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。 (三)不归档的文件材料 1 上级机关有关基建的普发性（非专指本院）、不需办理的文件。 2 正式施工前的草图、未定型图纸； 3 重份文件和重份图纸； 4 无查考价值的临时性、事务性文件。 (四)形成积累 1 学院基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备相应专（兼）职档案人员，负责基建文件材料的形成、积累、归档工作。 2 基建部门接到基建新建、扩建、改建及大、中型维修项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。 3 基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理，竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。 4 基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料，交学院基建部门汇总、整理。 5 院综合档案室要随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专（兼）职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作。 6 基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。 7 院基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一，要与它所反映的对象一致，能揭示其性质与特征。 8 使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写变更通知单，并履行批准手续。 9 归档的基建文件材料格式要统一，蓝图规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。 10 学院各部门在与设计、施工单位签订基建工程项目的合同或施工协议时，必须在合同或协议书中对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，明确写明编制竣工图的责任（包括经济、法律责任），做好施工记录、交工验收记录和签证等。 11 竣工档案（主要是竣工图）是基建工程项目的最后真实记录，是对工程项目进行考核和日后使用，维修、扩建、改建，大、中型维修的依据，同时具有法律依据，竣工图是竣工验收的必备条件之一，凡竣工图不符合档案管理要求的，工程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位的竣工章，施工单位项目负责人（或图纸修改人）签名。 （12）院基建部门要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气、通讯等网线图。 (五)整理组卷 1 基建项目结束（含最终完成）后，基建部门专（兼）职档案人员应对该项目形成的应归档的基建文件材料进行整理组卷工作。 2 根据基建文件材料的形成规律，按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则，对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，可按工程项目组卷，一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷，其余材料按文件性质分别组成案卷。 3 文字材料的排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；图纸按图的类别序号排列（即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、电工图、气管图、更改图）。 4 拆除卷内金属物，对破损的材料进行修补。 5 基建文件材料采用卷皮、卷盒（袋）方式保管，蓝图采用手风琴折叠成四号图纸的规格，底图采用卷放或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订，但归档的蓝图一定要装订，透明底图用缝纫机打图边。 6 无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页数均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，不装订的案卷，应在卷内每份文件材料右上方加盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐一填写。 7 填写卷内目录和备考表，卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。若无说明，也应将立卷人、检查人姓名、时间写上。检查人应是立卷单位负责人，以示对