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管理论坛 · l5l· 抓好四个环节提升办公室科学化管理水平 许 博 (中国石油大学(北京)党政办公室，北京 102249) 摘 要：文章简要总结了中国石油大学(北京)提升办公室科学化管理水平的相关经验和做法，对如何提升高校办公室科学化管理水 平提出了建议和措施。 关键词：高校办公室；科学化管理；学习型办公室；办公室文化 高校办公室管理的科学程度是学校能否全面提高工作效率的 养成成员间平行协作的关系、发挥群体效应 ，可以凝心聚力完成工 关键因素。中国石油大学(北京)党政办公室高度重视 自身建设，通 作。 过构建全方位 、立体化的规章制度体系、细化、优化工作流程 、创新 二是实施生态化管理。生态化管理是运用生态学中的适应观、 管理模式、创建学习机制四项举措，不断提升科学化管理水平，为促 竞争激励观与和谐发展观处理好办公室成员间的合作、竞争等问 进学校事业改革发展发挥了积极作用。 题，真正实现和谐相处、共同进步，有效激发大家工作热情和创造力 1构建全方位、立体化的规章制度体系 的新机制。我校办公室科长的平均年龄 33岁，科员的平均年龄超过 为了切实提升内部管理效力 ，理顺复杂的工作关系 ，我校办公 48岁，如何能让每个人都体现 自己的价值?一方面领导在分配工作 室不断健全制度保障，确保各项工作有章可循。 时要从 “人本”出发 ，根据每个人的特点安排任务；另一方面实行民 办公室从公文运转、印章管理、公车使用、经费报销等多个方面 主管理，重大事项在办公室例会民主决策，信息公开，每个成员对办 出台了十余项系列规章制度 ，明确了工作职责、规范了业务办理。在 公室的发展都有批评建议的权利。此外，在积极构建公平公正、有效 内部管理规定出台过程中，主要把握好以下三个原则 ：首先是做到 激励的绩效机制的同时，还需要注意舒缓员工工作压力。我们长期 点面结合，把办公室的规章制度放到学校规章制度的大系统里审 坚持谈心制度，对于员工的工作设想给予肯定和鼓励 ，协助其排除 视。在每项措施出台前，先由具体业务负责人充分调研 ，既要借鉴有 实施中的困难，让员工感到 自己受到关怀和重视 ，从而更加积极主 益的、先进的做法，又要从学校实际、办公室实际出发 ，不脱离学校 动挖掘 自身潜能。 总的工作 目标和现有条件。其次做到统筹兼顾 ，把具体业务内容与 4构建学习型办公室 涉及到的服务对象的需求相结合。拟订的初稿经过办公室例会修改 做到了严规范、高效率、明纪律 ，办公室工作仅仅算是达标 ，如 后，由办公室主任通过 OA发至学校有关职能部门征求意见 ，兼顾 何让管理更科学，让办公室更具活力 ，我们还通过持续构建学习型 到各方面利益，使制度更具可行性 、操作性 ；完善后主动征求校领导 办公室来实现。 意见 ，送呈领导审定，这样不仅有利于领导带头按章办事，而且在遇 我们探索形成了 “六个结合”的学习机制：一是坚持把制定计划 到阻力时能帮助把握方向、协调关系。再次重视非正式制度的影响。 和检查落实相结合。每年年初 ，办公室要结合学校工作要点并在征 非正式制度是社会约定俗成的行为准则，在高校中主要体现为善待 求大家意见的基础上，制定部门全年工作要点，明确具体学习任务 学生 、尊重教师、崇尚学术 ，办公室在制度设计、人员考核中注意将 和 目标要求 ，并在年终时由负责人书面进行工作总结，严格对照年 学生和老师的满意度作为重要指标之一，尽量简化程序 ；我们对工 初计划检查学习任务的落实情况。二是坚持把理论学习与业务学习 作人员实施 “首问负责制”，公布了举报电话 ，切实将管理融入服务 相结合。坚持每周一次、每次2小时左右的政策理论学习，不做 “一 当中。在群众路线教育实践活动中对师生发放匿名调查问卷近 300 言堂”演讲 ，推行 “群言堂”沟通 ，每个人都可以畅所欲言，相互交流， 份征求意见，大家对办公室工作的总体满意度在92％以上。 在观点的碰撞中激发智慧。同时坚持每年组织一次工作务虚会，充 2细化、优化工作流程 分讨论，交流工作。三是坚持把理论