一种很有特色的时间管理方法.pdfVIP

你是否曾有过这种感觉：当你回顾自己度过的一周时感到消沉，因为你未能完成自身所 期望的那么多工作。当你在打造一个成功的职业生涯或你自己的事业时，时间或许是你最宝 贵的财富，如何支配你的时间直接决定了你的收入。你无法购买自身拥有之外的时间，而时 钟却永不停息地滴答作响。 几年前，我发现了一个能让我把效率提高近三倍的简单方法，在本文中我将分享一些你 可以马上着手进行的非常实用的观念，并且你不必为之付出比现在更多的努力。 （1）使用一个详细的日程表 更好地管理你的时间的首要任务是找出你现在支配时间的方式。使用一个日程表是完成 此步骤最有效的方法。仅需尝试一天，你会立即对你的时间到底去了哪里有了不可思议的洞 察。该测量的举动通常足以把你的无意识习惯提升到意识层面，如此你才有机会仔细检视并 改变它们。 此处是使用日程表的方法。一整天当你开始或完成某个活动时都把时间纪录下来，可考 虑使用秒表来记录每个活动的时间间隔。你可以仅在工作时间使用这个方法，或是一整天都 用。一天结束时，把这些时间段分类记录到综合类别中，然后找出你在每类活动中耗费时 间的百分比。假如想把这事做彻底，可以持续做上一周，再计算你在每类活动中耗费的时间 占总时间的百分比。要尽可能地详尽：记下你在收发电子邮件、阅读新闻组、网上冲浪、打 电话、就餐、洗澡等等事情上分别花费了多少时间。当你从椅子上站起来的时候，可能就表 示你该在日程表里添上一笔了。我通常每天结束时会有50—100 个日程记录。 你可能会惊讶地发现，你花在那些自认为是实质性工作的活动上只占了工作总时间的一 小部分。有研究发现上班族每天在实质性工作上平均花费的时间为1.5 小时。其余时间都耗 在了社交、工间休息、就餐、与工作无关的交流、把文件挪来挪去，及其它许多与工作无关 的事情上。全职上班族平均开始工作的时间是上午11 点，而下午3 点半左右就开始懈怠了。 （2 ）分析你的结果 我第一次使用日程表时，我一周在办公室花费了约60 个小时，却只完成了15 个小时的 实质性工作。即使在技术上看来我的效率已是上班族均值的两倍，我仍为这个结果懊恼。另 外45 小时到哪去了？我的日程表清楚地显示出时间在我无意识的状态中流失——过分频繁 地检查邮件、在那些实际上没有必要的事情上苛求完美、通读新闻、就餐时间过长、被其实 可预防的干扰打断等等。 （3 ）计算你的个人效率比 当我察觉自己在办公室里耗了60 个小时，却只完成了15 个小时的实质性工作时，我开 始自问一些有趣的问题。我的收入和成就感仅仅来自那15 个小时，而不是我在办公室耗费 的所有时间。因此我决定开始记录我的每日效率比，也即我在实质性工作上耗费的时间除以 我在办公室耗费的总时间。当我发现自己仅利用了 25 ％的时间时这确实令我感觉糟透了。 我同时认识到，仅仅延长工作时间是极其愚蠢的。 效率比＝实际工作时间/总的“工作时间” （4 ）用减少总时间推动效率提升 假如你曾经尝试过约束自己去做那些你并不真正有动力去做的事情，你失败的机率很 大。这是当我试着约束自己去更努力地工作时的自然而然的结果。事实上，试图更努力只 会降低我的动力并让我的“效率比”更低。因此我很不情愿地决定尝试相反的方法。第二 天我只允许自己在办公室待上5 个小时，而那天剩下的时间我不准自己再工作。哈，有趣的 事情发生了，我肯定你能想象得到。我的大脑把工作时间当成了稀罕物，因为我持续工作了 几乎整整 5 个小时且效率比超过了 90 ％。我在一周接下来的几天里继续这个实验，于是这 周在办公室度过的30 个小时当中，我完成了25 小时的工作，效率比超过80 ％。因此我在 把每周工作时间减少到30 小时的同时还多出了10 小时来做实质性工作。假如你的日程表显 示你的效率比十分低下，那就试着在一天中严格限制你的工作总时间，看看成果如何。一旦 你的大脑认识到工作时间很紧迫，你突然间就会变得极有效率，因为你必须如此。当你有紧 迫的时间限制时，你通常总能找出完成工作的办法。而当你有充裕时间时，很容易就变得 效率低下。 （5 ）保持最高效率的同时逐渐增加工作总时间 在几周的时间里，我能在保持自己的效率超过 80 ％的同时逐渐增加我的每周工作时间。 迄今为止我保持这个习惯已有多年，一般每周约有40 小时用来干实质性工作，同时只需在 办公室待上45 小时。我觉得这对我来说太棒了。假如我试图在办公室待上更长时间，我的 生产率就会飞速下降。最妙的是这个方法能让我在最优化自己的工作效率的同时，也让我