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行政公文格式 安徽医科大学卫生管理学院 叶春根 行政公文格式 行政公文格式含义、作用与分类 行政公文一般格式 行政公文特定格式 二、行政公文格式的含义、作用与分类 行政公文格式指法定行政公文各组成要素在载体（主要是纸张）上排列的规定及行政公文的外观形式，有些教材称之为文面格式，其内容包括行政公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。 行政公文格式的作用 行政公文之所以要有规范的格式，是为了保证公文的完整、准确、庄重、有效、合法，便于公文处理，为立卷、归档提供方便，为办公自动化奠定基础，有利于提高办文效率，进而提高工作效率。行政公文具有规范的格式是行政公文权威性和约束力在形式上的具体表现。 《国家行政机关公文格式》 由中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局共同起草，国家质量技术监督局于1999年12月27日批准，2000年1月1日实施的《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999）（简称《格式》）及《国家行政机关公文处理办法》（简称《办法》）对行政公文格式作了严格规定。我们主要依据《格式》和《办法》，结合约定俗成的惯用格式对行政公文格式作详细介绍。 ? 行政公文格式分类 （1） 一般格式（文件式格式） （2）特定格式 ①信函式格式（用于处理日常事务的平行文和下行文 ② 命令格式（用于“命令”和“令”） ③ 会议纪要格式（用于日常办公会议纪要） ? 三、行政公文一般格式(文件式格式) （一）用纸规格 1．公文用纸主要技术指标 纸张定量60g/m2~80g/m2，纸张白度85%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。 2．用纸幅面尺寸 A4型纸：210mm×297mm。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。 3．公文用纸版面尺寸 天头：37mm±1mm；地脚：35 mm±1 mm；订口：28mm±1mm；翻口：26mm±1mm；版心(图文区)：156mm×225mm(不含页码)。 (二)排版格式 公文文字从左至右横写、横排。 标识横向距离的长度单位为“字”，标识公文中纵向距离的长度单位为“行”，以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 公文页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。 (三)印装格式 制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。 印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。 装订要求：公文应左侧装订，骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。 （四）公文中各要素标识规则 《办法》第十条规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成”。《格式》将这些要素划分为眉首、主体、版记三部分。 1．眉首 置于公文首页红色反线以上的各要素（含红色反线）统称眉首。眉首又称文件头，即文头部分，位于公文首页上部，约占首页1/3至2/5。眉首包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素。 （1）公文份数序号 标识方法：用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。份号可以编虚位，一般根据公文的份数来决定编几位，但至少应不少于两位，即“1”可编为“01”，如果单编“1”，会使人以为是误印上去的。阿拉伯数码前不能加“编号：”、“NO：”、“份号：”、“序号：”等字样。 （2）秘密等级和保密期限 如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。如果公文制发单位能够确定具体的保密期限，需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，秘密等级的两字间不空1字，以使该字段不致过长。如：秘密★6个月、机密★1年、绝密★长期。只标秘密等级，不标保密期限时，保密期限按《国家秘密保密期限的规定》中规定的上限执行。 （3）紧急程度 紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，其中电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。 如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。 （4）发文机关标识 俗称“文件名称”、“公文名称”、“红头”。发文机关标识一般由