行政机关公文格式常见问题辨析_潘文辉.pdfVIP

办公室业务 ·行政管理 office opertions 文/安徽省歙县教育局档案室 潘文辉 行政机关公文格式常见问题辨析 【摘要】公文格式规范化，是充分发挥公 送的文件都是用下（平）行文红头。 标点符号，不伦不类。如“关于转发××厅 文作用，维护公文严肃性和权威性的必要条 三、发文号标注不规范 《关于加强学生防溺水工作的通知》的通 件。笔者就行政机关公文格式方面常见的问 知”中的“《》”符号不应该使用，应改为： 一是序号用虚数，如××办〔2012〕019 题进行辨析, 以供同行们借鉴。 “关于转发××厅关于加强学生防溺水工 【关键词】公文；公文处理；公文格式 号，正确的应为××办〔2012〕19 号；二是错 作的通知”。 用括号，如××办［2012］42 号，正确的应 《国家行政机关公文处理办法》（以 为××办〔2012〕42 号；三是字号、字体不标 六、正文引用公文格式不对、结构层次 下简称《办法》）、《国家行政机关公文格 准。《格式》规定：发文字号，用３号仿宋 序数使用不规范 式》（以下简称《格式》）对行政机关的公 体字。常见的问题，有的字号小于3 号， 正文中引用公文时应当先引标题， 文格式作了十分严格的规定。但在实际 有的字体用小标宋体字，有的用楷体，也 后引发文字号，引用的发文字号要用圆 的公文处理工作中，公文格式仍然存在 有的用黑体，五花八门。 括号括起来。目前，有些单位对这一规 着许多不规范现象和问题。 四、签发人标识不合规定 定没有掌握好。如“依据××厅〔2012〕36 一、排版规格不当 号文《关于××××××的通知》”，其引用公文 上报的公文需标识签发人姓名，平 的方法就是不符合规定的。正确的应为： 公文用纸天头（上白边）为：37mm± 行排列于发文字号右侧。发文字号居左 依据《关于××××××通知》（××厅〔2012〕36 1mm ，公文用纸订口（左白边）为：28mm 空1 字，签发人姓名居右空1 字；签发人 号）。还有一种常见问题是结构层次序 ± 1mm ，版心尺寸为：156mm×225mm（不 用3 号仿宋体字，签发人后标全角冒号， 数使用不规范。《办法》规定：正文结构 含页码）；一般每面排22 行，每行排28 个 冒号后用3 号楷体字标识签发人姓名。 层次为“一、二、……”、“（一）（二）……”、 字。而在实际操作中往往上各行其是， 而实际工作中经常出现：左右没按要求 “1. 2.……”、“（1）（2）……”。但是有些单 严重影响了公文的严肃性。 空1 字，签发人姓名字体不是楷体，而用 位一些公文正文结构层次序数数词仍然 仿宋体；更为不应该的是有些部门在上 二、发文机关标识乱