关于湖南高校电子数据管理的思考.pdfVIP

总第61期 湖南广播电视大学学报 2015年第 1期 Sum No．61 JournalofHunanRadioTelevisionUniversity No．1．2015 关于湖南高校 电子数据管理的思考 何艳平 (湖南广播电视大学，湖南长沙 410004) 内容摘要：本文针对我省高校电子数据管理的现状，系统地分析了省内高校在信息化建设过程 中电子数据缺乏统一规划、统 一 管理 以及数据的真实性缺乏鉴定标准等问题 ，并分析了其成因，提 出了进行电子数据管理顶层设计、提高档案管理人员业务水 平、制定相关电子数据规定与标准等对策。 关键词：高校；电子数据；管理 中图分类号：G647．24；G276 文献标识码 ：A 文章编号：1009—5152(2015)01—0079—04 随着信息技术的飞速发展，高校信息化建设的 的业务则由上级部门提供了相关软件平台的用户端 不断推进 ，各高校都形成了海量的电子数据 ，这些数 人 口。大量业务软件与平台的使用，使相关数据与 据分散在不同的部门，由不同的业务软件生成，随着 上级部门之间的直接传递与纵 向交流变得更为简 工作人员与工作岗位的变动及软件的更替，有的正 捷，大大提高了工作效率与精确率，并且电子数据存 逐步消失，有的则变成不可利用的信息。基于电子 储的高密度及网上传输的便利性，大大节约了行政 数据的特殊性，笔者从我省高校电子数据的管理现 运行成本，同时也为领导决策发挥了更大更及时更 状人手，分析了存在的系列问题，并对这些问题的处 全面的参考作用。这些软件使用的同时形成了内容 理提出了一些对策。 丰富、格式不一的海量电子数据，由于这些数据大部 一 、 我省高校电子数据管理的现状 分一旦离开生成软件便不具备可读性，所调查的高 在我省的100多所高校 中，笔者随机抽取了30 校大都没有对业务软件形成的电子数据进行集中管 所，其中包括了本科、大专与高职院校 ，就高校数字 理，档案管理比较规范的高校也仅只是对文书档案、 档案管理 l0大方面进行调研 ，这 1O大方面主要涉及 照片档案等的电子文档及其它可读性强的电子数据 电子数据收集的范围，办公系统数据的管理，各部门 进行了归档。 业务软件的使用情况，业务软件生成数据的管理模 二、我省高校电子数据管理中存在的问题 式，电子数据的利用情况等等。通过调查发现，我省 随着高校信息化建设的不断推进，越来越多的 高校普遍实现了办公 自动化，信息化建设取得了很 应用系统投入使用，形成的数据也越来越多，更多的 大的成就，如都建立了丰富多彩的校园网站，推行了 问题也凸现出来，具体表现如下： 无纸化办公，实现了网上文件的收发，有的高校还开 1．高校信息化建设条块分割，缺乏统一规划 发了自己的办公软件 ，有的购买了相关的业务软件 ， 目前高校所开发与使用的软件大多只针对特定 如学籍、教务、财务、科研、图书、资产等管理软件，有 的业务，没有一个综合的管理平台，各部门各 自为 收稿 日期：2O14一l2—08 作者简介：何艳平(1975一 )，女，湖南广播 电视大学副研究馆员。 - - - — — 79 --·—— 重，而部