中小企业管理必须面对的七个问题之六、如何管理文档.docVIP

中小企业老板必须面对的七个问题——6、如何管理文档 “文档重不重要？”，这句话问10个人，10个人会说重要，还有一个人会说很重要。但如果再问：“你会去管理文档吗”，10个人会有9个人不愿意，还有一个会犹豫。文档记录的不仅仅是当前的一些信息，放远未来，文档记录的就是企业发展的历史。对于技术服务类的公司来说，文档记录的还有企业的知识，这是企业无法估量的财富。文档向来是组织过程资产中最重要的，是必须的；很多项目因为没有好的文档而最终失败；文档是之前项目知识和经验的积累；也是这些知识和经验传承的载体，不论项目团队如何变化，项目成果却可以保留；更何况好脑瓜不如烂笔头，记下来的东西总是能保留的更久。 既然“文档”很重要，那么对文档的管理也就是企业必须要面对的问题。关于文档管理的重要性，最耳熟能详的莫过于软件项目中的人员变动以后后面的人无法识别之前的代码，或者识别的成本较高。事实情况是，就算人员不变动，时间长了，当时的编写者也不会记得当时的思路是什么，因为时间会消磨一些东西，另外每个人的想法和思维方式也在发生变化。 一个项目组织在进行一些想法的沟通时，由于个人知识结构的不同、所处的地位立场不同等原因也会导致对一个想法的最终实现方案的认知上存在差异，最终落实到方案上也会有所不同，通过一个书面的文档可以将每个人的认知形成一个统一的认知，减少不必要的沟通障碍。同时明确的文档也可以给参与者更多思考的空间。 现实情况是，很多企业都是嘴上喊着文档重要，其实却忽视文档，没人写文档。另一个问题是，文档写了没人看。企业设置专人写了文档，或者强迫开发人员自行完成文档，但是却没有人去看。文档成为一个摆设，用来给比如审计公司，或者参观的人看。造成这一现实的原因，深究起来无外乎时间和认识。对于开发人员来说，很难主动去写文档。一方面，开发人员在意识上会认为写文档浪费时间，更不要提自觉地更新文档了；另一方面，开发人员的任务都压得很紧，尤其是做项目的公司，开发工作都要加班完成，更不要说留出时间来写文档了。事实上，不光是开发人员，很多企业的管理人员也没有重视文档的重要性，很多时候都是为了文档而文档。因此，文档的重要性关键还是在于整个公司的重视程度以及科学的文档管理方式。 为了达到一个好的沟通交流方式，我们需要各式各样的文档，在现实的项目管理过程中也确实存在了大量的文档，每个人都认为文档是重要的，但是当真正文档到来的时候又开始困扰了，会不自觉的有些厌烦和无从下手。做文档的过程是辛苦的，更是麻烦的，原来几句话的事情在有了文档以后变得异常麻烦，需要对应好格式，需要不同人员的审核和认可，难免就会觉得麻烦；而在自己做完文档以后发现可用性并不如想象中的那么高，真正想要的文档不知道到哪里去找，不同的文档说法不统一，等等诸如此类的问题让使用者有点无从下手。 或许是印证了一句话，叫做事情做的没有头绪的时候就想到了管理，对于那些各式各样的文档同样不会例外 无论企业规模的大小，有很强的文档管理意识，随着企业的发展，小到个体户，大到跨国集团、组织，或多或少地在做文档管理的相关工作。若是缺乏文档管理将给企业带来一定的麻烦，甚至威胁与风险。 如果企业的绝大大部分文档都是分散于各个员工的电脑里，那么文档丢失的风险是相当大的。由于企业员工笔记本的丢失，机器损坏，以及员工离职，交接遗漏等，都有可能造成企业重要文档的永久丢失。因为文档的分散，对于企业员工获取文档、信息，也带来诸多的不便，有些文档可能不知道该问谁要，或者某人出差、请假等，都将使得没法快速便捷地获取文档，影响工作效率，对工作带来不便设置阻碍。因此，建立企业的中央文档数据中心是相当有必要的。使用内网文档搜索引擎后文档都上传服务器备份，员工可以自己通过内网搜索引擎，查找相关文件，非常方便。 关于文档的安全性是多方面的。除了上面提到的一些文档丢失的情况，还有可能由于员工的恶意删除、误删除造成的文档丢失。文档的权限管理是保障文档安全的一个重要手段，如何给不同的人分配不同的权限也是文档管理工作的一个重要环节。文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁，既影响工作，又有可能造成企业机密文档的泄漏。要有效地保障企业文档的安全就必须有一套完善的文档管理方案来合理地分配文档权限，并规范企业员工的文档使用流程。 一个文档在很多情况下都是多人同时使用，甚至编写、更新，比如一些项目文档。随着文档的一次次更新，你发给我，我发给你就变的相当频繁。这些过程如果没有一个好的文档管理办法，就容易在很多环节上出错，又因为没有文档的操作记录，最后导致错误的责任互相推诿。这样就不但影响了团队合作的效率，设置会给团队工作带来极大的障碍。因此，行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作，提升工作效率。 ? 业微管理系统MM试用网址：/product.jsp?p=try