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科 学论坛 I■ ChinaSCienceandTechnologyReview 论沟通管理在项 目管理中的重要性 李海霞 (中石油大港油田分公司石油工程研究院 天津 大港 300280) [摘 要]无人不成组织，人们同时处于一个组织中，彼此之间必然会产生各种错综复杂的关系。当人们以相互作用并共同来完成组织目标时组织就存在了， 因此组织就是一个社会总实体 ，它有明确的目标和精心设计的结构。而组织之间的相互作用，必须通过沟通来实现。组织中的沟通，成为组织存在的基本条件 ，也是 组织生活的基本要素。沟通管理对于项目管理至关重要，尤其是对于油田科研单位来说更是显得非常重要，本文主要从沟通关系、方式及容易出现的问题中阐述 了 如何进行项 目沟通管理。 [关键词]沟通管理 重要性 中图分类号：C93-03 文献标识码：A 文章编号：1009-914x(2ol5)o6-ol72—01 有人做过一项统计，在失败的项 目管理当中，沟通管理的失败或不足占据 便于 日后查阅。对于项目组及企业内部，书面沟通的内容主要是项 目进展及其 了80％，凸显了沟通管理在项 目管理 中的重要作用。 他方面的报告、各种通知、内部备忘录等。书面报告注重使用清楚简洁的语言。 项目的运行离不开人，再高科技的东西，其设计和操作也离不开人。只要有 3会议 人的地方，就存在沟通的问题。人是感情动物，其素质、倾向和情绪和社会关系 会议是解决项目执行过程中出现的问题的最佳途径，它是对项 目目标投入 会直接影响到项 目的运行 如何沟通成为了一个关键因素。 的工具。会议通常的内容是通知项 目情况、制定行动计划、发现已有或潜在问题 一 沟通管理过程 时召集讨论等。会议时间不能太长，一般不要超过4o分钟，也不能把会议带人无 总的说来，沟通管理是一个收集与反馈，存储与加工，解决与发布在项目执 休止的争论，毕竟争论不会给工作带来实质性有价值的东西。 行过程中所汇集的各种信息的处理过程 。简单的说就是信息的传递和理解 。沟 4．网络沟通 通管理的主要过程包括 ： 信息时代使团队的活动不再局限于面对面的活动，一种新的组织形式开始 第一 ，沟通计划编制，包括确定项目干系人的信息和沟通需要，谁需要什么 显现——虚拟团队，实际上就是利用网络平台把实际上分散的成员联系起来， 信息，什么时候需要，如何把信息发送给他们 。 在 “线上”进行合作，例如，即时对话工具、可视电话会议系统、电子邮件、内部工 第二，信息发送 ，及时向各项目干系人提供所需信息。 作组等。在这种沟通方式中，信息的传递一般不存在问题，但在信息的理解上 ， 第三，绩效报告，收集并发布有关项 目绩效的信息，包括状态报告，进展报 则更容易产生歧义 。一旦信息被恶意散发或错误理解，则造成的冠害更大。 告和预测 。 沟通方式的选择十分重要。如电子邮件尽管方便快捷 ，但它也有缺点，首先 第四，管理收尾，生成、收集和分发信息来使阶段或项目的完成正规化 。 是信息超载，我们难以把重要的信息同垃圾信息区分出来。另外，它也缺乏情绪 = 几种主耍的沟通关系 的内容，使人感觉是冷冰冰的和非个性化的 因而当需要传递丰富的信息时，应 作为石油工程院的科研管理人员，在项 目运行的项 目管理当中，其职责包 该选用面对面的沟通，或者通过视频会议方式。 括了如下的内容：和上级单位的沟通，和本单位主管领导的沟通，和项 目运行单 四、沟通管理中容易出现的问题 位的沟通，和平行单位的沟通，和本单位其它相关职能部门的沟通 。 在项目计