用WORD表格对小型图书馆书、报实施规范化管理.pdfVIP

维普资讯 2008年O3月 内蒙 古 民族 大 学 学报 Mar．2008 14卷 第 2期 JournalofInnerMongoliaUniversityforNationalities Vo1．14 No．2 用WORD表格对小型图书馆书、 报实施规范化管理 赵双梅 (通辽市科学技术馆 ，内蒙古 通辽 028000) [摘 要]图书馆作为一种信息资源的集散地，图书和用户借阅者之间 “来往”频繁 ，由于图书馆规 模较小，用数据库管理系统(DBMS)来实施管理不划算。本文论述了用WORD表格对小型图书馆书、报 实施规范化管理。 [关键词]WODR 表格 ；图书馆 ；书、报规范化管理 [中图分类号}TP3—05 [文献标识码]A [文章编号]1008—51492【008】02-0063-02 当今时代是飞速发展的信息化时代，在各行各业中都离不开信息处理，这正是计算机被广泛应用于信息管理的大环境 和大背景，利用计算机进行信息管理和信息控制不仅提高了工作效率 ，而且大大提高了其安全性和信息变化的可靠性。图 书馆作为一种信息资源的集散地，图书和用户借阅者之间 “来往”频繁，而图书管理的主要方式仍基于文本、表格等纸质的 手工处理，不但容易出错、容易丢失，且不易查找。尽管 目前有的图书馆有计算机 ，但由于图书馆规模较小，用数据库管理 系统 (DBMS)来实施管理又觉得不划算。本文就利用WODR 表格对小型图书馆书、报进行规范化管理的一点体会与各位 同仁商榷。 1 对书、报进行 “初始化”处理 (一)对书、报等按类别进行分类处理，然后上架、编号。书、报上架后的分类、编号工作非常重要。一般来讲，分类 ：采 用 “树型”结构比较简明、清晰，且便于检索。如文学类，即可下分为小说、诗歌、散文、文集等；期刊 、报纸按名称进行分类 即可。编号 ：编号主要是针对上架的书、报的类别进行数字定位。最好以图书 目录的形式进行文字注名和数字定位，如文 学类用数字 1表示，则小说为 1—1、诗歌为 1—2、散文为 1—3等。如条件容许，最好一类一架。其分类与编号要于将来用 WODR 表格模拟书架应完全保持一一对应。如书、报内容或类别增加对其类别和编号进行调整时，用 WODR 表格模拟的 书架亦应做相应的调整，以确保检索的准确性。 (二)用WORD表格模拟书架。我们用WORD表格模拟一个书架，其类别为文学类，书架编号为 1，书名处按实际书架 顺序填写书名。如书名(1)处，如其书架图书排列顺序为：《青春之歌》、《林海雪原》、《三国演义》等，则在书名(1)处填人 《青春之歌》 5、《林海雪原》 5、《三国演义》 5，进行一一对应，其书名后面的标数为该书上架时的数量。表格中的 “总 数量”为该类图书其一 “分枝”上架时的总数量。 “备注”一栏应填入图书增加、破损、丢失等原因造成的数量变化的时间、 原由等。如图书数量较大，可在主类别不变的条件下，对各 “分枝”独立制表录入，再分别形成文档。再以 “文学类总汇”的 名字形成一个文件夹并存入该文件夹中以备检索。 (三)图书信息形成 “文档”，存入 “文件夹”。 “文档”的形成基本是这样的：首先对 “类”下的 “分枝”分别形成 “文档”， 如上表所示 “小说 1—1”、诗歌 1—2、散文 1—3等要分别形成独立 “文档”。 “文档”也要以表格形式录入。其具体形式和 录入内容可参考如下： 以小说 1—1为例 [收稿 日期 2oo7—11—30 [作者简介]赵双梅(1965一)，女，内蒙古通辽人，助理馆员，主要从事图书管理工作。 · 63 · 维普资讯 将所藏小说逐一录入后，建一个文档存入名为 “小说信息”的文件夹中。只要打开该