效率如何提高？.ppt

* 提高个人工作效率 Sean Tu 2014.2.1 找出造成您工作效率低的因素 克服造成低工作效率的坏习惯 影响工作效率的因素 缺乏明确的目标； 缺乏优先顺序抓不住重点； 做事有头无尾； 缺乏条理与整洁； 不懂得授权； 不会拒绝别人的请求； 盲目行动； 简单事情复杂化； 办事拖延； 案例１ 一天动物园管理员发现袋鼠从笼子里跑出来了,于是开会讨论,一致认为是笼子的高度过低.所以他们决定将笼子的高度由原来的10米加高到20米.结果第二天他们发现袋鼠还是跑到外面来,所以他们又决定再将高度加高到30米. 没想到隔天居然又看到袋鼠全跑到外面,于是管理员大为紧张,决定一不做二步休,将笼子的高度加高到100米. 一天长颈鹿和几只袋鼠们在闲聊,“你们看,这些人会不会再继续加高你们的笼子?”长颈鹿问. “很难讲。” 袋鼠说：“如果他们再继续忘记关门的话！” 案例２ 查尔斯.M.斯瓦伯,就是那个巴布斯雷汉姆钢铁公司经营成世界上最大的独立钢铁生产公司的英雄,曾经在一次晚宴上向一个叫爱威.李的管理顾问提出了一个挑衅性的问题:”请告诉我怎样才能用同样的时间干更多的事情,如果你讲得有道理,你要多少钱都行.“ 爱威.李递给他一本空白便签说:每天晚上写出明天你要干的事,然后按他们的重要性编码.早晨就开始干第一件事,直到完成.接着开始干第二件事,第三件…… 如果你没能完成所有的项目,不要忧虑.如果你这种办法不灵,别的方法也白费.不信,请你试试看,不久,斯瓦伯给爱威.李寄了一张3.5万美元的支票.后来他说那是他有生以来最有益的一堂课. 案例 案例３ 小李是一家房地产公司的行政助理，她曾一度陷入工作的困境。当他正努力完成一个同事交给的工作时，另一个同事又打断她，交给她一项更紧急的工作。她是应该停下手头工作去满足第二个人的要求呢，还是应该继续完成第一项工作，满足第一个人的要求呢？不管怎样，总会有一个人对她不满。当她向上司求助时，已经作好了辞职的准备，但最后还是决定试试上司的建议。 现在小李在她的桌子旁放了一个白板，板上写着每个人的要求。当同事有紧急要求时，他们自己向与之“冲突”的人解释，获得优先处理权。既然整个团队都看到了她的工作安排，小李可以将与每个人相关的工作列为最优先。很快，由于各人的要求是公开的，需紧急处理的工作便大大减少了。 案例４ 活 动 我的工作清单（6月29日-7月3日） 1.厂报主题活动策划（7月9日厂报会议） 2.本月工作计划和上月工作总结上报（7月3日截止） 3.月培训报表制作（7月5日截止） 4.新员工入职培训安排（7月2日进行） 5.收集有效沟通培训的案例资料 6.联系领导力培训方面的外训机构 7.回复关于社会保险方面的邮件 8.和同事聊昨晚的电视节目 9.周末参加管理师培训 A 即刻做 2、3、4 B 等一会就做 1、5、6、9 D 不要做 7 C 我真的需要做这些吗? 8 紧急 重要 以逸待劳 疲于奔命 一事无成 越来越忙 我们从这些故事中学到了什么？ 自我思考 你是否过于专注于“做好某事”却没有思考这是否是“最应该做的事”？ 你是不是曾长时间运用一种方式工作，从而认定自己把精力集中在最重要的事情上？ 是否曾有内部或外部的顾客抱怨你或你的团队过于重工作程序或墨守陈规，忽略了客户的真正需求？ 找出什么事情才最重要 一但明白什么事情最重要，要确保将自己的时间和精力放在“最应该做的事情”上，并切实执行。 什么事情最重要？ 组织的战略远景和目标 个人的工作表现和成绩 更接近自己的人生目标 如何克服低工作效率 巧妙地利用时间 定期地分类整理 设定清晰的目标 时间管理技巧 一.合理地安排工作 巧妙地利用时间 利用零碎的时间 在交通工具上 睡眠 与人沟通 用　膳 时间管理锦囊 权衡轻重, 界定缓急 专心一致, 避免打扰 自我约束, 避免拖延 懂得说 “不” 同类工作一次进行 避免完美主义 避免过高承诺 一.合理地安排工作 二. 定期分类整理 你的办公桌上放了些什么﹖ 告别杂乱无章的习惯 保持桌面整洁，只留正在做的事情和需要处理的文件. 经常要用的物品应容易取用. 每一件物品应摆放在固定的位置，不再需要的东西应坚决扔掉. 每天下班回家前，要整理好办公桌，使第二天的工作有个好的开始. 及时处理文件，建立相应的文档系统. 办公环境整理的原则 一.合理地安排工作 三. 设定明确的目标 目标?行动?结果 开始做事前就怀有最终目标 所有事物都经过两次创造： 第一次的创造：脑力 第二次的创造：实际 设定目标的SMART原则 Specific（具体的）：即目标必须是清晰的，可产生行为导向的． Measurable（可衡量的）：即目标必须用指标量化来表达． Attainable（可达到的）：即目标应该在能力范围内，且应该有一定难度． Re