分类方案和归档范围(企业版)二.ppt

企业分类方案、归档范围 及保管期限表 2007年5月 一、分类方案 （一）概念 档案分类方案，又称为“档案分类大纲”，它是指在确定档案全宗内文件的具体分类法之后，用文字或图表等形式，标列出各级类目名称，按一定顺序排列而成的一种类目表，它是指导立档单位进行档案文件分类的工具。 (二)、企业档案分类的原则 以全部档案为对象，依据企业事业单位管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。 三个内涵 1、以全部档案为对象，将企业单位档案作为一个有机整体 2、以内部的管理职能分工为基础 3、以保持档案之间有机联系为基本要求 （三）、档案分类方案的内容 1、对本全宗档案的分类方法的说明。一般应指明所用的复式结构分类方法及其各个层次的主要划分与归类标准 全宗内档案文件的分类方法是指导和具体划分档案文件的依据。 一般方法包括四种： （1）、按文件来源 组织机构分类法、作者分类法、通讯者分类法 （2）按文件的产生时间分类 (年度 时期) （3）按文件的内容 (问题 实物 地理) （4）按文件的形式 (文件种类(名称) 载体形态 形状规格) ?常用的分类方法 （1) 职能分类法 （2）问题分类法 （3）组织机构分类法 （4）年度分类法 （5）对象分类法 　　　型号分类法 　　　工程项目分类法 　　　课题分类法 （6）专业分类法 （7）地域分类法 （8）档案载体形式分类法 2、由各级或各层次类目构成的类目表。大、中型企业，一般可设三级类目。小企业一般设二级类目。 3、对分类方案的使用要求与说明。包括对个别类目含义的解释说明。对分类中的有关注意事项的说明等具体内容。 （四）一般要求和注意事项 1、编制分类方案，应首先注意根据企业档案的产生和形成特点，在分析档案文件(历年的)内容、载体等因素的基础上，确定适合企业单位分类需要的档案分类方法。 2、严格按照国家的有关文件的要求，一个企业应按统一的分类方案进行分类，不能随便变动。 3、做到类别设置合理，各类之间界限清楚。上位类目和下位类目要层次分明，每一层类目的分类标准应一致，不能同时并列地采用两种或两种以上的分类标准。 4、保证分类方案中各级类目之间的系统性，类目简明，类目的所指范围明确，类目的排序科学。 5、为了保证分类方案的适用性，应由企业档案工作人员、文书工作人员和有关业务部门人员协作编制。分类方案一经确定，类目应保持相对稳定，必要时亦可加以修正和补充。 （五）一般企业分类方案的设置 国家档案档案局1991年颁布的《工业企业档案分类试行规则》 苏州市档案局1992年的《工业企业档案分类试行规则》实施细则 1、企业档案一级类目的设置 一级类目就是企业单位档案分类的第一个层次，即企业单位档案分类的基本大类。 国家档案档案局设置十个大类 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。 这样的设置是以工业企业管理职能为基本依据的，能反映出工业企业管理的主要职能分工及其相互间的联系。 一般的工业企业我们可按照此分类来设置，其他类型企业和事业单位也可参照执行。 在实际工作中也可根据本单位情况予以适当调整。 （1）、增加必要的一级类目 （2）、减少或合并一级类目 （3）、既增加一级类目，又减少或合并一级类目 苏州市实施细则规定 个别生产程序特殊的企业，其专业档案难以归入上述十大类时，可根据实际需要增设一级类目 非生产型企业公司档案分类设置七个一级类目党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、科技档案类、会计档案类、干部职工档案类 2、企业档案分类二级及二级以下类目的设置 （1）二级及二级以下类目设置的基本方法 A、按职能结合问题设置 B、按性质（或专业）结合对象设置 C、按形式或性质设置。 （2）企业档案分类二级及二级以下类目设置参考 A、党群工作档案二级及二级以下类目 B、行政管理档案二级及二级以下类目 C、经营管理档案二级及二级以下类目 D、生产技术管理档案二级及二级以下类目 E、产品档案二级及二级以下类目 F、科学技术档案二级及二级以下类目 G、基本建设档案二级及二级以下类目 H、设备仪器档案二级及二级以下类目 I、会计档案二级及二级以下类目 J、干部职工档案二级及二级以下类目 3、类目标识符号 （1）字母与阿拉伯数字混合编号方法 基本大类用字母顺序排列标识 “八分制”标识，就是类目代码从“1”到“8”，以后用“91”、“92”直到“98” 两位阿伯数字标识，就是类目代码，从“01”开始直到“99” 字母与数字之间不用间隔号，二级以下类目层次中间用间隔号 A党群工作类 A01党务工作 A02组织工作 A02.01组织管