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会 计 档 案 培 训 材 料 二○○八年三月 目 录 第一章 基本概念 第二章 会计档案的收集与整理 第三章 会计档案的立卷与归档 第四章 会计档案的鉴定与销毁 第一章 基本概念 一、会计档案的含义 会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 另外，财务部门的各种财务、预算、计划等材料，以及有关的法律规章、管理性文件都视为文书材料，按文书档案管理规范进行管理。 二、会计档案的整理依据 会计档案的整理依据是财政部和国家档案局于1998年8月联合颁发的《关于印发会计档案管理办法的通知》（财会字[1998]32号）文件（见附件）。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。 第二章 会计档案的收集与整理 一、会计档案的归档时间 会计档案按照财政部规定，当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由本单位财务会计部门保管一年。期满后，应当由会计部门按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册，再移交本单位档案部门统一保管。 二、会计档案的具体归档内容 会计核算专业材料的内容和成份包括会计凭证、会计帐簿和财务报告等，这三种会计核算材料，共同构成一个不可分割的统一会计核算专业材料体系。具体包括： （一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。 （二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。 （三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。 （四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。 采取电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。 三、会计档案的分类与组卷 因公司内部各职能机构都有会计业务，所以会计档案的分类一般按组织机构—年度—类型（凭证、帐簿、财务报告、其他）分类。 会计材料的组卷可按凭证、帐簿的种类和张数结合时间组卷，财务报告可针对时间组卷。具体组卷方法如下： （一）会计凭证 记帐凭证按时间顺序，原始凭证按凭证顺序，以凭证数量的多少分为若干本，按日、按旬、按月顺序排列装订成卷，一本凭证为一卷。一般每本的厚度要适中（4厘米左右为宜），去掉金属物，加上封面和封底，做到装订结实、美观。装订后，放入标准的会计凭证盒内，填写封面和脊背。 （二）会计帐簿按帐簿名称，在年终结帐，决算后整理组卷。根据数量多少，帐本较厚的一本帐为一卷，帐本较薄的，则将保管期限相同的数本帐组为一卷。对死页帐（定本帐）应保持原来面目，不必拆去空页，去掉塑料封皮，稍加整理即可；对活页帐，应去掉空页，将已记帐的帐页依次编号，去掉塑料封皮和金属物，装订成册，并且在每年帐的首页前加一张“保管人员一览表”，然后加上统一制作的帐簿封面。 （三）会计报告 组卷时，应将年报、季报、月报分开组卷，若数量少，可将季报、月报合并组卷。报表的立卷要区分不同保管期限，一个卷内的报表必须是一个保管期限，同时也要考虑报表的多少来组成保管单位。对会计报表的分析和说明，应当与会计报表合在一起组卷，以保持内容上的联系性。 第三章 会计档案的立卷与归档 一、会计档案案卷封面的填写 （一）会计档案凭证（盒）封面项目有：立档单位、凭证名称、起止日期、册数、记帐凭证数、财务主管、经办会计、保管期限、全宗号、分类与目录号、案卷号。以上项目除全宗号、分类与目录号、案卷号由档案部门填写外，其他均由财务部门负责填写。各项目的具体填写方法如下： 1、立档单位：即立档单位名称。填写单位全称或通用简称。 2、凭证名称：填写各类型凭证的名称。 3、起止日期：填写证单位形成的最早最晚日期，用阿拉伯数字书写具体年、月、日。 4、册数：应填写本月共多少册，本盒是第几册。若遇本卷（册）为几个月凭证一起扎帐装订在一起的，在“本月”前空白处填起止月份，如“1月—2月共1册，本盒是第1册”。 5、记帐凭证数：应填记帐凭证的起止号码数。 6、财会主管：填写主管会计姓名，可盖章，无主管会计的可填财务部门负责人姓名。 7、经办会计：填写经手办理会计核算业务的会计姓名，可盖私人印章。 8、全宗号：即档案馆给定立档单位的编号，有的可照实填写，没有的空着不填。 9、分类与目录号：即会计凭证案卷所属会计档案实体分类目录的编号。清江公司会计档案的分类采取《水电厂企业档案分类表》中43（会计帐务）三级类号，即430表示报表，431表示帐册，432表示工资单，433表示凭证，434表示会计档案移交、销毁清册。目录号用字母和数字结合表示，字母“K