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会员单位承办大型主题活动流程规范 近年来，全国一些省市自治区政府、党委宣传部及相关行业主管部门、广播电视台等播出机构，主办或承办“畅行中国”主题活动、年度性“爱心送考”大型活动及年会在内的一系列重要活动。在各会员单位的积极参与下，主题采风活动取得了实际的效果，获得业界的好评，这对于凝聚行业力量，提升行业影响，推动中国广播事业发展，具有重要的示范作用。 为进一步规范会员单位承办大型主题活动的程序，提高活动品质和影响，特制定《会员单位承办大型主题活动流程规范》，具体要求如下： 一、申办单位提交承办申请 每年第四季度，即：10、11、12月，为主题活动申报季。申办单位须在活动举办前一年的申报季上，向交宣委秘书处提交书面申请。申请表格详见附件1。 二、中广协会交宣委批复活动申请 秘书处在收到申请材料15个工作日内，将活动报常务理事讨论通过，并报中国广播电视协会备案，向申请单位发出确认函，确定是否同意或不同意承办公函。 三、申办单位提交活动详细方案 申请获准后，申办单位须在收到正式批复函15个工作日内，提交活动详细方案，并以大会组委会名义起草活动通知草案一份（通知相关注意事项详见附件2）。 四、交宣委秘书处正式下发活动通知 交宣委秘书处在收到活动详细方案和草拟活动通知后，于7个工作日内，将活动通知下发至拟邀请的会员单位。 五、承办单位负责统计活动回执 通知下发后，由承办单位指派专人负责统计活动回执情况，并于每天下班前将最新回执情况统一汇总至交宣委秘书处。 六、承办单位会务材料的准备 承办单位须在活动正式举行前1个月，向秘书处提交举办活动相关文字材料，包括：日程安排表、拟邀请领导名单、重要嘉宾简介、会务手册、活动背景板、协会标识、宣传标语、领导讲话稿、主持人串词、新闻通稿等。 交宣委秘书处将根据承办单位提供的各类材料，给予具体指导建议，在进行沟通的基础上、最终定稿，由承办会员单位全面负责印刷制作会议材料。 注：活动日程安排表一经双方确定，承办单位不得擅自更改。如遇特殊情况，确需变更，承办单位须及时上报交宣委秘书处，经批准后变更。 七、召开组委会工作协调会 为确保采风活动有序高效开展，交宣委秘书处工作人员将于活动报到日前一天，抵达活动举办地，参加承办单位组织的工作协调会，双方沟通商讨活动相关筹办事宜。 八、召开活动预备会 承办会员单位须在活动正式举办前一天（通常为报到日当晚），组织全体与会人员召开预备会议，由活动主办方、承办方将活动相关进展情况及议程说明进行通报，确保主题活动顺利举行。 九、承办会员单位提交全部活动材料 活动结束后3个工作日内，承办会员单位须向秘书处提交一篇2000字的新闻综述稿及反映主题活动的10张照片、速记材料和录音录像等资料，供《中国交通新视听》杂志刊发。 十、中广协会交宣委寄发感谢信 活动圆满结束后，由交宣委秘书处将向承办单位主管部门寄发感谢信，以表彰承办会员单位为活动的顺利举行所作出的贡献与成果。 中广协会交通宣传委员会秘书处 2012年8月1日 附件1： 会员单位承办大型主题活动申请表 申办单位 活动名称 活动时间 活动地点 活动主题或内容 附初步方案（可另附页）： 申办单位负责人： （签字加盖公章） 年 月 日 中广协会交通宣传委员会常务理事会审核意见： 交宣委秘书长： （签字加盖公章） 年 月 日 附件2： 关于起草主题活动通知相关注意事项说明 一、由承办会员单位草拟的活动通知，是交宣委下发正式活动通知的基本依据，包括以下几项内容： 1、活动概况及举办主题活动的意义。 2、活动的组织机构。 包括主办单位、承办单位、协办单位和参与单位；其中参与单位为邀请的会员单位，承办单位需在此注明拟邀请的单位与名单。 3、活动的报到日期与地点。 4、活动联系人及联系方式。 5、温馨提示。 包括活动参与单位的费用标准（指减免的吃住行费用）、当地天气情况及相应注意事项、回执截止日期等等。 6、活动日程表。 7、活动回执。 8、为大力宣传主题活动，附由承办单位提前制作的活动宣传样带提供给各参会会员单位。 二、在草拟活动通知的同时，承办单位应确定邀请的协会领导、主管领导名单，同时附当地对等级别出席活动的领导名单，便于大会组委会提前沟通相关领导，安排具体行程。 三、关于活动开幕式或启动仪式的安排。 1、承办单位为主题活动采风团全体成员准备统一服装。 2、开幕式或启动仪式，包括以下几项环节，一是由主办方（中广协会交宣委领导）致辞，二是在主会场由双方领导进行采风旗帜交接仪式或起动彩色圆球，包括其他具有亮点特色的表现方式。