公司合同档案管理制度.doc

1.目的： 为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《合同法》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。 2.范围 本公司。 3.操作规定 一 合同的签订 1、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是经公司授权的代表人员,受托人必须对本企业负责。2、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，并要求对方当事人提供营业执照，组织机构代码证和税务登记证等证明文件。3、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。4、合同除即时履行外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。5、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。6合同内容应注意的主要问题是：　　6.1、部首部分，要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；　　6.2、正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，工程的开工和竣工时间，工程质量、工程造价、技术资料交付期间、材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；　　6.3、结尾部分：注意双方都必须使用公章，原则上不使用合同专用章，严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。7、签订合同：除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在地人民法院管辖。8、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者视为严重违反公司规章制度,触犯国家刑事法律规范的,依法追求其刑事责任. 9 签订合同时，应当使用公司内部合同标准文本，如对方当事人要求使用对方合同的，应当先将合同交法务审核，并根据法务的修改意见进行谈判,并将达成的合同意向书面化并走会签流程. 二 合同审查制度 10、合同在正式签订前，必须按规定上报领导审查批准后，方能正式签订,审批内容包括合同文本是否为公司的标准文本（包括公司标准安装合同、销售合同、材料买卖合同、设备采购合同等）、合同内容是否可行等。 11公司对外合同必须按照会签程序流转，流转程序为：申请人—部门经理—制造部经理—法务—财务经理—部门副总-总经理—盖章执行人—申请人—档案管理人。 注：1、其中经营合同，必须在部门经理审批后交制造部审核工期；采购合同应当在部门经理审批后交公司核价部门审核相应合同价格。 2、如合同文本系公司标准格式文本的，可不经过法务和财务审批； 3、根据合同性质，合同金额在一万元以上的采购合同（不含固定资产采购合同）和综合类合同，必须经过总经理签字批准，经营合同、固定资产采购合同、包工包料的加工合同、劳务分包合同等无论金额大小，均需总经理签字批准，否则不予盖章，对于擅自盖章的，将追究盖章人员及直接合同责任人的相关责任。 12 建立公章管理制度,确定盖章执行人，并明确其责任；盖印章人员对是否为公司格式合同进行判定,属于公司合同文本的，可以不经过合同评审流转；对于非格式合同.必须要求申请人合同走会签流转。 13、原则上，合同审批流程应当在提交申请表后24小时内完成，对于相关节点负责人在异地或者无法及时沟通的，可以采取邮件方式进行报审，相关人员在具备上网条件后两小时内做出相关批复。 三 、合同履行 14 合同签订后，公司各部门相互配合，积极保障合同的全面履行和实际履行； 15合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。 16部门经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。 四 、合同变更和解除 17在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。 18 对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。 19 变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。 20变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行（具体流程同合同审批流程）。 21 变更、解除合同，一律必需采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效，违者严惩，给公司造成损失的，追究其赔偿责任。 22 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处，并视为其严重违反公司规章制度，其行为触犯刑法的，将依法追究刑事