无纸化办公的实践及其对发展MIS的思考.pdfVIP

12—26 无纸化办公的实践及对发展MIS的思考 陈士林 (华能国际电力开发公司南京分公司南京210035025—7791735) 抽姜本文介绍了一个企业在无纸化办公方面的实践。对发展管理信息系统存在的问题．特别对企 业镁导千部在MIS系统中段有应有的位置，多散尚未直接参与的现状做了分析和论连。最后对发展 MIS系统提出了几点建议。 关■调无纸化办公．MIS思考 f ?l?f丫 。 1无纸化办公的实践 在1998年年末，我们单位就基本上做到了无纸化办公。我想用一篇短文来介绍一下。这是我 在本单位局域网上发表的获奖征文。又做了一点增加和补充，题目叫做“计算机办公，乐在其中”。 全文如下： 现在一上班，八小时里的第一件事就是急着打开办公桌上的计算机。登上我们单位的局域网。 先打开“自动台历”，立刻就看到今天那一页，马上想起了予先计划要做的事情。然后打开“电 子邮件”，看看有什么人给我写信，写些什么，急的就立即回信。接着再翻开“公告板”，看看有什么 通知、消息．开什么会议。然后再打开“文件”平台，看看办公室秘书小王又给了我什么文件或请示 报告，急的，马上用笔输入法亲笔批示退回。如要了解近几天的生产、经营情况和感兴趣的其它数 据，就翻开“报表”数据库，新近的、以前的，什么数字都能查到。一晃近两个小时过去了。主要的工 作情况已在计算机上傲了初步了解。急办的事也在键盘上处理完毕。 下午下班前。有了空闲时间，我就可以用“文档”写写文章，用“工作日志”记记日记．整理一下自 己的文件夹，或在“讨论组”里发表一点感想。有时，还登上英特网．看看我们“华能国际电力开发公 司”的股票在纽约证卷交易所的行情。这样，又在计算机上泡上一、两个小时。 的确，键盘替代了纸和笔，屏幕替代了文件夹，伴随着计算机里发出的叮咚音乐声响，办起公来 心里非常愉快，效率也高，别有一番情趣。以前打电话找人．人不在，急死了，事也办不成。电子邮 件可挡不住．不怕他不在电话旁。布置的事情办得慢．不满意时．也可以批评部下。在“公告栏”里催 办，这可是当众批评，又快又灵。以前写个条子给几个人看，还得关心传到那里了。现在，发出的邮 件有“主送”，有“抄送”．几秒以内已进了所有人的信箱。兔年来I临前，大家还相互发了电子贺信，有 的附上画片，有的还带语音贺词。真是十分亲热。我们的“华能苑饭店”作为远程用户也拨号上网， 发了广告，方便内部职工予订除夕家宴。一年多来政工部办的“电子快讯”周刊已有60多期，办公 室办丁15期“总公司和兄弟电厂动态”，档案室也办了20多期“电力信息简讯”。我们自己的电子 新闻刊物是真的上了网。起到了活跃气氛，推动工作的作用。为了提高水平，我们对干部进行过“计 算机知识和操作考试”，采用了机上取卷、机上答卷、机上交卷的形式，形象实用、生动有趣。我们举 办了“我和计算机”网上征文比赛，热烈踊跃、诗文并茂。从培训到实践，从学习到应用，无论我们领 导干部还是部门的中层干部．现在大家都天天上网。人人上机．已离不开计算机办公自动化系统了。 12—27 由于整个单位的领导、中层一把手及主要岗位都有了计算机。34台机子的局域网已经开通～ 年，一切都变得那么方便。现在不印发内部红头文件和会议通知，也不收藏什么文件，看过、用过的 文件按几下键又可以调出来，报表和各种文字报告一律走屏幕上报。我们巳经做到了无纸化办公。 另外。我自己已能熟练使用“汉瑞德”手写笔。汉字可直接输入，不愁不懂拼音；写长文章时用上 了IBM语言输入软件，先列个提纲就可以口授，形成初稿后再用笔修改；靠着“视窗95”和鼠标，操 作起来形象生动．不用死记。不愁英语不熟。更有趣的是。当我出差在北京、西安各她时。只要把我 的笔记本电脑连在宾馆房间的电话线上．千里之外的远程办公就变成了现实。和在办公室里办公完 全一样，照看文件，照发指示．真是妙极了。 自从去年元月以来．我们华能南京分公司使用了办公自动化系统，内部形成了一个中型网络， 所以办公的形式发生了重大改变。信息交流快了．命令下达